如何提升房产档案管理水平

何道君

（合浦县不动产登记中心，广西 北海 536100）

房产档案就是在对房屋权属进行管理中所产生的记录和数据，在进行经济建设和房地产规划决策时，是重要的参考依据。房地产行业的快速发展，使得房产规模不断地扩大，交易类型也愈加复杂，房产档案的管理内容也就越来越复杂，房屋权属、房产位置、房屋建设年代、房屋状况等，都需要记录在房产档案中，这就给房产档案管理带来了很大的压力，促使房产档案管理的改革与创新，以实现房产档案管理的信息化、规范化和科学化。

1 房产档案管理的特性

房产档案管理不同于普通的档案管理，在对房产档案进行管理时，对专业性有着较高的要求，房产档案要确保真实性、完整性和动态性，作为房地产管理的重要资料，需要在专业的房产管理部门进行登记备案，对房屋的权属、面积大小、位置、产权年限等进行记录，其中包含很多房地产的专业知识，记录形式也采用房地产的专业术语，有着较为规范的记录流程，需要在房产管理部门的专业指导下完成，还要根据房屋产权的变化，及时进行档案的增补，比如房屋的买卖、赠与、继承等变动，都需要及时地进行档案的更新，呈现出动态管理的特点[1]。

房产档案管理具有法律性，在房屋产权的归属上，可以起到法律确认的作用，对房产处置也可以进行法律方面的证明，同样在进行司法执法时，房产产权档案也是重要的执法依据。在对房产档案进行管理时，需要做好档案的保密工作，档案中包含产权人和房屋的个人隐私，如果导致泄漏，需要承担相应的法律责任。

房产档案管理具有社会属性，其真实的记录了城市发展建设情况，记录了房产的实际分配情况，有着较高的信息价值，可以对城市的经济发展起到促进和完善的作用。而且与当地的地区政策有着较为密切的联系，具有较强地域垄断性。

2 房产档案管理水平提升策略

2.1 转变档案管理理念

在信息时代，数据信息的价值可以得到更好的开发和利用，因此对于房产档案信息的管理，不仅仅要具备管理意识，还要具备服务意识，把被动的管理，转变为主动的服务，树立服务意识，提升服务水平，完善服务机制，改进服务手段，更好地发挥房产档案信息的价值。利用大数据技术，对房产档案信息进行分析和利用，挖掘房产档案信息的内在价值，用以促进社会的进步和城市的发展。房产档案信息，记录着城市建筑群的信息，可以帮助政府部门对城市建筑进行管理，对城市的房产开发进行规划，对城市的人口变化、流动进行统计，可以促进城市房产相关的法律进程，促进法治社会的建设等，比如在城区改造的过程中，可以依据房产的档案信息来判断改造建筑的价值，对城市的改造进行规划，避免盲目的改造，造成资源的浪费[2]。

随着房产数目的增多，依托于大数据技术，不仅可以实现快速检索，还可以实现分层式档案管理，并利用大数据技术对房产档案信息进行整合统计，从中分析提取出有价值的信息，用于促进经济的建设和社会的发展。大数据技术可以档案信息的内容进行梳理，生成相应的文档或者表格，不但有利于建立档案索引、档案目录、档案简介等，方便档案的分类管理，还可以作为原始数据信息，对其中的价值进行深入挖掘，作为发展决策的依据。

2.2 促进档案管理的信息化和数字化进程

信息化和数字化管理是档案管理的发展趋势，做好房产档案资料的信息化，然后对档案信息资源进行整合，建设档案信息集中管理的数据库，促进档案信息资源的开发利用。信息技术在生产生活中的广泛应用，促进了各个行业领域的转型升级，作为档案管理行业，信息化和数字化管理是必然趋势，计算机和互联网的普及，为档案管理的信息化和数字化提供了基础条件，电子信息技术和大数据技术等先进科学技术的应用，提升了档案管理的水平，使得档案资料的收集、整理、存储、查询、管理都更加快捷高效，提升了档案管理的质量和效率。电子文件的数字化存储，使得档案文件不再受到空间的限制，也不会发生变质和破损，在进行档案资料的管理时，可以提升档案检索的效率，在海量的数据信息中，输入地址、姓名和房屋面积，就可以精准的显示搜索结果，为档案信息的查询、使用提供了便利。在进行信息化管理房产档案时，要提升房产信息收集的准确性和全面性，可以与房产交易系统进行整合，把房产交易产权信息在房产档案信息系统中可以体现出来，并可以生成文本信息进行保存。对于房产信息的保存形式，要包含文字形式和图像形式，便于直观的呈现档案信息，在对档案信息进行管理时，也便于进行分类、组合处理、检索等。基于档案信息的动态性特点，要及时地对档案变更信息进行更新，确保档案信息的准确性和真实性[3]。

档案管理的数字化和信息化是发展趋势，但以目前的技术和管理水平来说，还存着很多需要完善的地方，因此在实际的管理中，还需要对纸质档案进行保存，通过电子档案和纸质档案的双重保存，来确保档案管理的完善。比如档案资料的安全问题，档案资料的网络存储和使用，虽然有诸多优势，但也面临着病毒的威胁和黑客的攻击，还会因为操作不当，或者其它人为因素造成档案信息的不规范存储，电子档案如果出现了损坏，难以及时地发现和进行补救，还有可能出现人为篡改档案信息的现象，而且对于数字化档案信息的权限归属问题，也还没有明确的法律依据，因此在实际的管理中，还要对档案进行双重保险，保留两种档案形式的存储。

