浅析文书档案与人事档案的区分与联系

赵红燕

（山东省德州市夏津县人力资源和社会保障局，山东 德州 253200）

随着新档案法实施，应加强对档案管理工作的关注，使其创新发展，更具时代性、实效性与规范性[1]。在档案资料管理中，文书档案与人事档案作为重要的两大类，两者涵盖的内容十分广阔。在具体工作实践中有着显著差异，也具有较为密切的联系。这便需要档案管理人员提升认识，理清两者的区别，运用有效工作方式，密切两者之间的关联，处理好个性与共性之间的关系，提升档案工作开展质量。从而，详细、如实、及时的记录企事业单位各项工作推进情况；保存人事调动、任免等相关信息，做好档案分类。

1 如何进行文书档案与人事档案的区分

1.1 内容差异

就文书档案与人事档案的定义来看，前者侧重对企事业单位中发布的命令、通知、管理条例、决定、会议内容等各项内容的记录；人事档案则是记录企事业单位人事信息，主要包括其成长、受教育经历与政治面貌、工作情况等等，为人事任用提供有力支撑。可见，文书档案多为一些有保管价值的纸质、信息化资料或影像资料，其需要能够如实反映活动、命令等行政管理推进情况；人事档案主要是对个人信息的如实记录、及时更新，收录的便是企事业工作人员的个人能力、经验履历、德行作风等，主要为人事管理、选拔等提供依据。

1.2 侧重不同

在两者的管理中，均强调“实效性、真实性”，但具体到实际工作中，对实效、真实的诠释与侧重又具有显著的差异。例如：文书档案则应及时、真实、客观的反应行政、命令实施等过程，所产生的、有助于存档的痕迹资料，需保证对开展形式、内容等有效记录；人事档案则需结合人事任免、进修学习、所受奖惩情况等，进行实时更新与真实记录，需要保证个人资料的准确性、全面性与真实性，其侧重于内容实质。

1.3 档案整理

进行对文书档案的整理，需要企事业单位依据行政活动推进情况，结合不同门类、载体形式差异，进行全宗的归类、整理，在立卷方面需依照时间、主题、名称、作者、区域等进行划分，有的一年一立卷，有的是按照事例不同立卷。人事档案则结合人员调动、晋升情况，结合自我信息、受教育情况、工作履历、奖惩等，进行考核类、培训类、党团类、任免等归档，以个人为单位进行立卷[2]。在管理机构中，文书档案有的由部门保管，或企事业单位的档案部管理，人事档案需交由人事部或专门的档案机构。

1.4 档案保管

结合新规，文书档案视不同内容，将保管期限划分为永久、长期与短期三类。对于人事档案的保管，是没有具体期限限制的，其主要视档案内容的价值性，将其分为永久保管或长期。

1.5 主体与功能

文书档案的主体为部门、企事业单位中的团体或某一组织，将其在工作中形成的各种信息、活动内容，以档案的形式进行记录与保管；人事档案则以个人为主体，当其受教育经历、产生职位变动或出现新的奖惩情况，便需进行档案内容的更新与补充。在作用区分上，人事档案记录的是企事业单位各项工作开展、推进与实施情况，有助于回顾、总结，提供信息参照；人事档案主要为人事调动、任免、职称评定等提供支持与参考。

2 关于文书档案与人事档案之间的联系

无论是从内容还是主体存在形式来看，文书档案与人事档案都有着较大的区别。但在档案管理工作推进当中，两者又具有密切的联系，其都是经过长期社会实践所生成的产物，如实、详细、客观的记录相应的信息。他们的联系，主要体现在：

2.1 档案生成

就档案生成来看，文书档案与人事档案都是源于真实的实践活动，前者主要源于行政活动；后者则是个人的履历。其作为真实的活动记录，也会涉及人员在工作中的表现、作用，继而形成工作总结，指导新的实践活动。由此可见，两者既具有内容的不同，又具有共性，有交叉内容。例如：在文书档案的记录中，可能会产生新的人事决定，需两者的协同推进。

2.2 档案属性

文书档案与人事档案均是档案管理中的一部分，两者都有着原始性、客观性的特点。例如：文书档案是企事业单位在生产、运营与形成管理中形成的原始记录，包括相关的决定、通知与召开的会议等，应进行对梗概内容、要点工作加以详细记录，且内容不容更改；人事档案则主要反映了一个人真实的成长情况、受教育程度、政治面貌、培训学习情况等等，需要进行原始性信息的如实记录，不可擅自更改。两者在工作属性上具有共性，且文书档案包括对企事业单位当中的重大事件记录，其会表彰先进的团体或优秀个人。因此，应促进文书档案与人事档案的协同管理，以促进同步更新。

2.3 具有关联

在两者的档案管理中，应严格遵循我国现行档案法、保密法等进行信息内容的收录、整理，继而进行归档与利用。从业务开展的情况来看，两者基本相同，而在文书档案管理中，可能会涉及人事档案内容的更新，需档案工作人员具有整合思维。在做好档案保密与补充中，使两者有机结合。为此，应加强对档案管理工作的投入力度，重视对信息化管理平台的建设，进行档案分类、提升管理效率。

3 关于区分文书档案与人事档案的方法

在对两者的区分中，可按照其主体、形式、内容等进行划分。就其档案作用来看，文书档案主要是进行工作痕迹的留存，作为活动、决定、工作开展的凭证与主要参照。人事档案则会伴随着人的一生，当进行人员录用、职位调动与人事任免时，便需依据人事档案。例如：召开先进个人评选活动，需通知各部门的参与，活动组织、通知、评选方式及工作过程等为文书档案。而最终的评定结果，会对人事档案产生影响。

4 结语

档案管理工作是一项专业性强，系统又十分繁杂的工作，应受到企事业单位领导的关注[3]。同时应注意区分文书档案人事档案之间的区别，认识两者的联系，做好对不同类型档案的归档，并展开对信息档案数据库的建设。只有对相关档案内容做关联性处理，当需要进行档案调取时，才能确保信息内容的完整性、有效性，充分彰显档案工作推进价值，提升档案服务质量，形成完善的档案管理机制。从而，为企事业单位各项工作的推进、实施提供保障，发挥档案工作效能。