新时期档案管理工作的探析

冯 娟

（山东省青岛市崂山区暂住人口管理办公室，山东 青岛 266000）

1 事业单位档案管理中存在的问题

1）档案信息化管理体制不完善。目前，很多档案管理工作都是由行政部门人员负责，并没有设立专门的档案管理岗位，由于部分企事业缺乏丰富的人力资源，从而造成档案管理中组织架构不完善、岗位职责不清晰以及缺乏责任感等。在这种情况下，档案管理工作容易被管理者忽视，并且缺乏完善的档案信息化管理体制。随着信息化时代的到来，各类信息层出不穷，档案管理的范围也不断扩大，工作内容也越来越多。

2）档案管理业务基础能力不足。目前在事业单位还存在一些忽视档案管理重要性的问题，这一定程度上也阻碍了档案管理的进步。在实际工作中没有按照严格的标准和要求开展档案管理工作，也极大地给管理效率和能力造成了不良的后果。一些事业单位档案管理上存在基础业务能力不足的情况，给管理带来了不便，容易出现管理混乱不科学的现象。从目前事业单位档案管理的实际情况来看，最普遍存在的问题就是缺少有关管理上的科学制度规范，相应的管理流程和标准也不够完善。还存在一些单位虽然建立了有关档案管理的规范制度，但是受到各种因素的影响导致落实得不够彻底，没有发挥出真正实质作用。档案管理工作缺少专业的管理人才，大部分档案管理人员并非档案专业出身，在单位也是兼任档案管理工作，没有系统学习过相关的业务。这也严重影响了管理的标准化发展，给档案管理带来困扰，无法有效地实现档案信息的真正价值意义，给事业单位的长远发展带来不良的影响。

3）事业单位档案建设工作不够严谨。大部分事业单位将档案管理工作作为一项日常性工作，对于档案管理的信息错误、更新不及时等情况不重视，整体档案管理工作是十分松散的。由于事业单位仍然存在纸质材料办公的情况，档案管理工作并不严谨，纸质材料丢失、难以完善保存、人员信息更新不及时等情况时有发生。由于事业单位内不存在比较系统完善的文件管理制度和信息系统操作规范，大部分档案管理从业人员难以按照统一的标准收录信息，后期信息筛查较困难，不利于提升事业单位的档案管理信息化水平。

2 新时期加强档案管理工作的可行策略

1）完善管理体系，规范健康发展。针对目前档案管理呈现出来的不正之风，各地事业单位要尽快完善档案管理体系，制定与本机构工作实际情况相符，贯彻落实了国家相关法律法规要求以及政府政策方针的档案管理规章制度规范，让档案管理工作健康有序发展，真正解决档案管理的混乱局面，切实发挥管理制度的保障作用。通过制度的制定和执行，堵住档案管理工作纰漏，降低档案管理过程风险与安全隐患，实行合理的奖惩机制、绩效考核机制，做到有功及时赏，有错严肃罚，体现规章制度具有的约束与激励双重功能，令档案管理工作的进步和发展始终建立在公正公平基础原则上，保持档案管理长久活力，调动工作人员责任心与工作激情。

2）提升信息化建设水平。随着档案信息化建设的发展，传统的档案管理工作方法面临多重挑战，不论是数字化建档还是使用者需求的多样化，都是档案管理工作中需要改进的重点内容。为了改变传统的档案管理方法，则要通过结合信息技术的使用建立高效完善的数字化管理系统，有利于实现档案更加快速清晰的保存，对档案的储存期限和形式都有更好的处理方法，还有利于信息化建设的进行。同时还要从办公系统和档案管理系统的接入方面入手，在建设数字化管理模式时综合考虑到衔接的问题，保证数字资源的有效利用。事业单位要通过数字化建设发展，结合创新的管理制度，保证档案管理系统处于高效安全的运行状态，比如在文件保密和网络安全方面要完善，保障档案管理的安全高效开展。

3）加强对档案管理的重视程度。想要做好和创新事业单位档案管理工作，就需要加强单位对档案管理的重视和关注度，认识到加强档案管理工作的重要性。在当前社会新的发展形势下，事业单位档案管理需要转变以往传统的管理模式，科学运用现代化技术进行理，这对于提升事业单位档案管理工作效率有着十分重要的作用和意义。基于此，事业单位需要健全当前档案管理制度体系，在提升档案管理工作效率的同时，实现与时俱进，借助创新思维来强化档案管理制度，实现档案管理与现代化发展模式的融合，全面更新档案管理信息，借助成功的档案管理系统来完善和修订原有档案管理体系，构建出高效且创新的档案管理工作体系，以此来提升事业单位档案管理的实效性。档案管理工作是一项长期的任务，在过程中，需要保障人员之间的公平性，以此来调动档案管理人员对本职工作的积极性与主动性。

4）丰富档案管理的实际价值。在新时期，事业单位档案管理工作的具体应用价值必须持续性提高，并基于档案内容做好针对性的工作优化。深度挖掘信息的同时，做好人员的定期考核，并基于考核的内容将职业技能以及工作状况、职业道德等内容纳入其中，将审核的结果反馈给所有的对应主体。事业单位的档案管理工作必须从信息获取的角度进行优化，管理人员在决策时可以充分参考档案中的内容，促使事业单位的运行机制保持良性循环。

5）增加档案管理信息化设施的投入。想要实现档案管理信息化，需要配备相应的信息化设施，在管理制度和人才建设方面都需要完善信息化基础设施。档案管理信息化建设包括硬件设施和软件设施，硬件设施包括先进的电脑、服务器、信息采集及储存设备等，从而保障档案管理信息化建设水平，促进先进的信息化技术的应用，因此需要较大的硬件设施投入，这种投入不仅指资金上，还有人才和场地方面的投入。软件设施更新的速度则更快，为了适应社会的发展和先进技术的应用，信息化管理软件需要及时更新，在满足不同用户需求的前提下，对现有的软件进行提升和完善，提高软件的使用效率。

6）培养创新型档案管理团队。档案管理人员属于一线人员，应不断提高其信息化意识，使其养成重视创新的思维，学习先进的信息化技术，对于档案管理职能部门也需要多与科研院校合作，为人员综合素质提升进行培训，为单位提供高素质的档案管理人员，解决档案管理信息化建设中面临的问题，关于培训不仅包括管理思维培训，还包括技能培训和职业素养培训等，从而面对新时期信息化发展与创新的要求，提升档案管理人员的能力和责任感。档案管理人员也应不断学习，提升自身的技能，从而满足单位的信息化建设需求。

3 结束语

事业单位的档案管理作为一项复杂琐碎的工作。在开展过程中容易出现各种各样的纰漏，面对新时期对档案管理工作现代化发展提出的新挑战，从实际出发采取可行策略，加强档案管理工作，多角度、全方位提高档案管理效率和水平，打造专业高素质的档案管理工作队伍，加强对新时期档案管理工作方法的研究与尝试，不断积累实践经验，让档案管理事业更上一层楼。