档案收集整理工作常见问题与对策研究

崔 洁

（吉林省通化市二道江区卫生健康局，吉林 通化 134003）

在档案管理过程中，档案收集指的是相关部门按规定对一定范围内的档案材料查询与汇集，要求这些档案材料必须有足够的应用价值。档案整理就是对收集到的档案加以分类汇总，方便档案接下来的利用分析。要求管理人员提高对档案工作的重视度，严禁在工作中出现任何偏差，通过采取针对性措施规避任何问题，发挥档案管理制度的作用。

1 档案收集与整理工作的重要意义

档案收集与整理是档案资料管理工作的基础环节，也是该项工作的起点，为档案资料利用奠定基础。在档案收集期间，应了解并检查档案质量，经过汇总与衔接，为后续档案开发和利用提供帮助。想要实现对档案资料的科学管理，就要保证各项工作内容环环相扣，结合实际情况开展工作，从而有利于对档案的安全保管。档案整理应在档案应用之前，整理之后对档案进行分类和组卷，为档案收集整理分担检索压力[1]。

2 档案收集整理工作常见问题分析

2.1 相应的规章制度不够完善

虽然多数单位已经建立了档案管理制度，但制度本身就存在着一定的漏洞，导致档案收集整理效果不理想。比如每天产生的档案不仅有文件资料，还有实物设备和音频资源，这些属于档案范畴的资料没有被有效划分，而是被随意放置，甚至本应该归档的资料未有效收集。档案收集整理属于一项长期的工作，必须制定工作计划，但由于制度的不完善使这项工作停滞不前[2]。

2.2 档案管理人员缺乏重视

档案收集管理人员的主动性会影响工作效率。很多人员缺乏对自身工作性质的有效认识，认为自己只要完成分内工作就可以了，甚至存在“得过且过”的思想。由于缺乏上级指导，档案收集整理工作流于形式，长此以往，人们对该项工作的态度开始变得消极。

2.3 实际执行不够变通

档案收集整理工作中，要求相关人员必须保持思维灵活且变通，不能完全按照传统的模式去管理档案，档案收集整理工作并不是重复性劳动，但实际执行却存在较多问题。比如档案收集整理的内容比较单一，互联网的普及使电子档案被充分应用，这是未来档案的主流，网络的应用方便了档案查询与检索等功能，但由于相关人员自身思维的保守与落后，导致电子档案被忽略，使档案管理工作实效性没有达到预期目标。另一方面，档案管理内容不够完整，许多归档的资料只有复印件，原稿却不知道在哪里，或者只有附件，却没有证件，这种杂乱的整理是不科学的。

3 档案收集整理工作的优化策略研究

3.1 完善档案收集整理规章制度

3.1.1 优化档案收集整理体系

无论是档案收集，还是整理，都要始终坚持实事求是的方针，各部门结合自身实际情况，完善档案管理体系。发挥信息技术的应用优势，按照现存的组织架构优化档案收集体系，突出档案管理系统的信息化功能，提升档案收集效率。以明确的管理体系加强人员高效调配，结合相关法律条文建设适用于本单位的档案管理制度，促进档案管理工作的规范化。只有保证档案收集工作的准确性，才能确保每一份档案的及时归档，且其中内容完整。当企业需要调取某份资料时，能够快速合理应用该档案，发挥档案材料应有的价值。

3.1.2 健全责任制度

结合档案管理部门，加强与其他部门的联系，一同致力于档案收集整理工作的进步，确立责任制度，做好该项工作的有效宣传，多渠道传播档案知识与相关法规内容，使制度能够正确落实。各部门在了解制度内容与要求的同时，还会深刻意识到自己的岗位责任，不断强化档案管理意识，将收集与整理工作融入日常工作范围。制度管理方面，有必要确立严谨的考核制度，建立奖励激励机制，提高相关人员的积极性，以明确的权责带动人员，使档案管理工作在制度的约束下顺利开展。

3.1.3 完善档案收集整理制度

档案管理工作的开展离不开相应的管理制度，完善档案收集整理制度，这是实现档案资料有效监督与检验的前提。制度运行前可根据我国档案法的相关条例，只有规范化的制度才能保证档案资料完整却准确，确保资料被企业合理利用。档案收集整理制度的完善应包含以下几部分内容：1）做到文件材料的统收与统管，所有收文必须交给办公室做好拆封与等级，经过批阅后送往部门办理，办理后及时归档。2）明确文件禁用材料，比如圆珠笔、钢笔等，这些书写材料不适宜档案的长期保存。3）做好清退文件的有效管理，每个季度清退一次文件，年末彻底清理，办理完毕的文件应随时归档。4）按本级机关档案归档范围与保管期限，对收集到的档案材料作出鉴定分析，所有在范围内的材料必须保证完整性。5）文书档案借阅时，应按照相应的借阅制度，档案管理人员应做好登记[3]。

