军工企业科技档案收集与管理策略研究

李一珊

（中国工程物理研究院，四川 绵阳 621999）

科学技术档案（简称科技档案），是在自然科学研究、生产技术、基本建设等系列活动中形成的应进行归档保存的图纸、图表、文字材料、计算材料、证书、声像资料等科技文件材料。其主要包括科研、基建、设备、产品等专业技术档案[1]。

做好科技文件材料的收集工作是科技档案管理工作的前提，可为后续科技档案管理对象。而科技文件材料的收集工作情况将直接决定档案管理工作的水平。随着科技档案主体多元化、来源分散、种类载体多样化等发展特点不断凸显，其对军工企业科技文档归档工作提出了更高要求。科技档案生成领域和内容性质，直接决定了其在本质上讲不同于其它文书档案。尤其是对于军工企业，科技档案管理工作将直接影响武器装备的全寿命周期管理和装备完好性的保障等工作[2][3]。

1 科技文件归档存在的问题

作为军工企业科研生产活动的真实记录和历史凭证，同时也是一个单位知识传承的重要载体，科技档案的管理工作有着十分重要的作用。而现目前，大多数军工企业在科技文件归档方面存在着以下一些问题：

1.1 归档时间滞后

由于装备型号研制、军工固定资产投资项目及装备预先研究等项目周期跨度较长，科研工作人员及时归档科技文件的意识不强，总是抱着“等一等”的心态。长此以往，科研工作人员手中将积累大量的科技文件。例如，在对科研项目进行档案验收时，仍会出现“突击”归档等现象。科技文件归档不及时，科研工作人员的档案管理意识不强，使得科技文件归档工作处于被动局面。

1.2 归档文件不齐全

军工企业保密管理等相关要求下，科研人员工作借阅相关科技档案需要进行审批。而部分科研工作人员为了自己方便，将部分敏感的科技档案留存在个人手中，将宝贵的科技档案等资源“据为己有”，导致科技文件未进行全部归档。使得通过项目研究、型号研制等重要科研活动获得的知识隐性化，不利于新员工学习或者单位的核心智力传承等工作。而科技档案有来源广泛、涉及人员面广等特点，随着时间的推移，本单位相关岗位人员调动变更，或者保密检查时，仍会出现突击“销毁”等现象，造成重要的科技档案被销毁或丢失。

1.3 归档文件的真实性和有效性较难保障

在纸质科技文件归档流程中，会存在一些文件签署不完整等不规范情况。如果进行归档，则签署信息不完整，而不归档则又会导致科技文件缺失。通常情况下，为确保档案文件归档的完整性，档案部门会选择性归档，同时请经办人员注明文件签署的实际情况。

此外，档案部门在接收光盘时，军工企业由于保密的需求，大部分单位电脑光驱被拆除，无法读取光盘，对光盘的内容核查覆盖不全面，一旦光盘损坏，将导致盘内文件丢失。因此，通过光盘存储档案信息存在长时存储条件下不可读的风险。

1.4 归档文件材料类型单一、归档文件质量不高

大部分军工企业馆藏科技档案以纸质档案为主，其他载体类型档案如数码照片、音频、视频以及实物等归档所占比例普遍偏低，科技档案载体类型单一。纸质档案中又以方案、研究报告、总结等为主，多年来，受传统惯性思维影响，企业重视科技成果的推广应用，而忽视科技文件材料的形成积累和向档案部门的移交归档。有的甚至肢解档案材料，只移交一般性材料而将关键性材料留下；还有的删减科研报告中的核心内容，严重影响了科技档案的完整与质量，也丧失了档案的实际价值，不利于今后查考利用，不利于技术储备和成果的继承发展[4]。

2 原因分析

部分企业科技文件归档一直处于被动的滞后接收状态，归档工作的控制和制约机制较差，较难做到归档的齐全性、系统性、完整性和有效性。主要原因如下：

2.1 归档制度不完善，更新不及时

档案归档制度是各业务部分及时、规范地移交科技文件，做好科技文件材料归档的法规依据，同时也是档案部门搜集科技文件，监督、指导和检查本单位科技文件归档工作的重要依据。新形势下，不同领域产生了一些新的文件，部分企业未能制定有效的归档范围或者没有及时修订完善，导致实际归档执行操作性差，归档工作具有随意性，且处于被动局面。

此外，档案部门宣贯培训各类文件归档管理制度不到位和不及时，导致科研工作人员对相关规章制度的了解不够，使得对文件归档范围、归档要求等问题缺乏认识，对归档要求认识不清晰，最终造成了科技文件归档工作出现有章不循的现象[5]。

