6S精细化管理在医院档案管理中的运用

李芹芹

（滨州市中医医院，山东 滨州 256600）

档案管理作为医院建设的重要一环，对医院的长远发展有着深远影响。近年来，随着信息技术的崛起和迅速发展，医院现代化建设也取得一定成效，档案管理也在日益规范化、科学化、智能化。但是，长久以来基于思想、技术等方面的限制，我国医院档案管理中仍存在一些困境，使得医院档案管理现代化进程无法真正落实，而6S管理以其自身的优势，逐渐受到各领域青睐，成为一种趋势。在这样的背景之下，如何借助6S管理优势来提高医院档案管理工作效率，让管理更加精细化，提升医院综合能力，将成为医院相关部门面临的一大课题。

1 6S管理

6S管理是在5S管理理念基础上演变而来，强调要有效管理生产中涉及的各生产要素，如人员、机器、材料等，号召员工从小事做起，养成好习惯，进而提高工作质量。在5S管理理念基础上衍生的6S管理理念包含了：整理、整顿、清扫、清洁、安全、素养6个方面，其中前三项是具体内容，清洁指把上述三个要素实施的做法制度化、规范化；素养强调培养员工良好的工作习惯，积极遵守规章制度，可以说，实施6S是一个需要长期坚持的过程，素养发挥了关键作用；安全是需要重视的基础，任何工作的开展要以尊重生命、杜绝违章为基础。从本质上来说，6S强调在工作中要有一定的执行力度，注重纪律性、规范性。而精细化作为一种理念和文化，在具体企业管理中表现为管理、服务等的精细化。医院档案管理工作涉及数量庞大、内容繁琐的各种资料，尤其需要精细化的理念来渗透到日常管理中，才能管理好各种档案，为医院提供更好的服务。

2 医院档案管理现状

在医院业务发展过程中，培训了大量档案，包括文件、图像、人事档案、财务报表、设备档案和医疗档案，以支持医院文化建设、医疗研究、企业管理等。为医院管理决策提供参考，促进医院的稳定健康发展。关于医院档案管理的现状，一些医院管理人员对医院档案管理缺乏兴趣，造成了医院档案管理方面的许多问题，这些问题的特点是消化不良，妨碍了 由于缺乏医疗设施，医院的一些档案很小，很窄，有些档案设备陈旧，医院的档案无法有条不紊地全面保存，这可能造成损失。第二，档案信息化建设落后，随着时代的不断发展，信息科技等技术逐渐应用于人们生活的各个方面，医院的档案管理中也开始利用信息化技术，但很多医院还未意识到信息化建设的重要性，直接制约了其发展。基础条件的薄弱使信息化建设需要大量资金的支持，因为对档案工作的重视程度不够，所以投入的精力和资金也相对较少，甚至很多医院至今都没有档案信息系统。档案信息系统也需要长期的维护和不断地更新，人才是信息化建设的主体，这方面人才的匮乏也是其发展停滞的原因之一。因此，必须改变当前医院档案信息化建设明显不足的情况，对档案信息化管理工作进行有效地运用和整合，推动医院档案管理精益化发展。第第三，档案管理人员的技能各不相同，因为有些医院不了解档案管理，认为档案是一个好职位，在挑选工作人员时，优先考虑退休的前工作人员，而不征聘专门的档案管理人员，导致医院档案管理工作不够规范化、科学化，难以为医院发展提供服务。

3 6S精细化管理在医院档案管理中的应用

3.1 整理在医院档案管理中的应用

在6S精细化管理中，主要的分类工作是将用品和用品分开用于医院档案管理，即：对医院档案进行分类，将宝贵的档案数据存档，删除不必要的档案数据，简化医院档案，节省 医院档案越来越多、越来越多，具有分散、质量和混乱等特点，档案管理人员必须妥善安排，根据价值评估理论确定医院档案的价值标准，并严格按照这些标准进行归档 提取医院档案，并为今后使用医院档案奠定基础。对于医院，使用上述方法，为以下文件制定存档标准：1）高级管理部门签发的相关文件，如会议文件、重要指示、监管文件等。2）医院的重要文件，如会议文件、医院规章、医院历史、时事通讯等。3）医疗技术资料，如医疗证明、病历资料、卫生条例等。4）科学数据，如科目表、成员名单、证书、申请或文件。5）关于基础设施工程的资料，如合同、建筑计划、单据、验收材料等。6）关于设备的信息，如设备采购申请、使用记录、维修记录等。

