大数据时代文书档案电子化建设探究

马 丽

（新疆艺术剧院，新疆 乌鲁木齐 830049）

1 引言

随着信息时代的到来，信息技术和智能设备的应用对社会生产生活带来了很大的变化，大量的数字化数据信息随之出现，传统的数据处理技术已经无法满足海量数据的处理要求，大数据技术得到快速发展，为经济社会发展提供了有效支持。信息技术在文书档案工作中的科学运用，推动了电子化管理体系的不断完善，但是在实际的档案工作存在着一些问题，制约着档案管理水平的提升，需要档案部门结合大数据时代发展形势，优化档案工作思路，充分发挥信息技术优势，提升文书档案利用效率，推动档案工作价值的高效实现。

2 文书档案电子化建设的重要意义

文书档案能够对单位经营管理形成全面的覆盖，实现对相关数据信息的全面收集，对单位发展提供有效的数据支持，具有较强的凭证作用。电子化的档案管理模式能够利用信息技术手段，实现对各个档案工作环节的全面优化，使管理活动能够利用信息设备进行高效执行，有效提升管理效率。利用专业信息设备，实现对文书资料存储形式的数字化转变，有效提升电子档案的完整性，降低传统档案的管理成本。同时通过对电子档案的全面分析，为档案利用工作开展提供有效的基础，能够结合实际使用需求，对文书资料进行准确的定位，利用网络途径实现文书档案资源的高效共享，提升档案资源的利用效率[1]。

3 文书档案电子化建设中存在的不足之处

文书档案电子化管理模式的科学构建对提升档案管理水平起到关键作用，单位对档案管理模式转型的重视和支持力度不断提升，但是在实际的电子化发展中存在着一些问题制约着管理效果的提升。

1）信息基础设施建设相对滞后。完善的信息基础设施配置是推动电子化管理模式高效运行的重要基础，而当前档案工作推进思路较为传统，对信息设施建设的投入程度相对不足，特别是信息技术革新速度的不断加快，对现有的信息设备缺乏有效地维护和升级，无法对先进技术进行引进和利用，基础设施配置不够完善，无法有效满足文书档案管理需求。同时网络环境建设相对滞后，网络带宽和网络信号质量得不到保证，影响文书档案管理效率[2]。

2）管理制度不够完善。随着文书档案管理模式的不断发展，现有的规章制度已经无法适应电子化管理需求，无法对管理流程形成有效的规范，影响文书档案的真实性。缺乏长效管理机制，相关的规章制度较为固定，无法结合实际档案工作情况进行管理规范的及时调整，特别是信息技术的运用使得管理模式发生了很大的变化，管理方式发生了很大的变化，传统的管理思路已经无法有效满足单位发展需求，对电子化管理模式无法形成有效的规范[3]。

3）档案利用形式较为单一。文书档案资源的高效利用对推动单位发展起到积极作用，而当前文书资料的利用形式相对单一，管理部门只能提供相应的资料查询和调用服务，服务效率较低，无法有效满足使用需求。在档案利用环节对信息技术的利用较为薄弱，无法发挥信息技术优势实现对档案利用形式的创新，无法推动档案价值的高效实现。

4）信息安全工作不到位。网络是推动文书档案管理模式转型的重要基础，而随着网络环境的复杂变化，网络安全威胁已经成为影响文书档案安全的重要因素，而在实际的管理工作中，对网络安全的重视力度相对不足，安全防护体系建设相对滞后，无法有效抵御网络威胁的入侵，不利于文书档案管理体系的安全运行。

4 优化文书档案电子化建设的有效策略

1）加强信息基础建设。文书档案电子化管理模式的科学建设能够充分发挥信息技术优势，推动文书档案管理质量和利用水平的提升。档案部门要加强重视和支持力度，充分结合文书档案工作实际，科学制定档案工作发展方向，对信息资源进行高效整合，科学配置信息基础设施，提升档案工作的科学性。要加强对网络环境的优化，为档案资源共享和管理工作开展提供高质量的信息通道，实现对各个档案工作环节的全面覆盖，构建完善的档案管理体系。要积极引进优秀的信息技术人才，加强对档案工作人员的培训，将信息知识技能作为重要的培训内容，推动管理人员信息素养的提升，对先进的信息设备和技术进行有效地利用，为文书档案工作开展提供基础保障。

2）完善管理制度。完善的管理制度是保障档案管理水平的重要基础，管理部门要提升主动意识，充分结合电子化管理实际情况，深入档案工作流程进行全面细致的调研，准确把握单位发展情况和档案工作实际，建设长效管理机制，结合电子化管理需求，对相关规章制度进行针对性的调整，为管理工作开展提供制度基础。要完善评价机制，加强与单位干部职工的沟通交流，积极收集意见建议，对文书档案工作成效形成及时地反馈，对管理工作中存在的问题做到及时地发现解决。要落实责任机制，明确管理岗位职能，强化管理人员的服务意识，建设科学的档案文化，营造积极的档案工作氛围，保证管理制度的贯彻执行。

3）创新档案利用模式。档案资源的高效利用对推动文书档案价值的实现提供有效支持，为适应档案电子化发展需求，对档案利用模式进行科学创新已经成为档案部门的重要任务。要充分发挥信息技术优势，利用先进技术，如大数据、云计算等，对文书资料进行深入分析，为资料收集、整理、归档、存储和利用环节提供科学的依据，建设完善的数字化资料数据库。要优化检索机制，对档案利用需求进行全面分析，优化检索效率，提供针对性的关键词推送，有效满足不同应用需求。要推动网络远程服务的实现，利用网络技术，使用人员能够通过对管理系统的访问，实现对资料数据的线上浏览和调用，有效提升档案资料的利用效率，为单位工作开展提供数据支持。

4）强化网络安全防护。完善的网络安全防护体系是保证档案信息安全的基础环节，管理部门要合理利用网络安全技术，如智能防火墙，虚拟网络技术等，优化安全管理机制，对管理活动进行科学规范，有效抵御网络威胁的入侵。要建设完善的身份识别机制，对管理人员的权限进行科学设置，对管理人员和接入设备进行全面的身份识别和安全认证，提升管理活动的安全性。

5 结语

文书档案管理电子化模式的科学构建对推动档案管理水平的提升起到构建作用，档案部门要充分结合文书档案管理特点和单位实际情况，提升主动创新意识，转变传统的档案工作思路，加强信息基础设施建设，优化管理制度，强化网络安全管理，推动档案管理质量和服务水平的提升。