档案管理在事业单位人力资源管理中的重要作用分析

黄 伟

（广西壮族自治区贵港船舶检验中心，广西 贵港 537100）

我国对于事业单位来讲人事档案主要是存储员工个人信息的单元。将信息收集、整理进行妥善储存，为以后人员发展做考察资料。人事档案的运作与管理是人力资源管理的重要组成，合理地进行人才选拔，并且安排适宜的员工职位是基础，档案管理可以提供更加真实有效的信息，在人力资源管理中占据重要位置。

1 档案管理在事业单位人力资源管理中的重要意义

人力资源管理可以通过现代化的科学方法，协调单位中人力与物力，对其进行合理的培训、组织、调配，以保持人力与物力处于最佳比例，同时适当地对员工进行思想与行上诱导与控制，协调人员关系。达到人尽其才、事得其人，人事相宜的组织目标。人事档案可以为人力资源管理提供最基本信息。单位需要稳定的人力和物力资源协调，而合理的档案管理可以保证最合理人力资源管理状态，同时对单位员工有一定的激励作用，可以监督人们的思想、心理和行为的作用。

人事档案的管理可以充分调动员工主观能动性和创造性，可以提供考察信息以便于公司的发展和个人能力的发展。保证员工充分发挥自身能力，采用合理的人力资源管理可以从人力资源规划、招聘与分配多方开展；通过加强对于员工的技能培训和综合能力提升，使员对未来发展有清晰的规划，对于员工的绩效管理、薪酬和福利管理以及劳动关系管理等与薪资挂钩的内容也有了全面地了解，最终使管理一体化有效开展。人事档案与人力资源管理有着紧密不可分的联系。两者之间是相辅相成的，人力资源管理中信息的载体就是人事档案，而人事档案的发展越来越往前走，可以协助人力资源在各个领域应用，同时可以在一定程度提高人力资源的准确性。

档案管理在事业单位人力资源管理中积极作用，可以提供真实可靠的信息，促进人才的合理配置，以达到人力资源需求，预防盲目性，可以便于对员工更好地职业规划，给予有效的激励措施。随着社会的发展，人力资源管理的方式随之产生一定的变化，相对于之前的流通性、信息化更加强烈。同时也存在一定的问题点，例如人事档案管理发展较为缓慢，目前来看，档案管理方法已经无法满足人力资源开发的需要，而且存在一定的负面影响。档案的不准确性与重复性在一定程度阻碍了人力资源的分配。

2 档案管理与人力资源管理的关系

档案管理作为事业单位人力资源管理的重要环节，可以有效地推动事业单位人力资源管理工作的开展。中共中央办公厅在2018年11月印发的《干部人事档案工作条例》，完善了干部人事档案工作的日常管理、利用审核、体制机制、内容建设、纪律监督等规范，作为全国各级各类干部人事档案工作的基本遵循原则，人力资源对人事档案管理，也遵循该项准则。人事档案作为事业单位教育培养和评鉴人才的重要基础依据，通过查看档案有效挖掘高校现有人才的有用信息；进行综合研判，帮助完成最大限度地挖掘人才潜力。因此，人事档案成为党的重要资政资源，是我国的宝贵历史财富。同时，可以通过合理的人事档案管理促进人事制度的颁布、实施。因此人力资源部门通过制定科学的档案管理制度，以发挥人事档案的最大利用价值，完成各部门之间合理配合以促进各部门之间的联系，达到高效工作的目的，从而实现人力资源的优化发展。档案管理和人力资源管理之间存在着密切的联系，可以说两者相辅相成。

3 档案管理在事业单位人力资源管理工作存在的问题

3.1 人事档案管理的信息化手段落后

人事档案随着信息化的管理开展，各单位的人事档案管理缺乏系统的理论指导，并没有较为合适的人事档案管理系统软件，加之没有与之匹配的先进硬件设备，对于大量数据无法进行快速处理，由于缺乏硬件支持，对于文字图片的扫描以及声像资料的录入等资料的收集，十分复杂，使人事档案管理工作更加繁琐。日常工作摸索中逐步降低了人事档案数据库使用的可信度。同时一些详细的资料需要通过查阅原始材料才能进行深入了解，这些落后的信息化管理手段一定程度导致档案信息管理较弱的保密性，同时随着时间的推移，落后的信息化手段难免造成翻阅原始档案材料的过程中难免会导致档案信息的遗失的美好造成信息有误。

3.2 相关档案材料不能及时归档

在整理干部人事档案的过程中，往年都会出现部分应当归档材料没有及时收集归档，同时在整理档案资料时对于年度考核表以及更新的入党资料等等之类的资料无法及时归档，如果个人在此期间存在调动或者离职，无法立即归档，影响员工本人办理调出手续费进度，同时也造成办理退休手续进度缓慢。

