基于信息化时代下的人社系统档案管理探析

赵国英

（内蒙古自治区赤峰市宁城县社会保险事务服务中心，内蒙古 赤峰 024200）

人社系统档案指的是人类资源与社会保障档案，其属于社会民生档案的主要构成部分之一，涉及医疗、就业、社保、仲裁、人才、生育等相关民生信息。在信息化时代下，要想实现惠民的目标，应加强对人社系统档案的管理，进而向人民群众提供更好的服务。因为人社系统档案管理工作存在涵盖范围广、部门多、专业性强等相关特点，所以要想确保档案管理工作的效率与质量，应重视对信息化技术的运用。

1 人社系统基本职能分析

人社系统，即人力资源和社会保障部，其作用在于整合劳动力和人才市场，进而对规范、统一的人力资源市场进行建立，确保人力资源流动与配置的科学性[1]。并且，人社系统的组建，能够促进行政事业单位人员管理效果的提高，并健全收入分配制度，顺利实现人才强国的战略，提高人力资源优势，以坚实的基础助推我国人力资源良好发展。此系统会根据劳动纠纷仲裁、人力资源、社会保障等相关方案或政策进行制定，加强对企事业单位的全面管理，健全社会保障体系和构建良好人才市场。对于人社系统档案而言，指的是包含以上各个方面的材料，由于传统人社系统档案管理主要对象为纸质档案，就算是数字档案已得到全面普及，受档案数量的影响，在计算机技术的帮助下也难以整理清楚。

2 人社系统档案信息化管理的重要性

2.1 提高社会就业率

在市场经济条件持续发展的背景下，我国劳动力持续增长，进而导致人员分配产生了不平衡的问题。对人社系统档案开展信息化管理，可以使我国当前就业形势严峻的问题得到有效缓解，促进就业率的提高，并降低失业率。信息化时代背景下，档案管理网络的形成将更多便捷的通道提供给了用工者和求职者，双方能够及时、高效地进行沟通和联系。档案信息化管理不仅为求职者提供了方便，同时对用工者而言也十分有利，进而有效提高了社会保障水平和就业率。

2.2 有效提供人力社保依据

现阶段，我在人力资源市场方面，主要运用市场配置机制。同时，在实际生活过程中，人力随时都在发生着变化。人社系统档案管理信息化，可以确保政府全面掌握人力展现出来的变动状况，以便于及时地进行宏观调控和管理，并对人力资源配置进行优化。要想有效落实人力资源市场资源配置机制，需要政府部门制定相关政策与法律进行引导和管理。例如，怎样指导下岗工人再就业、怎样协调劳动力关系、怎样提高就业率等，上述问题需要政府深入地进行调研和论证，然后构建针对性强的社会就业、人才队伍建设以及工资收入分配政策，同时确保人力社保有据可循，为政府部门作出科学决策提供帮助。

2.3 节省资源

传统人社系统档案管理一般需要运用众多的人力、物力对材料进行整理、分类以及安置，并且还需要设置专门空间与人员对纸质材料进行存储和看管[2]。出现火灾等状况时，纸质材料极易损坏与丢失，进而影响人社系统的正常运转。通过对信息化技术的运用，能够让人社系统档案管理变得更加的便捷和高效，省去了纸质化档案管理工作的麻烦，节约人力、纸质与空间资源，让人社系统可以利用更多的精力对业务服务空间进行拓展，推动人社系统稳定、持续的发展。在风险方面，人社系统档案管理不必过于关注消防问题，而是把重心向信息化管理系统维护方面进行转变，进而实现良好管理效果。

3 信息化建设应用于人社档案管理工作存在的问题

3.1 管理制度的不完善

人社系统中的档案类型丰富，数量庞大，包含社会各个方面的信息。受传统管理体制影响，档案管理制度并不健全，且分管档案的部门较多，工作量大，进而妨碍了管理制度作用的良好发展，不同部门因为信息交流缺乏实时性，难以迅速地对工作信息进行对接。同时，在传统管理模式中，人社系统各部门均涉及巨大的工作量，同时需要保证所有结果准确，但因为管理模式不健全，信息遗漏等情况十分常见。

3.2 工作人员的专业素养程度不高

以传统的工作管理制度为基础，针对员工计算机技术，单位并没有做出明确要求，不注重掌握信息技术，各级部门人员仍未摒弃传统的工作措施，同时因为时间有限，只要求工作人员简单地归类统计档案，只有少部分员工接受过系统、专业的教育培训，同时因为单位很少引入新鲜血液，大部分员工年龄较大，难以掌握现代的科学技术，这些均造成档案管理工作费时费力，效率不高。

3.3 安全意识和防范能力有待提高

人社系统档案安全性与人民群众的利益之间存在着紧密地联系。在信息化时代下，档案安全涉及网络与系统安全两个方面。其中，网络安全主要体现在信息被病毒和黑客等窃取；系统安全则是软硬件的安全性，相关管理工作人员需要具备良好专业运用与维护能力。所以，人社系统需不断加强安全意识，立足于软硬件建设，避免出现信息泄露、丢失等情况。

