档案业务指导工作问题及其对策探讨

李如岩

（山东省临沂市河东区档案馆，山东 临沂 276034）

1 新世纪档案工作的开展需要一支高素质的业务指导群体

第一，近年来，为了适应新形势的发展，我省档案管理领导队伍有了一定的提高。但是，在新世纪，档案事业快速发展的同时，还存在着文化程度低、知识结构老化、年龄结构不合理等问题，制约了档案事业的健康发展和档案事业整体水平的提高。如何从根本上改变这种状况，首先要建立人才竞争机制，坚持开放的原则，提倡民主平等，给予人才平等的发展机会。目前，我国许多行业正在稳步推进人力资源改革，大胆引入新的竞争机制。另外，作为负责监督各部门档案的管理小组，应创造一种有利于提高质量的环境，以确保持续改善指导小组的工作质量。

第二，构建结构合理、互补性强的档案知识体系，要求治理结构具有不同的类型和层次；许多雇员都需要操作指导。由多人组成的群体可以形成最佳结构，相互补充，产生集体效应，以实现个人所不能达到的目标。能够熟练操作计算机和各种外语，熟悉档案管理和专业工作流程。

第三，吸引年轻人，领导层年轻化。目前，我省有大量的领导干部，年龄偏高，这种年龄结构情况是不正常的。在适应社会主义市场经济发展的大背景下，以发展观为指导，不求名号、不求等级，就必须不断提高。要把中青年干部选拔到相关岗位，加强人才培养，发挥其潜力，尽快改变年龄结构。

第四，重视职工继续教育工作。保证现有业务主管人员的业务素质不断提高。为了消除档案在职培训中不必要的观念，实现档案事业的长期可持续发展，充分认识到档案事业没有培训就不能发展，档案工作必须走在前列。深入开展档案业务指导工作，必须理论与实践相结合，强化指导作用。

2 档案业务指导工作的组织

档案业务指导工作是档案工作的重要组成部分，要对有关部门的文件进行指导、监督和检查。对档案管理工作进行科学组织与协调是提供专业指导的关键。

第一，执行业务指导的组织必须满足共同的业务目标需求，每个部门可以联系不同的工作单位和部门，但必须帮助实现共同的目标。档案工作者必须认真学习现代档案管理理论与方法。同理，也要平衡权利和雇员的关系。另外，档案管理模式必须在一定时期内保持相对稳定，只是变化一部分，因为稳定的组织模式是稳定管理人员心理状态的基本条件。第二，必须遵守核查制度。通过对业务活动的管理，鼓励采取积极的创新办法。考核领导的素质、能力和态度，保证奖惩的依据是考核。业绩和贡献是业务水平、能力和工作态度的综合反映，是能力和诚信的具体体现。绩效奖励和贡献能有效地调动每一位档案管理者的积极性和创造性，让一大批人才登上第三梯队，档案管理工作向多方面、多层次发展。因此，档案管理手册中必须清楚地列出优先级。

各级档案馆是永久保存档案的主要场所。档案不是自己保存的，而是按照有关法律、法规的规定，定期进行各级归档。因此，《档案管理手册》应着重对档案单位的档案进行管理，以确保档案能够获得查阅质量。众所周知，一些档案在不同的审计中，都非常注重档案的简化和合理化，这主要是由于档案质量差造成的。因此，档案手册的重点应该放在对档案的管理和归档上。这是一切档案工作的基础。

3 要建立并不断完善业务指导档案

业务指导档案是档案管理框架中的第一步，既反映了档案管理工作的进步，又反映了各单位档案工作的水平。长期以来，由于这些资料的收集、归档等工作的缺乏，档案管理工作出现了许多困难，造成了规划的盲目性和随意性。档案管理的建立，有助于对基层档案状况的持续监测，提高规划的合理性和针对性，推进分类管理，突出难点，重点，提高工作效率。另外，应将这些资料保存在专门的档案中，并在档案中建立一个实用的登记处储存和检索系统。工程档案建立时应注重平时资料的收集和第一次施工文件的妥善准备，以保证工程档案业务管理系统的完整性。使用说明书档案是动态档案，许多档案都在变化，如档案、人员变动、案件增多等。

4 档案业务指导工作中的问题分析

档案管理是复杂而繁琐的。首先，档案工作效率的高低直接影响到档案工作的质量，而速度与发展前景是档案工作的核心，对档案工作的制度化、规范化、标准化具有重要意义。目前，档案管理工作由于缺乏高水平的人才，管理单位数量多，工作量大，存在诸多问题。这只是为文件的收集、分类、组织和编号以及时间安排提供指导。科学研究资料准备等，造成工作空白。其次，档案人员流动性大，对档案工作的连续性造成了不利影响；为此，必须高度重视档案工作，积极转变档案管理方式，尽快更新档案管理观念，适应形势发展的要求，实现档案管理现代化。

5 做好档案业务指导工作的对策

着重于档案管理工作。经营中的不确定性和弱点引起了管理层的注意。目前，我国档案工作发展迅速，档案管理的相关立法和政策措施已初见成效。创造有利于档案资源建设、档案信息化和档案业务基础设施建设的环境。在指导意见中发现问题，首先要完善法律和档案管理，及时反馈，这不仅是各单位和管理部门的共同努力，而且要把重点放在部门和工作上，把重点放在档案管理上。要注重时代性，尤其是对突发事件档案的领导。不断提高服务水平，使档案工作更具活力，促进社会的快速发展。

转变档案业务管理方式。为了提高档案管理工作的质量和效率，档案管理手册应注重工作方法的合理选择。一是按照上级要求，迅速制定规章制度和业务文件，确保档案管理工作合法有效。二是在档案管理工作中，要注重总结经验，扩大覆盖面，特别要注意：一是新的档案工作起步时，存在不少问题。对部分档案进行检查，发现问题，逐步扩大管理范围，提高管理效率是十分必要的。这就是商业运作。三是重视培训。加强对档案工作人员的培训教育，完善档案管理，提高档案技术的成熟度和速度，加强沟通、交流和管理。这种做法将促使档案管理员尽快采取新的措施。

提高乡镇档案管理信息化水平。近几年来，以多媒体技术为主体的现代科技逐渐融入到我们生活和工作的各个方面，我国城市档案系统也发生了很大的变化，由过去的纸质档案转变为纸、板、片共存的模式。尤其是新媒体的使用，不仅增加了档案信息的数量，而且还使档案信息更具有快速、直观、方便、选择的特点。现代化市政档案管理系统具有乡镇档案信息载体多样化，档案数据存储处理数字化，档案内容网络化等特点，对档案管理工作提出了新的要求，使档案管理工作规范化、科学化，更好地为社会基层农村和城市建设服务。档案管理信息化极大地缩短了档案工作者的劳动时间，节约了大量的时间和精力，不断提高档案管理水平，促进了基层建设，推动了乡镇经济的进一步发展，实现了乡镇的全面发展。计算机档案管理系统为我们提供了极大的方便，各种调查手段为政府决策提供了依据，使我们更好地为人民服务。

6 结语

综上所述，档案管理工作的特点是复杂、费时、繁琐，工作量大，难度大。另外，档案管理员要有很强的工作责任心，能够从工作中学习，并根据手册中的实际情况合理使用指导方法。此外，还应利用各种信息技术，确保档案管理的成败，为档案的查阅创造有利条件。