新能源电力企业档案管理工作浅析

祁继娟

（中国绿发投资集团有限公司青海广恒新能源有限公司，青海 西宁 810000）

随着我国新能源行业的迅猛发展，光伏、风电、储能、光热等发电项目越来越多，技术也越来越成熟，建设工期也越来越短，但是作为建设工程中重要的档案管理工作经常被各单位所疏忽，档案管理工作没有与项目建设进度有序同步开展，造成项目建成移交档案资料问题诸多。在企业运营阶段，需归档的资料也经常没有规范管理且技术手段落后，没有形成科学、完整的企业档案资料，在企业发展过程不能提供准确、有依据的信息和决策参考。因此，分析新能源企业档案管理存在的问题并制定有效的措施对于提升企业的管理水平意义重大。

1 我国新能源项目的发展状况

我国传统发电以火力发电为主，不仅要消耗大量的煤炭资源，还会造成严重的大气污染。近年来，伴随可持续发展理念的深化落实，火力发电作为高能耗、重污染的代表，逐渐显露出一系列的弊端，并引起了强烈的社会反响。在这样的形势下，我国的新能源发电产业顺势而起。

我国新能源种类主要有太阳能、风能、生物质能、地热能和潮汐能等，主要利用方式都是发电。积极发展新能源有助于改变长期以煤换电的格局，也能在优化我国能源结构方面发挥巨大作用。

2006年国家颁布实施了《可再生能源法》之后，又相续出台了一系列法律法规，完善了电网企业和发电企业之间的电价补贴和电网企业之间的交易配额关系，对促进新能源产业持续发展起到了积极指导和推动作用。在一系列政策措施实施之后，我国的新能源产业呈现强劲发展势头，装机容量飞速增长。

根据国家统计局发布的国民经济和社会发展统计公报显示，截止2020年底，我国风电装机总容量达到2.8亿千瓦、光伏装机2.5亿千瓦、生物质能装机0.3亿千瓦；2020年全年发电量达到77790.6亿千瓦时，新能源发电量总计8602亿千瓦时，占比11.06%，同比增长17.03%。

在“碳达峰”和“碳中和”的目标下，新能源开发将是我国“十四五”规划和能源企业的发展重点，仅光伏产业将实现每年超过50GW的装机量，新能源发电在我国能源结构中的占比将被大幅提升，逐步成为我国能源结构里的主要组成部分。

2 提升企业档案管理水平对新能源企业的意义

目前，我国电力行业的市场竞争日趋白热化。文件档案管理是企业的隐形竞争力，做好企业的档案管理工作，提升企业的档案管理水平，深挖内潜，精细管理，才能在激烈的市场竞争中占据一席之地。

1）有助于企业决策参考。当前新能源企业所处的竞争环境激烈，信息量大、错综复杂，对于企业的管理层在需要作出重大决策时需要结合各种因素面面俱到的综合考量。新能源行业近些年飞速发展，市场瞬息万变，决策工作难度较之前更大，做好档案管理工作，可以向企业管理层提供有力的信息支撑，尤其是在企业的发展经营过程中借助档案资料积累的经验，从而保证企业决策的科学性和合理性，降低决策风险。

2）提升企业的管理水平。档案管理本身是企业管理的一项重要内容和基础工作，做好档案管理工作对于企业管理水平的提升具有重要促进作用，通过开展档案管理工作，可以暴露出企业生产经营方面的一些问题，再有针对性地去解决这些问题，从而实现企业的管理水平的提升。企业所开展的业务活动等都以档案资料作为依据和参考，做好档案管理工作，及时查阅到所需的档案资料，有效提升企业的工作效率和工作质量。

3）提升企业的经济效益。企业经营的主要目的就是获得效益，做好档案管理工作有助于提升企业的经济效益。档案资料能够保存企业各个发展、经营时期有价值的资料，对于影响着企业经济效益的设备选型采购、技改参照依据、制定年度任务目标以及利润指标等因素都起到至关重要的作用。充分利用好企业的档案资料这一重要资产，帮助企业获得更多的效益，使企业以最小化的运营成本实现最大化的经济效益。

4）有效维护企业的权益。档案管理最基础的工作就是收集、整理各项档案资料。企业完善的档案资料能够客观、详实地记录本企业的知识产权，是法律性凭证的有力证据。如果发生产权纠纷、合同纠纷、劳务纠纷等，企业都可以借助企业的档案资料为依据，为企业进行维权。档案资料是企业保护知识产权的有力武器也是企业重要的法律凭证。

3 新能源企业档案管理存在的问题

尽管新能源企业保持着良好的发展态势，但是企业的档案管理工作仍存在着一系列突出性问题，没有充分发挥出档案作为企业重要资产的作用，不利于企业的健康、良性发展。

1）各单位重视力度不够。新能源项目在建设过程中，有设计、监理、施工、建设等诸多参建单位，每个单位都需形成各自的档案资料，随着项目的建成组卷归档。新能源项目属于“短平快”项目，各单位都将重心放在施工进度方面，从而忽视了工程建设资料的管理归档工作，档案资料的形成与建设施工进度脱节，造成最后档案资料移交归档时资料不齐或原件缺失等问题。

2）管理制度缺失或执行不到位。许多新能源企业的各项规章制度还没有健全，造成档案管理人员在工作开展过程中缺乏有效的规范指导，有的企业虽然健全了档案管理制度，但是制度质量不高，可执行性较差，难以以制度为依据开展管理工作；且档案管理涉及的部门机构较多，没有规范的规章制度限定，责任不明，管理混乱，不利于档案资料收集和及时更新，增加档案管理难度。