2.3 健全房产档案管理机制

2.3.1 规范档案管理流程

数字化档案管理需要建立完善的管理机制，对工作流程和工作规范进行明确，依据行业的特点和管理需求，来制定管理流程和工作规范，使得档案管理趋向规范化，从而提高档案管理水平。我国的法律规定，房产档案要确保真实性，不能与实际情况有出入，更不允许错记、漏记等现象发生，否则将会影响到房产档案的法律效力、可信度和使用价值 ，因此做好房产档案的管理，前期的控制工作也是相当关键的，在对房产档案资料进行收集和记录时，对产权所有人的相关材料，要进行严格的审查，确保材料的完整性、真实性，符合登记要求，并具有法律效力[4]。

在档案资料的收集时，就要对档案资料进行审核和检验，确保档案的准确性和真实性，然后才可以归档，一旦发现档案资料的问题，要及时的指导解决问题，避免造成严重的问题。比如申请人在申请产权登记时，工作人员要指导申请人按照真实信息和格式进行填写，确保信息的真实性和填写的有效性，同时还要按照流程，完善所有的步骤和信息，尤其是签名、按手印、提供复印件等重要的信息和流程，工作人员要熟练掌握这些工作流程，并且认真指导，仔细核对，只有每一环的工作都精准有效，才能保障房产档案信息的真实性、完整性和准确性，尤其是这些前期工作，如果前期信息的收集中就出现了失误，那么后期的所有工作都做了无用功。申请人在指导下完成了信息的填写后，工作人员还要对所有的信息材料进行审核，确保填写的准确性，确保证件的有效性，确保流程的完整和规范，然后再进行档案资料的记录和归档。如果在档案资料的收集过程中，出现了信息资料的不完整，或者资料有错误等情况，那么工作人员可以告知原因，并拒收该资料，请申请人尽快完善信息材料，确保档案信息材料的有效性。

在档案资料的管理和使用中，也要规范管理流程和使用流程，以确保档案的安全性和保密性。对档案进行保密等级的界定，设置管理权限和使用权限，并做好档案的备份工作，避免档案资料被恶意篡改或者被盗取和泄密。比如应用数字技术，划分档案管理的各环节，并设置权限，用户只能在该端口进行指定的操作，通过档案管理人员的权限设置后，查询人员才可以进行档案信息的使用，如用户只能进行档案信息的检索，档案管理人员提供权限后，用户才可以登录账户进行查询，系统还会自动对用户进行权限识别，只能查询一定级别的档案信息，以确保档案信息的安全性。

2.3.2 建立档案管理激励机制

激励机制可以调动档案管理人员的工作积极性，提升档案管理的能力。当前的档案管理工作，普遍存在着管理效率不高，管理人员缺乏积极性和创新性，为此有必要通过有效的奖惩机制，激发管理人员的主观能动性，使他们在工作中自主创新，自主提升，把工作人员的管理水平和工作表现，与工资、资金、晋升等形式挂钩，促使其在工作中积极创新，提升工作能力，当然激励机制要切实可行，要保障公平性和公正性，以便更好的起到激励效果。

2.4 提升档案管理人员的专业水平

档案管理人员，是档案管理工作的具体落实者，其人员素质水平对档案管理水平起着最直接的影响，在房产档案管理的信息化进程中，对房产档案管理人员的专业水平，提出了更高的要求，不仅要具备房产档案管理的专业知识水平，还要具备相应的信息素养和职业道德等。档案管理人员，要掌握大数据相关技术，可以应用大数据技术进行档案信息的分析处理和归纳总结，可以挖掘和提取出有效信息，使信息价值得以发挥作用，可以应用先进的档案管理平台，进行档案资料的信息化管理，具备创新意识，具备良好的职业道德，了解相应的法律法规，熟悉地方的政策规定，熟悉档案管理的制度规范和流程，具有服务意识等，因此还需要加强对档案管理人才队伍的建设。以目前我国的房产档案管理人员总体水平来看，还不具备较高的能力水平，大部分工作人员还以纸质办公形式为主，信息化素养也较低，只可以进行简单的计算机操作，对于大数据等技术知识较为欠缺，因此培养专业的人才队伍势在必行，档案管理部门要完善人才培养制度，对现有的档案管理人员进行培训提升，为其提供培训机会和平台，促使其专业水平的提升，可以通过线下的专业讲座、培训班等形式，也可以通过线上的形式进行培训，另一方面也要加强对先进人才的引进，把先进的管理理念和管理人才引进来，为人才队伍注入新鲜的血液，提高人才队伍的管理水平。

3 结束语

档案管理的数字化和信息化，可以极大地提升档案管理的水平和质量，有利于规范房产档案管理，提高房产档案信息的利用率，促进档案管理行业的发展，促进人员知识结构的更新，相关部门要重视档案管理工作，改善档案管理的软硬件设施，投入更多的人力、物力和财力，促进档案管理水平的提升。