浅谈如何做好文书档案的管理工作

苟树凤

（临沂华盛江泉能源有限公司，山东 临沂 276017）

文书档案是企业进行日常工作协调、命令、指示、决定、布告、请示、报告、批复、通知、会议记录、计划和总结等，以及财务工作管理等一系列文件。搞好文书档案的管理工作，可以给企业提供稳定的发展基础，更有助于企业发展以及技改扩建等提供有力依据。随着我国经济的高速发展，各企业在经济的浪潮中面临着很大的考验，为把握企业稳定高速发展，必须做到优化管理，建立健全的规章制度，同时也要储存好企业的知识宝库，以及企业文化。这就必须做到优化管理，优化管理就是要从细节着手，必须优化业务管理、优化财务管控、优化人资管理等重要环节，这就必须做好文书档案的管理工作，做到科学、有序、规范。

1 文书档案管理的现实意义

文书的应用领域和范围是非常广泛的，它涉及各行各业，所针对的也是各不相同，使用的方式也各有不同。随着现代技术的发展，如何来搞好文书管理的相应工作，怎么才能做到文书档案的精准、科学、有序管理要求，这是我们档案工作者该努力的方向。文书档案是一个公司或部门非常重要的文件，它包括一些决策、嘉奖、通报、通知等等一些重要内容，关乎企业的发展，以及人才的利用和财务的管控等重要信息，是企业的知识宝库。近年来，根据工作中的需要人们越来越重视档案工作，而且随着社会的高速发展，档案管理工作也会迎来较好的机遇，同时也会面临着严峻的挑战，现在面临社会的飞速发展，档案管理也从纸质化逐渐转变数字化管理，这个过渡要通过科学规范化的过程，文件和文字信息如何充分地被利用，现在好多企业不能做到信息共享，这就造成了大量的资料得不到有效地利用，同时也出现文件信息查找困难等情况，所以纸质化转向数字化的发展解决了着一难题，这样不但方便利用也大大的提高了工作效率。如何迈进脚步紧跟技术发展的步伐，我们需要做到埋头苦干，深入研究，必须不断加强学习，深化研究和总结工作经验，提高工作质量和工作效率，不断地提高档案工作者的理论水平，才能确保档案管理工作的科学、规范、稳步发展。

2 文书档案管理的基本原则

文书档案管理的基本原则是：文书档案必须实行集中统一管理，维护其完整、准确、安全、确保其有效利用。下面我们就具体谈一谈文书档案科学化规范化收集、整理以及日常利用等工作。

2.1 文书档案的收集原则

档案管理人员要做到全面收集，档案的价值既要看它的宏观价值，又要看它是否有社会价值和史料价值，档案是历史的产物，所以鉴定档案价值时一定要根据档案产生的历史年代、并结合现实考虑档案的价值。同时要坚持实事求是的原则，要深入有关部门反复核对，对原始资料进行科学化的整理、分类，根据本单位的实际情况和工作要求，从档案资料中选择对企业生产、经营、行政、科研、等有具体适用价值的资料文件，一定要保持资料的原始性，保持资料的有机联系，确保信息资料的准确性。日常工作中的收集工作，首先要做到高度参与，掌握一手资料，其实说起收集工作，也是让我们档案工作者很头疼的一件事情，因为首先，提供资料者很多不明白那些资料需要归档，哪些不需要归档，有好多就抱过一堆资料来交接，这就给我们的工作带来了许多困扰，所以要想做好收集工作，我们就要做好兼职档案员的培训工作，让他们养成有档及时整理及时归，能够有序科学的区分归档资料，能够明确保管期限，这样我们的工作就更准确了。

2.2 文书档案的整理原则

1）是要做到尊重和维护档案的本质特性，保持文件之间的历史联系，这种联系主要表现在文件的来源、时间、内容和形式等方面。文书档案的整理工作是一项基础性工作，但是一旦这个基础性工作没做好，它和后续的很多工作都有着密不可分的联系。文书档案都是纸质化文字化，可以说是数量相对比较繁多的，如果不进行科学化的整理，那么查找一份档案真的就如大海捞针一样困难，而且一份档案如果不能联系起来，就不能充分发挥档案的本身作用，这样也必然会影响乃至失去这份档案的有效利用价值。要想使文书档案充分发挥自身的利用价值，就必须科学、规范、系统化整理，严格按照相关规定把握好每一个整理环节，从收集源头开始着手，科学的划分按年度、内容、保管期限等进行科学划分。需要我们日常整理一般是按年度整理，按年度划分、组卷、科学分类，也有同一个内容跨年的，也尽量组成一卷，保持文件的有机联系。

2）是要尊重和利用原有的整理基础，在整理中不能对前人的整理成果轻易地否定，而是要对前人的整理成果进行分析研究，了解其整理规律和优缺点，保留其正确的部分，只对其不符合要求的部分进行加工整理。并且要备注清楚、详细。