3.2 安全在医院档案管理中的应用

在新的情况下，医院档案从纸面文件转为纸面和电子文件，从而对档案的安全提出了更严格的要求。医院必须将记录的特点结合起来，以执行有针对性地管理任务，防止医院档案中的数据丢失、遗漏或被盗，并保护医院和病人的合法权益。关于纸张档案，医院必须明确纸张档案的储存区，要求档案管理人员做好昆虫保护、湿度和防火工作，严格控制档案的温度和湿度，定期检查档案，确保没有同时，有能力这样做的医院可以逐案备份档案数据。关于电子档案，医院档案管理人员必须在档案管理系统中配置防火墙技术，并在计算机上安装防护软件，如guépard和360，以便快速检测网络上的病毒，防止不法分子窃取档案数据与此同时，对于医院的电子信息记录，必须备份所有记录，使用USB闪存盘或专用硬盘等设备备份医院的电子存档数据，并统一存档，以避免丢失对于备份的电子存档数据，应按照与纸面文档相同的原则进行管理，以确保有效保护医院存档信息并确保医院存档数据的安全。

3.3 精细化管理在医院档案归档中的应用

医院内部档案管理正在进行之中，精细管理概念的应用对医院内不同类型档案的归档、整合和分类产生了重大影响和影响。档案管理人员必须适应医院的内部现实，有针对性地收集、整合和分类所有记录，同时确保其内容的完整性、合理性和科学性。鉴于医院本身的特殊性质、相对庞大的档案数量和所涉各类信息的复杂性，必须有针对性地收集不同类型的档案并将其纳入档案管理。在实践中，有必要建立一个标准化的管理系统，以便根据相关标准对档案进行分类和管理，从而便利搜索、搜索和导航。与此同时，更重要的是将效果与现实结合起来，按不同级别对文件进行分类和分类，并对整个归档过程进行真实的记录。存档时，尽量避免丢失、损坏等主要目标是提高档案以后使用的效率和质量。按类别分类便于搜索和进一步使用。可以看出，在目前医院内部档案管理的框架内，精细管理的概念将得到合理应用，其基本目标是最大限度地提高医院档案管理的效率和准确性，同时确保现有档案的完整性和可靠性。此外，必须不断改进和优化传统的档案管理模式，以满足医院的实际需要，从而确保有效地提高档案管理水平，并为医务人员日常医疗服务的有效运作奠定基础。

3.4 6S精细化管理在医院人事档案管理中应用

在医院人事档案管理中采用6S精细管理，通过及时整理和纠正，可以进一步完善医院人事管理制度，便利各部门人事档案的统计工作，及时更新档案资料的变化，即医院清理和清理有助于降低工作人员档案的损坏率；通过加强安全、文化素养等管理人员对工作人员记录重要性的认识、管理人员对记录安全的认识、外部的定期学习和培训、工作人员记录管理人员的总体水平，包括技能、专业精神等，都可以得到改善，使他们更有资格工作。

3.5 清扫

打扫工作场所，保持工作环境清洁。在医院档案管理方面，档案保存是档案管理相对独立的一部分，档案的日常清理和清理是档案管理的重要组成部分。同时干净整洁的环境也有利于档案员的身心健康有心理研究表明，环境对人的情绪有影响，干净整洁的环境可以给人带来安慰，情绪在工作中可以增加；是档案管理员的重要环节。

3.6 素养

在医院档案管理方面，档案保管员的基本专业态度和服务态度是妥善保存档案的必要条件。这是一项非常科学和技术、复杂、细致和繁重的工作，旨在培养适合档案职业的创新专业人员，建立一支高度合格的档案专业队伍是更好地管理档案的一项重要举措，具有综合技能和团队精神的人员更为优秀事实上，许多单位都是兼职人员或特殊安排，从事档案工作，提高档案员的专业水平，树立良好的专业形象，提高档案管理意识，促进医院档案管理的科学发展。

3.7 清洁

6S管理中的清洁，指的是把整理、整顿、清扫进行制度化，保障以上三个方面能够具体操作起来，并实施到底，实现并维护好工作场所的整洁度。具体到医院的档案管理工作中，清洁要素就是要做到职责分工明确，让档案管理规范起来，工作人员严格遵守各项规章制度。例如，为了配合各项打扫清洁工作落到实处，相关部门要不断加强基层设施建设，配备齐全的硬件设施，包括消防用品、消毒工具、储物柜、监控设备、温湿度计等。在特殊天气或者节假日前，要通过书面文件等方式，将责任落实到具体员工身上，责任到人，实施全面检查，做好防护措施，排除安全隐患，将风险减低到最低。另外，还可以制定相应的奖罚制度，来提高档案管理工作人员的积极性。

4 结束语

当前，医院的档案管理工作在新形势下也发生了很多变化，难度也在变大，传统单一的管理方法已无法完全符合社会发展需求。这也就意味着，医院档案管理要变革思维，走出以往工作舒适圈，积极学习并践行6S精细化管理，并将其运用到实际管理工作中，进而提升档案管理整体水平，推动我国医院健康稳定发展。