3）专业人员、设备配备不足。因缺少专业的档案管理人员，在企业的档案管理工作中对档案管理的要求和标准逐渐降低，管理工作无法达到行业规定标准要求。现今各企业都以效益为主，大力开展降本增效，对于档案管理的设备配备不齐或者年久失效，也阻碍了档案管理工作的顺利开展，自然也相应降低了档案管理工作的质量。

4）资料归档不及时。由于新能源企业项目建设现场多在远离市区的偏远地区，道路交通不便，而公司或驻地又经常在城市或县城，产生的档案资料无法及时归档和处理，使得档案长时间堆积存在丢失的风险。另外，在项目建成后，并未对档案资料实行细致整理和收集，对于缺失内容并未予以及时补全和处理，档案资料失真现象严重，很难为企业后续工作开展提供可靠依据和支持。

5）管理技术落后。很多新能源企业在开展档案管理工作时，还在沿用传统的纸质档案管理模式，信息技术、大数据技术的应用率较低，电子档案及管理软件应用的较少。档案资料种类多、数量巨大，目前单凭纸质版资料管理已经不能满足企业快速发展的需要，造成档案管理人员工作繁琐量大，难以保证工作的高效和质量，增加档案管理难度。

4 提升新能源企业档案管理的措施

通过分析目前新能源企业档案管理中存在的问题，相应的采取改进或提升措施，不断提高档案管理水平，才能在国家大力扶持新能源产业的时代背景下，提升企业的整体管理水平和竞争力。

1）提高档案管理重要性的意识。档案管理不是单一部门的工作，其需要企业内部各部门或各参建单位间的通力配合和协调，这样才能保证档案资料收集齐全性和及时性，改进档案资料质量。因此，在企业运营中，要开展档案管理宣传工作，加深全体人员的档案管理意识，明确档案管理的重要性，加大档案管理工作监督和控制力度，从而提高资料数据收集质量。同时将档案管理纳入日常考核作业中来，加大全体人员对档案管理的重视程度。再者，调动管理人员工作积极性，从以往的被动服务转变成现今的主动作业，明确每个环节作业要点，加大管理和控制力度，落实档案管理工作各项要求，以加强档案管理有效性。

2）完善管理制度体系。完善档案管理制度体系，建章立制，开展全面性、全方位的管理工作。在档案管理制度体系建设中，需坚持统一管理、统一领导的基本原则，将档案管理分发到部门和人员，让每个岗位的人员了解自身在档案管理中的工作职责，按照现有的规范要求开展作业，以改善管理水平。完善档案管理作业流程和工序，将其与其他管理制度和流程融合起来，建立系统的管理体系，推动档案管理工作的有序进行。也可建立考核奖惩机制，根据档案管理工作实况，给予员工相应的奖励和处罚。建立档案管理机构，合理规划管理人员，构建档案管理网络并覆盖各参建单位，明确职责，跟踪收集各阶段形成的文件材料，并负责对各参建单位文件材料实行管理指导与监督。

3）提高档案管理人员业务水平。提高档案管理人员业务水平，不断加强管理人员的能力素质，是完善档案管理的重要举措。在实际工作中，企业可针对档案管理工作要求编制完善的培训方案，丰富档案管理人员的知识体系，加快档案资料创建、收集、整理及归纳等工作进程，明确档案管理流程，确保档案管理的有效落实。定期开展人员培训和去现场指导档案工作，对档案管理中存在的问题加以解决和优化，注重档案管理的规范性、可靠性。最后，提升档案管理人员的思想素质，正确看待档案管理工作，保证档案管理的有效开展和落实。

4）加大监管力度。为保证新能源企业档案的完整性、及时性和真实性，企业领导应当加大对档案管理的重视力度，规划档案管理部门，做好管理人员的组织和安排，并组织专业人员展开过程监督和管控，确保管理工作的有序落实，增强档案的可靠性和实效性。另外在新能源企业发展中，需要充分了解新能源项目档案的特征，注重资料数据收集和处理，并借助这些资料数据科学把控项目，维护其经济、环境及社会效益，更好地推动企业发展。同时在档案管理中，要求各业务部门给予高度配合，针对缺失档案，予以及时补充和说明，完善档案数据库，从而加强档案管理的完整性、规范性和科学性。

5）加强档案管理的信息化建设。信息化建设是将信息技术融入到档案管理工作当中，借助信息技术完成档案资料文件的及时收集和整理，按照不同标准要求，对档案资料及文件进行自动化归类和汇总，增强档案的完整性、齐全性。同时应用先进的电子档案管理系统，在信息化技术推动下，纸质档案快速转化成电子档案，以电子版形式储存在电子档案管理系统中，便于借调和查阅。再者，信息化建设也可设置档案权限，按照员工等级要求展开资料查询和借调，避免内部重要信息遭到泄露，维护档案安全性，提高档案管理水平。

5 结束语

综上所述，新能源企业档案管理提升工作需要企业自上而下的扎实推进，从提高人员思想意识、完善制度体系建设、加强人员业务水平等多方面综合展开分析与管控，加大监管力度，用制度来强化管理，且融入信息化技术，以期全面提升新能源企业档案管理水平，为企业的稳步发展提供有力的支持。