4 人力资源与社会保障档案信息化管理的途径

4.1 加强硬件和软件基础建设

科学完整地保存纸质档案材料是实现人社系统档案信息化管理的重要基础，可靠安全的软硬件设备是关 键[3]。这就需要人社系统在工作中，一方面，要对专用经费予以建立，积极构建档案室，要充分认识到并非实现了档案信息化管理，便可以忽视档案实体管理；另一方面，在对档案室进行专业化、高标准建设中，应保持严谨的专业态度，借助诸多媒介输入纸质信息。同时，投入充足的经费，第一时间对软硬件设备进行更新，实现信息化管理水平最佳化。其中，硬件设备包括多元终端、存储硬盘网络设备、服务器和其他资源；软件系统包括支撑信息管理、调阅、查询、索引、输入等各子系统，各系统之间相互分享、相互融合，必须确保网络系统安全、畅通。

4.2 完善人社系统档案信息化管理制度和流程

人社系统在建立健全档案信息化管理制度与流程的过程中，必须秉持应用性、系统性和共享性的原则。就人社等行业的档案信息化系统建设，国家均制定了严格的具体要求以及制度规范。档案信息化管理的基本规范主要囊括档案数据规范以及档案信息管理应用规范等。档案信息化建设主要立足于档案数据，档案数据囊括了编程专业语言、图片、数字等，在档案信息化管理中，确保档案数据的规范性意义极为重大，管理人员要遵循系统软件要求和国家规范，将数据要素输入，保证不会因为数据输入不正确，导致档案信息错误。档案信息管理应用规范，也就是档案管理各环节的规范，在档案管理中运用信息技术，实现了无纸化传输数据和文件等目的，档案管理人员必须改变传统的纸质档案管理思维，立足于规范要求，不断完善档案信息化管理各环节，使档案信息的准确性以及条理性得到保证，同时，将审查部门负责制落到实处，密切联系优化档案管理环节和细化责任要求，使档案信息提报速度以及准确率得到保证。

4.3 加强档案信息化管理安全保障机制

在判定信息化管理水平高低中，安全系数是重要参考指标。人社系统工作存在的特殊性，对档案信息安全要求更高[4]。所以，人社系统需要立足于硬件安全、软件应用、网络安全等相关方面加强信息化安全水平。对于硬件安全而言，质量属于重点，人社系统对硬件设备进行采购的过程中，需要凭借高标准对信息化管理设备进行配置。具体运用时，需构建反馈机制，及时上报硬件设备存在的问题，全面排除硬件系统存在的安全风险。同时，要想实现防患于未然的目的，工作人员还需对资料开展多份存储，防止突发原因导致档案信息丢失。另外，网络安全也属于信息化管理过程中容易出现的问题，人社系统需要安装正版、防御能力强以及安全系数高的相关防病毒软件，并对软件开展定期安全监测工作，构建电脑病毒预警机制，加强和其它部门之间的交流。增强软件系统安全，系统管理人员需要设置访问权限以及身份验证等，保护用户信息，防止由于系统操作错误，亦或是系统设置漏洞导致用户信息被泄露。

4.4 注重档案管理人才的培养

在信息时代下，人力资源与社会保障局的档案管理需要引入充足的人才[5]。要加大管理人员的日常培训力度，使操作安全性以及员工的准确性得到保障，以充分掌握相关操作程序与规则的信息建设，可以相应的规章制度为基础，为日常工作的顺利开展提供保障。切实做好反馈工作，详细记录工作中遇到的实际问题，如此，便能将实际工作情况有效体现出来，从而立足于实际情况有针对性地开展培训管理，有效提高相关人员的问题解决能力。既需要重视培训内部员工，同时还要加大交流和合作力度，以此给予档案管理人员帮助，使其积累更多的外部经验，充分掌握外部环境信息化建设发展过程，为单位内部信息化建设提供人才保障。应对培训工作的评估引起重视，主要可以运用两种形式，即书面形式和实际工作评估，加大对评估结果的宣传力度，对接个人推广，充分调动员工的工作积极主动性，确保培训有效性。高度重视培训企业内部信息管理维护工作，第一时间有效解决日常故障，防止因为用户原因引发的系统故障出现，为系统的正常运行提供保证。同时可以第一时间给予非专业人员有效指导，将更好的系统维护状态充分发挥出来。

5 结语

总而言之，现阶段，我国互联网发展速度日益加快，信息化建设日益广泛，但我国人力资源和社会保障的信息化建设中仍有很多不足之处，要想有效解决这些问题，首先必须从思想上提高对人社系统档案管理信息化建设的重视度，对思想观念予以创新，之后在信息化建设的基础上，采用科学合理的档案管理措施，积极将现实中的困难克服，竭尽全力促进人社系统档案管理信息化建设顺利开展。