3.2 提高人们对档案收集整理工作的认知水平

3.2.1 树立档案整理意识，提高归档效率

为提升档案收集整理效率，有必要加强对工作人员的指导，使其树立档案整理意识，并深刻认识到这项工作的重要性。在档案收集整理期间，应对档案管理人员展开教育培训，在传授档案整理技巧的同时，传递法律法规内容，使档案管理人员学会应用信息化手段整理档案资料，充分了解相关知识，同时认识到自身岗位职责，在促进档案整理工作规范化开展的基础上加强对自身行为的有效约束。与此同时，还应充分调动人员的主观能动性，提升档案归档效率，使档案能够在规定的时间范围内归档。基于档案资料收集整理制度，明确归档要求，调动人员积极性，做好相关部门的有效配合，发挥其主观能动性。档案管理人员应根据档案管理工作现状，寻找问题的解决办法，在日常工作中保持耐心，做好档案资料的跟踪收集，对于无法按时移交档案的部门与人员及时沟通，尽快使档案归档，避免档案丢失。

3.2.2 提升服务质量，强化职业道德规范

档案室需要负责档案管理工作，同时也要对档案使用者提供服务。因此，管理人员应当确立服务意识，树立服务观念，明确自身需要服务于他人，配合部门工作，多渠道提升工作质量。利用信息技术确立档案管理系统，实现对档案的远程服务。由于网络信息储备量大，所有资料查找十分便利，且档案信息传递速度很快，这有利于档案资源的高效共享。做好对档案收集整理工作的编研，要求档案管理人员熟悉档案资料的具体存储情况，通过对信息筛选、归纳、总结，将其编订为不同类别的资料，发挥档案的实际利用价值。提升档案人员的职业道德规范，发挥规章制度的约束作用，制度中的条款条例会直接明确哪些行为符合职业道德需求，哪些违背了职业道德，通过加强教育，对违反要求的人员予以处罚。此外，还要关注档案管理者的工作心理，使其正确对待岗位工作，比如人们普遍不愿意在库房中管理档案，这些人希望自己可以融入行业建设，让自己的专业价值通过社会交往体现出来。对此，有必要为档案人员提供社会满足感，让他们感到自己被需要，加强档案部门与其他部门的联系，提升人员工作积 极性。

3.2.3 加强对档案管理人员的业务培训

档案管理人员是档案管理工作的重要主体，其业务能力与综合素质至关重要。由于档案收集与整理工作繁琐，甚至存在着重复性特点，这会让人们产生焦躁和厌烦的心理，情绪上出现波动。为避免该问题，应加强对人员的业务培训，培养其爱岗敬业的精神，帮助人们疏导情绪，鼓励档案管理人员和其他部门联络，在了解各部门工作内容与特点的同时，推动自身岗位工作的进步。由于档案收集整理有着较强的专业性，建议组建一支高素质、高水平的人才队伍，提升管理人员业务水平[4]。

3.3 优化档案收集整理方式

3.3.1 完善档案收集整理工作

采用科学的手段，在明晰的档案管理目的下进行档案收集与整理，再结合人员实践工作经验，依据使用者提供的反馈信息确立档案管理一般性标准，使档案收集整理工作区域规范化。着眼于对档案资料质量的把握和控制，不断优化该项工作，一方面，对有价值的资料及时收集，做好归纳整理，为档案归档提供便利条件；另一方面，保障档案资料完整性，防止档案残缺或者杂乱无章。档案管理人员应深刻聚焦档案收集全过程，对档案收集和整理时刻保持着高度敏感，重视细致化工作内容。

3.3.2 确立差异性档案收集机制

认真看待档案收集的差异性，对于不同类型的档案资料采用不同收集方法。各部门的工作性质不同，其档案资料类型也会不同，有必要结合档案管理工作实际监理差异性收集机制。比如对于文书档案，建议采用月电子归档与年度纸质归档相结合的模式，档案生成部门每个月将电子档案的目录完整提交到档案管理部门，以便对档案资料产生详细了解，年终时需要移交纸质档案，保证档案收集与整理工作的系统性。针对科研和基建类档案，建议按照科研项目与基建项目进程做好档案的及时归档管理，明确档案归档渠道，将责任深刻落实，并在差异性档案收集机制下提升收集效率。

3.3.3 采用信息化技术手段

如今档案信息化建设已被成功用于档案收集整理工作中，档案部门逐渐开始应用信息化技术搭建档案收集平台。这一期间，应进一步发挥信息技术的优势，拓宽档案资料信息化收集渠道，创新整理方式，实施档案预归档管理机制，档案生成部门每个月将生成的档案以电子的形式上传平台，为年终归档奠定基础。档案管理部门在相应系统的应用下全方位了解各部门档案归档实情，以便准确的掌握档案流向，为各部门加强业务指导，对档案收集整理工作进行督导。

4 总结

总而言之，档案收集整理工作的开展必须在科学的方法下进行，要求档案管理人员保持认真地工作态度，通过各部门实际情况，以灵活的方式解决档案收集整理存在的问题。发挥信息技术与互联网的优势，搭建档案管理系统，优化档案收集流程，使档案整理工作效率不断提升。