档案馆档案信息化建设研究

王小霞

（石家庄市裕华区档案馆，河北 石家庄 050000）

随着计算机智能技术的快速发展，人类社会已步入信息化时代，信息化技术已广泛应用于各个领域。在这种大环境之下，档案馆也朝着信息化方向改革，积极开展档案信息化建设。

1 档案馆档案信息化建设的概述

1）相关概念的介绍。信息化以智能工具为代表，以产业发展作为依托，以信息资源作为核心，以信息网络作为基石，以政策法规作为保障，是一种全新的发展态势。档案馆信息化是指档案馆有计划、有目的地将信息技术与档案管理结合在一起，以转变档案管理模式和方法，优化档案管理流程，提升档案服务质量[1]。档案馆信息化建设是一项长期复杂的工程，涉及多方面内容变革，影响较为广泛。

2）档案馆档案信息化建设的意义。第一，提升档案管理水平。信息化技术有助于提高档案管理水平，优化档案管理结构，更新档案收藏目录，提高档案检索效率，最终提升档案管理水平。第二，提高档案利用效率。在信息化技术加持之下，档案馆可利用大数据技术提升档案利用效率，充分挖掘档案资源价值，以提高档案利用质量。

2 档案馆档案信息化建设存在的问题

1）标准规范滞后。在档案馆档案管理信息化建设过程中，标准化是推进信息化建设的重要基石，标准化也是信息化建设的指南针。档案馆只有明确档案收集、整理、保管、利用等各个环节标准，才能够真正提升档案管理信息化水平。虽然我国已经出台了档案信息化标准规范，但是现有标准规范出台时间较早，内容陈旧，没有完善和更新内容，甚至存在内容与实践不一致之处，远远无法满足档案管理信息化的要求[2]。例如，一些档案馆将档案创作人称为作者，而一些档案馆将档案创作人员称为责任人员，甚至用字母代替。正是由于标准不统一，各项信息数据无法共享，影响档案利用效率。

2）缺乏宏观远景规划。档案馆档案信息化建设并不是一蹴而就的，它是一个动态化过程，是一项系统性工程，因此必须拥有长期发展规划。目前，我国档案馆档案信息化建设缺乏远景规划，现有档案馆档案信息化建设都是临时性规划，缺乏战略考量。可见，我国档案馆档案信息化建设缺乏连贯性，各项信息化建设内容之间缺乏联系性，最终影响我国档案馆档案信息化建设质量。

3）信息化观念意识淡薄。在推进档案馆档案信息化建设过程中，信息化理念是促进档案馆档案信息化建设的指导思想，只有树立信息化理念才能够真正推进档案馆档案信息化建设。目前，我国档案馆档案信息化意识淡薄，一些年长工作人员并没有树立信息化理念，甚至拒绝信息化思想。正是档案馆工作人员缺乏信息化观念，致使档案馆档案管理缺乏信息化意识，影响档案馆档案管理水平。

4）信息化人才结构失衡。在推进档案馆档案信息化建设过程中，信息化人才是不可或缺的重要因素，高素质的信息化人才可以提升档案馆档案信息化建设质量。目前，档案馆管理人才质量参差不齐，一些管理人才只知晓档案馆管理知识，另一些管理人才只知晓信息化知识，缺乏复合型管理人才，导致档案馆信息化人才结构失衡[3]。与此同时，档案馆管理人才的年龄偏大，40岁以上管理人才占比超过了60%，而40岁以下管理人才占比只有40%，整体年龄相对偏大，影响档案馆信息化人才结构比例。

5）基础设施建设有待完善。在推进档案馆档案信息化建设过程中，基础设施建设是档案馆档案信息化建设的重要基石，完善的基础设施常常可以提高档案馆档案信息化建设质量。目前，一些档案馆硬件设施和软件设施都有待完善。在硬件设施方面，一些档案馆硬件设施整体老化，一些档案馆缺乏硬件设施，这些都会影响档案馆档案信息化管理质量。在软件设施方面，档案馆软件设施无法兼容档案管理的各项数据，同时软件设施更新不及时，没有使用最新软件技术，影响档案馆档案管理信息化建设质量。

3 档案馆档案信息化建设的对策

1）完善信息化标准规范。为了提高档案馆档案信息化建设质量，档案馆需要完善信息化建设标准，出台信息化建设标准规范。为此，档案馆可以借鉴其他机构在档案信息化建设中的建设标准，结合档案馆自身实际出台档案管理信息化建设标准规范，以指导档案馆档案信息化建设。例如，档案馆可借鉴图书馆等公立机构档案信息化建设标准，出台自身信息化建设标准。在出台信息化建设标准之后，档案馆还需要实时更新信息化建设标准规范，以提升档案馆信息化建设质量。

2）制定宏观规划。在推进档案馆档案信息化建设过程中，档案馆需要从宏观角度制定信息化建设规划，完善信息化建设内容，规范信息化建设流程，夯实信息化建设基础，以提升档案馆档案管理信息化水平。在制定宏观规划时，档案馆可以听取各方面的意见，做到集思广益，以提升宏观计划的可操作性和前瞻性，最终提高档案馆档案管理信息化建设水平。

3）增强信息化意识。为提升档案馆档案信息化建设水平，档案馆还需要增强工作人员信息化意识，使工作人员树立起信息化思维，用信息化思维指导自身工作。为此，档案馆可以引导工作人员树立信息化意识，端正思想认知，提升思想认知水平和境界，以提高档案馆档案信息化建设质量。与此同时，档案馆可以创建信息化氛围，通过信息化氛围引导工作人员树立信息化意识，以提升档案馆档案管理信息化水平。

4）完善信息化人才结构。为提高档案馆档案信息化建设质量，档案馆需要完善信息化人才结构，加快培养复合型管理人才。为此，档案馆需要加强人才培训，使工作人员不仅掌握档案管理知识，同时还掌握信息化管理知识，以提高人才信息化能力，加快打造一支信息化人才队伍。与此同时，档案馆还可以加强人才招聘，在社会上广泛招聘信息化人才，以夯实档案管理队伍，提高档案管理队伍水平，打造一支高素质的档案管理人才队伍[4]。除此之外，档案馆还需要出台人才退出机制，将不符合档案馆信息化管理的人才调离工作岗位，实时更新人才队伍，以提高档案馆信息化建设水平。

5）完善基础设施。为提高档案馆档案信息化建设质量，档案馆需要不断完善各项基础设施，加强硬件设施建设，提高软件设施水平。为此，档案馆需要实时更新各项硬件设施，购买最新的服务器和电脑，以夯实档案馆档案信息化建设物质基础。与此同时，档案馆还需要提高软件设施水平，根据信息化建设和档案馆自身发展要求配备全新的软件设施，确保软件设施功能与档案馆档案管理要求相一致，以此夯实档案馆档案信息化建设基础，提高档案馆档案管理质量。

4 结语

综上所述，为了提高档案馆档案信息化建设质量，档案馆需要完善信息化建设标准，制定宏观发展规划，增强工作人员信息化意识，完善信息化人才结构，同时还需要完善各项基础设施，以便提升档案馆档案信息化建设质量，使档案馆为社会经济发展作出更大贡献。