档案信息化建设与档案管理的思考核心思路

张 颖

（河北省卫生健康委员会综合监督服务中心，河北 石家庄 050071）

档案信息化是现代档案管理的主要形式之一，代表了未来档案管理的发展趋势，也是档案管理工作适应现代社会发展的必然结果。在信息化背景下，为切实有效的提升档案管理的整体成效，也为了进一步优化档案管理的水平，应该在档案管理实践中，积极创新以及变革档案管理方式，切实有效的提升档案管理的整体质量。

1 档案信息化建设概述

档案信息化建设，通俗理解就是档案管理与信息技术的结合，通过应用信息技术手段来变革以及创新档案管理模式，全方位加强数字档案、信息档案的归类整理等，更好的推动档案管理工作的创新与发展。从档案信息化建设的概念可以看出，在实践过程中，它具有广义以及狭义的特征。广义上的档案信息化建设，主要是指在档案管理的过程中，要综合全面的进行经济、政治、社会等层面上的信息收集以及分类整合等，力图实现档案资源的高效共享以及全面整合，更好的为社会经济的发展而服务。狭义上的档案信息化建设，则是对档案内部资料的信息化。在信息化环境下，档案资料的类型以及内容等都发生了翻天覆地的变革，档案管理的内容越来越多元化，越来越丰富化。为进一步提升档案信息化建设实效，应该精准全面的把握档案管理的特征，最大程度夯实档案管理成效，更好的提升档案管理的信息化水平。

2 档案信息化建设和档案管理发展现状

伴随着信息技术的持续快速发展，档案管理信息化的进程日益加快，档案管理信息化的速度越来越快。可以说，档案管理信息化建设，是档案管理工作未来的发展方向，也是档案管理不断深化发展的结果以及趋势。在现阶段，档案信息化建设取得了突出的成效，档案管理的水平也得到了有效的提升。但不可否认的是，在档案信息化建设以及档案管理中，尚存在着较为突出的问题，具体表现在以下几个方面：第一，档案信息化建设形式大于内容。在信息化环境下，企业在档案管理的过程中，已然注重进行信息技术的革新以及变革，力图整体推动档案管理的信息化建设，更好的提升档案管理实效，更好的保障档案管理的高效发展。但纵观整体建设情况，可以发现企业往往建构了宏伟的计划，但却迟迟没有投入使用，也没有完善相关的软硬件措施，更没有配置信息素养高的档案管理人员，这无疑会在很大程度上影响和制约着档案管理的整体成效，也难以提升企业的整体发展质量。第二，缺乏对档案管理信息化的重视和认知。一直以来，档案管理在企业的各项管理中都处于末端位置。在企业管理者看来，档案管理无法直观为企业带来可观的经济效益，属于行政管理的一项内容。事实上，科学且高效化的档案管理，既能够真实全面的反映企业现阶段的发展成果，也能够有效揭示企业未来的发展路径。但正因为企业经营管理者的漠视，使得档案管理整体成效不高，档案信息化建设也整体乏力。第三，档案管理模式较为滞后，缺乏明显的创新。在信息化环境下，深入全面的做好档案管理工作，应该积极有效的变革以及创新档案管理模式，不断优化档案管理的流程，充分细化档案管理的规章制度。但在实践过程中，档案管理工作整体缺乏创新，档案管理流程整体较为混乱，档案管理水平也整体偏低，这无疑会在很大程度上制约着企业的长效发展，也难以发挥档案管理的促进作用。

3 提高档案信息化建设和档案管理水平的有效对策

在信息时代背景下，为更好的做好档案管理工作，也为了全方位推动档案管理信息化建设力度，应该充分全面的依托于高效化的管理对策，最大程度夯实档案管理的整体成效与质量，更好的提升档案管理的水平。在档案管理的过程中，为进一步推动档案信息化水平，有必要切实有效的采用以下方面的优化对策。

3.1 构建档案管理信息网络

在信息时代背景下，在档案管理的实践过程中，为行之有效的构建完善化的档案管理体系，应该注重科学全面的规建档案管理网络系统。在档案管理的实践过程中，企业应该加大软硬件的投入，积极有效的搭建完善化、系统化的档案管理网络体系，真正实现档案信息数据的高效共享以及全面传输，切实有效的发挥档案管理的服务作用。与此同时，在档案管理的进程中，还应该不断明确档案管理的流程以及标准。信息时代的档案管理模式发生了深刻的变革，自然而然的在档案管理流程中，也应该同步进行创新以及发展。

3.2 细化档案管理规章制度

在档案管理的实践过程中，信息技术的高效化发展，为档案管理工作提供了重要的工具，同时也推动了档案管理的创新以及发展。为更好的顺应时代的发展需求，也为了真正提升信息化管理水平，有必要不断细化档案管理的规章制度。在实践过程中，企业应该行之有效的构建科学化的档案管理制度体系，明确档案管理人员的具体职责以及任务分工，促使他们严格在制度框架内来科学办事，最大程度提升档案管理的整体规范性以及标准性。

3.3 优化档案管理人员的整体素养

在信息化环境下，企业为进一步提升档案管理实效，必须结合工作需求等，全方位优化档案管理人员的整体素养。可以说，档案管理人员是档案管理工作的直接参与主体。他们的业务技能，他们的专业素养，他们的信息素质等，都将关系着档案管理的成效高低。为此，企业应该建构完善的培训管理体系，着重开展信息化培训与教育，引导广大档案管理人员明确档案管理的流程，严格按照信息时代的新要求来开展档案管理工作。同时，企业还应该培育档案管理人员的安全意识，引导他们关注网络安全，有效防范可能存在的网络漏洞以及安全隐患。

4 结论

在信息时代背景下，为进一步提升档案管理实效，应该着力推动档案信息化建设，深入全面的做好档案管理工作。在档案管理的实践过程中，企业要积极创新应用信息技术手段，要不断变革以及优化档案管理的模式以及方法。