2.2 科技文件归档工作与科技管理工作脱节

对于科技档案管理工作，一般实行“三纳入”和“四参加”等管理规定。其中，“三纳入”是指将科技文件的形成、积累、整理、归档工作纳入科技工作程序和相应的管理制度、科研生产计划以及科研人员的职责；而“四参加”则是指科技档案部门或人员参加科研项目评审会、科研课题鉴定会、设备仪器开箱验收会以及基建工程竣工验收会。但目前绝大部分部门单位没有较好地贯彻落实这些规章制度。科技档案工作与科研生产管理工作融合程度差，使得档案部门对科技文件归档管理工作缺乏切实的管控措施。

2.3 归档工作无考核措施或考核无力度

文件归档工作未纳入单位目标管理考核。仅有个别单位制定了归档检查考核制度，但大多数单位都无法做到“执法必严，违法必究”，造成科技文件“早归”和“晚归”、归与不归一样的局面，严重削弱了科研人员的档案意识和归档积极性。

3 建议对策

为提升科技文件归档工作的质量和水平，档案管理部门急需加强归档工作的统一策划，做实前端管理，与科研生产管理部门大力协同，按照科研生产活动流程，构建科技文件归档管理体系，明确归档范围、归档时间和归档流程等归档要求，改变以往档案管理中的“滞后地被动收和存”现象，实现各类科技文件的“主动控制管理”。

3.1 制定切实可行的年度归档计划

为确保科技文件归档工作有章可循、归档流程有条不紊，有必要结合各自单位的实际情况制定切实可行的文件归档年度计划，明确归档时间、归档范围、要求及手续等内容。而档案部门对实际的科研生产活动了解不够，若仅仅依靠档案部门制度归档计划，难免会与实际运行情况存在一定的偏差，造成计划的可执行性不强。因此，在制定年度归档计划时，可以由部门领导、科研人员和档案人员共同依据年度工作计划与实际进展情况确定年度归档计划。这样才能使归档细则更为科学，更具可操作性，便于档案人员实施监督、指导。

3.2 建立科技档案管理纳入机制

1）纳入整个科技管理制度体系。科技档案管理是科技管理的基础性工作和重要组成部分，应将其纳入单位的整个科技管理体系之中。建议今后相关业务部门制定各类科技项目管理制度，均应包含科技文件归档要求的相关条款。

2）纳入计划管理流程。科技文件的特点是周期长、阶段性强、数量多、内容丰富，为使归档工作能够把握时机、及早介入科研活动，建议科研管理部门在下达各类科研计划的同时抄送档案部门，使档案部门能够了解和掌握科研活动的具体安排。通过科技管理部门和档案部门协同合作，使科技文件的归档工作更有计划、更具主动性。

3）纳入科技项目合同管理体系。将科技档案管理纳入科技项目合同管理体系，在各类科技项目任务书或合同书中，明确科技项目承担单位的义务，增加档案管理条款，将科技文件的归档列入履约情况并进行监督检查。通过合同，对科技项目承担单位、项目负责人的科技文件归档行为进行约束。

3.3 建立科技档案验收制度

军工企业中，通常固定资产投资项目档案相关的管理与验收办法比较完整、成熟，建立了项目档案验收制度，项目档案验收是项目竣工验收的必备条件之一，较大程度提升了项目档案系统性、完整性和有效性。科技文件归档工作可借鉴固定资产投资项目档案管理的经验，在本单位的型号研制与生产、科研课题项目、重大设备仪器、基金项目等验收中实行档案专项验收制度，把通过档案专项验收作为科技项目通过最终验收的一个前提条件，加强对档案的管控。另外，科技文件归档也应纳入项目档案中期检查或日常检查工作。

3.4 建立有效的奖惩机制

建立档案管理网络，明确科研业务管理部门的岗位职责，把科技文件收集列入基层单位的职责范围，保证收集和研究同步。切实将档案工作纳入规划计划，明确岗位责任人员、责任范围及考核标准，将文件收集与项目进度节点有机结合，同时注意文件收集与保密工作统一协调，形成项目研究与文件收集同步考核机制。把科技文件材料的形成、积累、归档等工作纳入科技人员职责范围，并作为科技人员考核、晋级、评聘职称的条件之一。同时，视情采取经济奖惩措施来促进归档工作质量，强化档案意识。进一步从制度上保证科技档案的完整、系统、准确， 有效促进科研工作开展。

4 结束语

科技档案是企业的隐形资产，是企业软实力的象征，同时也是企业发展进步的重要支撑和保证。因此，将企业在科研、生产、经营等活动中形成的有价值的文件资料收集齐全，完整地归到档案管理部门，兵建立内容丰富、记录详实、结构合理的馆藏体系，更切实地为科研生产和企业的经济活动服务，这是档案工作者不懈的追求和使命。