3）是从便于保管和利用角度进行调整和加工，档案的最大价值就是后期利用，也就是说我们规范的前期整理就是为了方便后期利用。所以前期的整理工作就显得尤为重要，每一个环节都需要认真严格去整理，检索内容一定要清楚准确，便于以后的查找，一般来说最重要的就是，保持文件之间的有机联系，这样后期查找起来才方便，也就能达到便于保管和利用的目的。

2.3 文书档案整理方法及步骤

1）拟定案卷标题：一般由整理人员也就是立卷人来认真拟写，案卷标题应当力求精准涵盖本卷文件的主要责任单位、主要内容、以及文种等，文字要求言简意赅，而且要内容明确，便于日后检索查找利用。

2）卷内文件的排列：卷内文件的排列应该保持事务的本身联系，叙述一个事务的文件应该按顺序有序的排在一起，比如说请示和批复，就要批复放在前，请示放在后；有正件和附件的就要正件放在前，附件放在后。通知、通报、嘉奖其他诸如此类的文件材料可根据形成特点、形成时间，进行科学化、规范化的排列，科学划分保管期限，科学有序化整理，使文件有序的联系在一起。

3）卷内文件的编号：卷内文件材料应按排列顺序，依次编写页号或件号。装订的案卷，应该统一在文字的每页材料下面的右上角、背面的左上角填写页号；不装订的案卷，应在卷内每份文件材料的右上方加盖归档章，并标明机构（问题）、年度和保管期限，并逐件编件号。

4）填写卷内目录：包括顺序号、文号、责任者、提名、日期、页号、备注。填写每件文件首页所对应的页号；最后一件文件，填写该件的起止页号。卷内文件页号应该从1开始编制通号。

5）填写卷内备考表：包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间。

6）案卷封面的编目：全宗名称、类目名称、案卷题名、时间、保管期限、件、归档号、档号和编制，卷脊项目。

2.4 文书档案的装订原则

档案的装订工作是档案整理工作的一个很重要的部分，一般来说，文件材料一份即装订成一件，有些文书批复和请示可以归成一件正文与附件、正本与定稿、原件与附件、转发文与被转发文为一件，报表、名次、图册等一册为一件，来文与复文可为一件，不过如果有关的文书档案拆开处理时，在进行排序的时候还是应该相对集中一处，应该保持事务的有机联系，这样才能达到方便日后的查找和利用的目的。

2.5 文书的信息保管要求

首先档案管理所涉及的一系列因素编制纳入检索表，其中包括文件的责任人、内容、种类等，还要对文书格式进行不同的设置，包括文书内容、种类、年限等，其中内容力求简明扼要，而且要精准明确叙述内容，以便于查找，方便储存和使用。

2.6 文书档案的利用原则

在文书利用工作中，有两条原则需要遵守。

1）既要保密又要方便。在利用过程中不能只顾传达而忽视了文件的保密工作，也不能只顾保密而不及时传达执行，也就是说利用与保密工作要兼顾进行，将两者结合起来。档案管理人员必须严格执行档案保密制度，在利用过程中，需严格执行档案的相关利用制度，做好利用登记以及检查监督等工作，借阅档案需按时归还，并认真清点和核对。

2）既要坚持原则又要机动灵活。在文书利用过程中，既要考虑上级文件的基本原则和基本要求，做到认真贯彻文件精神，按照文件的要求处理问题，也要结合实际情况，具体问题具体分析，在不违背原则的基础上，可做某些机动灵活变通处理。

综上所述，如何做好文书档案的管理工作，进行了具体的分析和研究，在进行文书档案的管理中，管理人员应采用科学有效的管理方法，严格执行相关管理制度，务必做到科学规范化整理，每一个环节都要做到精细化整理，从最初的收集文件到整理、录入等工作都必须严谨执行。除了做到这些我们更主要的是要健全体制，就长久发展来看，体制可以使档案管理工作迅速步入正轨，所以必须要深化各项制度的落实工作。体制落实的同时我们还要不断的去技术创新，提高档案管理的信息化，能够录入网络的档案文书尽量录入网络中，这样既能实现永久保存，而且利用起来也方便，这样既方便利用，也提高了工作效率。我们也要大力的宣传相关法律法规，从而提高员工的职业素养，做到人人懂档案，人人管档案，比如每年6月9日的国际档案日，就可以做好宣传工作，确保员工参与进来。做好这些的同时，我们也要努力的提高档案管理人员的综合业务水平，必须定期组织专业培训，加强业务水平交流，及时发现自己的不足，及时改进从而进一步提高工作水平和工作效率。在日常工作中不断地积累档案管理经验，更要不断进行深化学习，不断地提高理论水平，理论联系实际进而全面的提高综合管理水平，更好的做到文书档案管理工作科学、有序、规范化的管理。能够充分体现文书档案的价值，发挥文书档案的作用，争取更好地为国家为企业的各项工作提供档案信息服务。