关于优化高校档案服务的思考

盛琼洁

（首都师范大学，北京 100048）

高校档案是高等学校重要的基础工作，是高校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表等不同形式、载体的历史记录。为校内外提供学籍档案利用服务是高校档案馆的基本职责，也是档案馆满足日益增长的校友档案查询利用需要、提高档案馆及高校治理能力的重要途径。为提高高校档案馆的服务水平，提高广大师生对高校档案工作满意度，应优化改进高校综合档案馆的服务工作。

1 提升高校档案服务的必要性

1.1 档案查询需求不断增长，出现突发情况下“不见面”档案查询新需要

近年来，高校档案利用数量和要求明显提升，特别是伴随出国留学人数增加，人事档案专项审核工作的开展，学籍档案成为档案利用的主要对象。以笔者所在的首都师范大学为例，2018、2019、2020年三年学籍档案利用人次每年以30%的速度增长。传统的“你查我调”的档案利用方式已无法满足校内外的档案利用需求。校外档案利用者无法进校现场办理，通过网站预留电话和电子邮件向档案馆工作人员申请档案查询，工作人员审核通过个人信息后，查阅整理所需档案，通过快递到付或者校外交接等方式将档案交到申请人手中。这样的临时的远程服务流程繁琐、效率低，且存在档案遗失、信息泄露等风险，亟待完善专业、规范、安全的线上服务业务。

1.2 新《档案法》对加强档案利用服务的要求

新《档案法》第五条明确规定公民享有依法利用档案的权利。在国家法律层面明示了公民档案利用权的合法性，亦表明档案工作从重“保存”走向重“服务”的工作重心变化。新《档案法》还专门在第四章明确档案利用要求，放宽档案开放期限，明确档案开放主体责任，以及公民档案利用权未得到保障时的救济途径。新增了“各级各类档案馆应当配备研究人员，加强对档案的研究整理，有计划地组织编辑出版档案材料”的表述，要求档案部门积极开发利用档案资源，开展文化教育、服务文化教育公众。

1.3 提升高校档案工作和学校形象的需要

随着校外对档案的利用增加，档案馆成为高校新的对外展示窗口。档案服务的质量直接影响校友以及外界对学校形象的认同。长期以来，由于档案工作的特殊性，人们对档案服务的印象是“封闭”“被动”“效率低”的，甚至是“刻板”、“不近人情”的。然而，在学校“双一流”的建设环境下，作为高校治理工作的重要组成，增强档案服务能力是提升高校治理能力的必然要求，更是高校赢得社会广泛认同，扩大影响力的重要环节。高校档案馆应以此为契机优化服务、提高效率、提升质量为改革目标，关注校内外档案利用者的满意度，助力学校发展。

2 高校档案服务管理存在的主要问题

2.1 服务意识有待提高

高校综合档案馆涉及面广、业务集中、管理复杂，是高校档案服务的核心。以首都师范大学综合档案馆为例，管理模式为“综合档案+校史馆”，档案业务涵盖文书档案、学生档案、人事档案、财务档案，未设置专门的档案服务利用科室。全馆6名档案工作人员不仅要对各自所负责的档案进行日常接收、保管，还要花费很大精力应对校内外档案查询服务工作，由于疲于应对被动查询的传统服务方式，没有时间开展服务创新和优化，只能提供传统的利用服务。从管理角度看，档案工作长期以来不受重视，人员、经费不足，档案信息化进展较慢，缺乏长远规划、深入研究和专业管理，导致服务效能低下，制约了档案服务质量的提升。

2.2 依托互联网远程服务手段滞后

互联网技术高速发展为高校档案工作带来难得的机遇，也是巨大的挑战。目前高校档案服务的数字化水平明显不足，只有极少数的高水平院校有远程查档服务，大多数高校的档案馆网站、公众号等平台仅限于发布公告信息、开展业务指导和宣传档案知识，缺少互动交流，且更新频率较低。在档案服务利用方面，通常只停留于在网站、公众号上提供电话、邮箱等线上服务方式，具体查询利用仍需通过电话和档案馆工作人员反复沟通。

