人事档案管理在人力资源管理中的重要性分析

夏子涵

（国防大学政治学院，上海 200433）

人力资源管理与人事档案管理两者有着较为紧密地联系，人事档案主要就是在开展人力资源管理工作中，产生多种信息的载体，而人事档案内容则包括了选拔人才、任用人才的相关内容，属于人员管理的关键依据。人事档案管理与人力资源管理相互促进、相互作用。人力资源的开发与利用，能加快人事档案的发展速度，而实现人事档案的科学化管理，能够有效地加快人力资源开发的速度。

1 人事档案管理在人力资源管理的重要性

1.1 有助于最大限度地发挥组织内人力资源的效力

人事档案中主要就是对员工的工作表现、个人经历等进行全面的记录，通过档案分析能了解员工的过去，并对现在的岗位工作进行把控，并准确地预测其发展能力，避免出现埋没人才的问题发生。结合人事档案提供的信息内容，真正做到人才扬长避短，有效发挥组织内人力资源的效力。

1.2 促进人力资源的合理配置

通过加强人事档案管理，能全面了解员工的信息，有助于进行科学化的管理。结合员工的实际需求与工作能力，合理地进行岗位分配，保证能将人才配置到合适的部门中，以此将其透视发挥出来，促进系统、各个部门的沟通与联系，合理地进行人才岗位流动，避免出现员工担任不适合岗位、挤压人才的现象出现，并为企事业单位的发展科学化配置人力资源。

1.3 有利于人力资源需求预测的科学化与规范化

对人力资源需求产生影响的因素大都是来自内部环境，有效的人事档案，能够为风险组织内部人力资源情况、编制战略发展计划发挥关键的影响作用。如果人力资源需求预测，没有以人事档案为基础，就会导致组织的发展与改革盲目。

2 影响人事档案管理发挥其作用的主要问题

2.1 档案材料失真现象妨碍人力资源的合理配置

真实性属于档案的基本特性，缺乏真实性，就会导致人事档案失去利用价值，而档案材料失真，也会弱化人事档案的严肃性。在实际的工作中发现，档案材料中员工的年龄越填越小，学历则越填越高，甚至有些材料出现了被修改的痕迹。上述这些因素，导致档案失去权威性、真实性，对后续的人力资源计划编制产生较大的影响，无法正确地提出员工退休解聘计划、补充计划，以此对人力资源的供求、资源配置带来负面影响，妨碍人力资源的合理配置。

2.2 人事档案管理手段落后，制约了人力资源的开发

对于现代化的人力资源管理需求进行分析，要求实现科学化的人事档案管理工作，并传递关键的信息，以此为人力资源管理提供高质量的服务。但就当前实际情况进行分析，人事档案管理处于传统管理阶段，都是以检索、手工操作为核心。管理人员竞争意识、创新意识不足，制约了人力资源的开发。

3 如何优化人事档案管理更好地服务人力资源管理工作

3.1 切实提高档案管理人员的素质

基于知识经济时代背景下，传统的管理体系无法满足现代化的人力资源管理需求。在引入高素质人才的同时，应当充实档案管理部门，做好现有人员的培训工作，以此提升档案管理人员的综合素养，确保其能满足新形势下的发展要求。在摆正思想、端正位置的同时，进一步增强良好的服务意识，真正转变传统的被动服务方式，增强与各个部门的沟通与协作，并且提供更多的关键信息，不仅为人力资源管理提供高质量的服务，还可以为高层决策提供服务。对于档案管理人员来说，其需要承担宣传档案管理规章制度、普及档案管理知识的职责，提升员工的档案管理意识。

3.2 建立健全合理的人事档案管理制度

在实际的人事档案管理阶段，需要改革规章制度，建立科学化的人事档案管理体系，制定规范化的人事档案工作。在收集材料的时候，需要完整、及时的收集材料，并保证鉴别到位，获得真实的材料。在进行材料归档的时候，应当装订整齐，然后进行准确的分类。在传递档案的时候，需要根据相关规章制度办事，保证档案材料的可靠性、安全性。在其他部门员工查阅档案的时候，需要坚持原则，并热情的服务，保证档案的安全性。此外，档案管理人员需要积极地与相关部门联系与沟通，并补充档案资料，以合理化的规章制度作为依托。

3.3 加快人事档案工作科学化

在建立人事档案现代化信息管理系统的同时，需将员工个人人事信息作为基础，建立联网系统，实现系统与计算机终端的联系。不单单能及时地更新档案信息内容，还可以为培育人才、任用人才提供服务，以此将人才的工作价值发挥到最大化。

4 结束语

总而言之，人力资源管理与档案管理的关系较为紧密。人事档案管理需要紧跟现代化的发展脚步，并不断的拓展管理职能，确保人事档案工作满足人力资源管理的全新要求，并为人力资源的开发提供相应的保障。