3.3 员工本人无法认识到人事档案的重要性

有些员工认为自己的档案随手保管比较可靠，对于档案材料的重要性缺乏认知，并且对于由单位档案室保管人事档案的信任度较低，同时一些员工本人，有着一定的认知，部分继续教育学习并且获得高学历学位，然而却不知道或未及时上交相关学历证明材料。也有很多参与职称考试的职工，未及时提供“考试登记表”。还有些员工在最初始填写《干部履历表》时就能省则省，信息填写片面，对于历史信息记忆不清晰，甚至凭空填写，填写一些错误的工作时间、入团时间、以及家庭成员信息填写模糊，造成员工档案真实性下降，这些信息给档案材料的真实性大打折扣。

3.4 文件内容类似，减少了人事档案的价值

人事档案可以真实反映出员工在社会实践中发展的状态，但是就目前人事档案资料的管理发现，过度单一，并且缺乏真实性的内容，大多数资料较为空白，无法展现个人特色，体现人事档案的真正的价值。所以目前大多数人事档案无法反映出一个人的真实情况，不能对员工进行全面、客观地评价。因此考察者在翻阅时不能了解到想要的信息。无法进行有效判断，同时不实的人事档案也在一定程度上损害了员工的积极性，使组织造成不必要的损失。

4 档案管理在事业单位人力资源管理工作改善建议

4.1 提高人事管理人员素质

随着时代的发展，传统的管理模式已经很难满足现代企业人力资源管理的需求，现代企业要想在激烈的市场竞争中占据一席之地，就应当打破传统观念，采取新颖的管理手段，对企业员工进行现代化管理模式，通过将人力资源管理融入其中，对于人事档案管理人员要时刻进行现代信息技术的培训，不能只依靠引进新的高素质员工关系，对于旧的档案管理措施进行创新，对员工进行统一培训，提高员工的专业知识，同时提高工作效率。

4.2 完善人事档案内容

我们通过将人事档案等资料整理后，发现每个文件中提到的资料几乎是完全相同的，两个人数据没有吸引的数据，若在提供个人数据使对内容进行有效的扩充，不仅能够增强个人档案的有效性，也能够使个人的综合能力、质量以及评估数据等数据得到充分地展现。新增个人特征与能力，还有兴趣等信息。因此就目前情况对于完善人事档案内容，可以采用这些信息的收集，利用信息化技术进行整理，可以使人事档案的有效使用具有更重要影响。

4.3 提升人事档案的针对性

人事档案应反映出员工社会实践活动中的真正情况，但是，当我们查看当前的人事档案时，很多档案内容过于单一，而是缺乏书面性描述，不能对工作人员的人格特征进行针对性展示，从而使资料失去了原本的参考价值。而为了使人事档案发挥真正的作用，应当在档案资料中多体现员工的人格特性，对其社会活动进行实时更新，促进提高人事档案的针对性。

4.4 人事档案的真实性

真实性是人事档案的重要特征之一。档案材料如果失去真实性，那么人事档案将失去它存在的意义。只有记录员工真实数据的人事档案才有考察价值，因此人事档案的内容必须真实有效，能够为人力资源管理提供重要的参考依据。

4.5 加强人事档案的及时收集和识别

在人事档案管理中，针对外界调借的档案来说，回档是一个漫长的过程，不及时归档情况是不可避免的一个现象。所以针对这个情况，档案管理人员应当高度重视！对于外调资料应当进行详细地记录，并对档案内容做好备份，降低档案丢失带来的风险。为整个部门的工作顺利打造有效的条件，可以使考察者通过这些信息掌握每个员工的状态。其次严，对于员工上交的个人资料不符合要求的，应及时给予返回，并规定相应的提交时间，是员工本人改正之后及时收档，做到人事档案管理的有序性。

4.6 进一步实现互联网管理，提高档案管理的信息化水平

人事档案管理从国家方面来讲，从国家层面来讲，人事档案从接收管理档案实体，应转变为资源的共享，变为接收管理档案数据信息，再整理归档，将档案资源分散利用到共建共享的变革过程。

4.7 建立完整的人事档案管理制度

随着时间的推移，社会的发展，单位档案资料产生大量的堆积，面对大批量的数据信息以及纸质档案的规整。其时间成本较大，正确率也不高以往的管理方法并不可继续使用。应建立计算机建立系统，检索系统以及使用系统，同时及时更新，利用互联网的优势进行文件管理。

5 结语

综上所述，我们可以知道，档案管理是机关和事业单位人事档案管理的重要组成部分，人事档案管理的重要性会随机关和事业单位的发展而变得更加重要。因此，随着新时代的发展，档案管理工作的针对性和真实性对于人力资源管理十分重要，可以方便人力资源管理的开展。