2.3 电子档案服务开展迟缓

高校档案服务主要以纸质档案为主，电子档案服务开展迟缓。由于短缺的人力和经费制约了纸质档案大批量持续性的开展数字化工作和信息著录，档案数字化程度较低。为满足档案利用者的查阅需求，需要查阅、复印、二次处理档案信息，传统复杂的工作流程导致档案利用效率低。另一方面，大部分高校档案部门对有限的数字化档案利用仍然局限于在档案利用系统中将电子档案打印出来后，在纸质档案复印件上加盖档案证明专用章，没有使用电子签章以及电子防伪标识，无法有效利用快捷可靠的电子档案以提高档案服务效能。

2.4 电子档案服务专业人才不足

推行档案信息化、数字化工作后，原有档案管理人才很难完全适应工作需要，特别是一些年龄结构较大的服务人员，缺乏必要的数字化、计算机和网络专业知识，导致各项工作开展捉襟见肘。另外，不少高校档案管理人员，理念滞后，创新不足，与当前整体工作形势脱节。

3 提高高校档案管理服务的合理化建议

3.1 加快档案数字化进程，扩大可利用资源

加快档案数字化进程，一方面，要破解体制壁垒，化解人员和经费难题。各高校要舍得投入，在资金、政策、人员上给予保障。要设立数字档案专项经费，专款专用，及时采购相关计算机、激光扫描仪、存储设备以及其他配套设施，确保工作顺利开展，同时要打造先进的数字档案管理环境，配备充足技术人才，确保数字档案工作有效推进。另一方面要先急后缓循序渐进得推进档案数字化进程。以需求为导向，对高校档案利用规律进行梳理分析，优先对急需的、用得多的档案进行数据著录，数字化加工。近年来高校档案利用率最高的是学籍档案，包括中英文成绩单、大学录取名册、学籍表、学位授予、派遣信息等，以2000以后毕业生为主要服务对象。优先对这部分档案开展数字化工作，可大大提升工作效率。对于档案资源不足的问题，可联合校内相关部门丰富档案资源。例如对毕业生申请较多的英文成绩单和学历学位证明，可通过与教务部门数据共享，直接出具学生毕业时领取的英文成绩单，免去二次翻译带来的时间和人力的浪费。

3.2 制定档案服务规范，引导服务工作

为引导和规范高校档案馆服务工作，应结合高校档案工作实际，制定科学的服务规范。新《档案法》规定档案馆应“创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平”。制定高校档案服务规范，将《档案法》指导意见具体化，帮助档案馆明确职责任务，提高档案馆的服务能力和水平。在服务规范中明确档案馆服务对象、服务资源、服务的业务流程与技术手段。通过规范的制定，有助于档案馆对照不足，查找问题，推进档案工作长远规划；有助于工作人员提高服务意识，提高自身能力水平；有助于校内外档案利用者提升服务体验，提高档案意识，了解档案工作。

3.3 开发线上服务平台，加强沟通交流

搭建档案服务线上利用平台，如档案网站、公众号、小程序、APP等，通过线上平台进行档案利用申请、身份信息审核、查询结果、材料交付。依托专业的网络公司开发线上服务申请时使用人脸识别技术等，保证档案利用人身份的真实性，提高信息安全。将线上服务平台作为与校内外档案查询者的交流平台，鼓励工作人员与用户交流互动，认真听取用户意见反馈。档案馆工作人员可积极在平台分享工作经验，宣传档案工作，落实立德树人根本任务，推动档案工作新发展，提高学校影响力。

3.4 加强信息化档案人才队伍建设

一方面，高校应结合自身实际，进一步强化自身档案人才队伍建设，通过组织集中培训、外出锻炼、线上学习等多种方式，提高队伍综合素质，适应信息化档案工作需要。另一方面，要坚持外部引进，高金聘请1-2名专业技术骨干，带动本校档案服务管理队伍整体素质提升，达到优化档案管理的目的。

4 结论

在信息社会发展的新形势下，进一步加强和优化高校档案管理工作迫在眉睫。强化档案服务管理工作，对满足防控状态下“不见面”查询新需要、提高档案利用效率、提升高校治理能力等方面都具有重要意义。但在实际工作中，各高校还普遍存在服务意识较弱、依托互联网远程服务手段滞后、电子档案服务开展迟缓、专业人才匮乏等问题，亟待解决。本文结合实际，有针对性提出了“加快档案数字化进程，制定档案服务规范，完善线上服务平台，加强信息化人才队伍建设”的对策建议，希望为档案馆各项工作开展提供参考。