浅谈做好事业单位新进人员人事档案管理工作的几点思考

陈仁发

（四川省盐源县劳动人事争议仲裁院，四川 凉山彝族自治州 615700）

1 事业单位新进人员人事档案管理工作的基本要点

事业单位的新进人员的人事档案管理工作和普通企业的新入职人员的人事档案管理工作有很大的不同，其人员在招聘时除了满足基本的岗位要求以外，还必须具备良好的思想道德素质，才能更好地为国家和为人民群众服务，真正地发挥其作为公益性单位的价值。因此在对于新进人员的人事档案管理上要求也是比较严格的，从对新进人员的人事档案在未聘用前就已经开始展开跟踪调查直到聘用完成之后也有相关的补充。而具体展开的工作基本要点可以分为聘用之前、聘用之时中和聘用之后三个阶段来看：

1.1 聘用之前的人事档案管理工作

事业单位是由国家财政部门拨款成立的公益性单位组织，其一切的工作出发点均要体现党的意志和方针，其具体的工作流程也必须根据党的政策来进行开展，其中，事业单位的新进人员的人事档案管理工作作为事业单位基础性的工作，是直接关系到整个事业单位职能的有效发挥，所以必须在聘用之前就得做好相关的人事档案工作，以此来保障对新进人员的人事档案管理工作的严谨。具体而言，就是要在对新进人员的聘用之前进行一定的政治审查，这是进入事业单位必不可少的一步，主要是为了在聘用前加强对新进人员实际情况的了解，通过对新进人员之前的生活工作经验，了解其基本素养和社会关系，确定新进人员能够胜任招聘岗位的工作，这里只是对新进人员人事档案材料的完整度和真实性做初步的一个审查，审查达标后方可进入下一步[1]。而在进行对新进人员的人事档案材料的查看必须遵循一定相关的人事档案转接的流程，只能是借阅并且是有一定时间限制的，为了防止档案的丢失和损坏，在转接的过程中必须由专职人员进行传递，如果事业单位确定其新进人员的聘用，也必须向人事档案传递部门出示相关的证明。

1.2 聘用之时的人事档案管理工作

聘用期，对新进人员的人事档案的工作主要是查漏补缺，具体而言，就是指对新进人员聘用前的人事档案材料初步审核通过以后并且按照相关人事转接流程进行简单的整理建档以后，相关的人事档案管理部门还必须再对新进人员的档案资料进行多次审核检查，保证其材料的完整性和真实性，并且要按照一定的规则进行整理归档，以此来保障人事档案管理工作的规范性。在进行对事业单位新进人员的人事档案资料的二次审核时，一旦发现资料不完整，必须马上通知相关人员进行及时地补充，特别是相关的入团入党的证明资料、学历证明以及学习工作经历等资料，必须要齐全，倘若是在转递过程中遗失的，要找到相关人事转接部门进行检查核对，以此来确保材料的完整度；而对于出现整理归档时，发现新进人员的人事档案材料不真实，必须与相关人员进行沟通询问其原因，如果是中途有所更改而未及时补充到档案材料中去的，可以给定相关时间进行新材料的补充；而如果出现完全谎报不真实的，必须严格按照相关法律规定取消聘（录）用资格，解除聘用关系，以此来保证事业单位对新进人员在聘用时期的规范性。

1.3 聘用之后的人事档案管理工作

事业单位的人事档案管理工作一项长期而不断完善的工作，在前两个时期对新进人员的人事档案资料的完整性和可靠性进行审核达标以后，确定新进人员的聘用，在新进人员入职后就是对其相关的人事档案资料进行一个整理、归档和保管，确保新进人员档案资料安全性，以防档案资料的丢失和泄露，倘若有其他部门想要查阅相关人员的人事档案资料必须要有所签字证明才可以，在人事档案管理工作中除了基本的纸质归档以外，还会以电子建档的方式进行对档案的保管，这是为了方便聘用之后产生新档案资料的填补或者在中途进行一个更改，电子建档的管理是伴随着信息化时代下信息技术的发展而来的，在人事档案管理工作中起到了很大的作用，我们可以充分发挥相关的技术对新进人员的人事档案进行信息化的处理，提高整体人事档案管理工作的质量和效率。

2 事业单位新进人员人事档案管理工作的现状分析

然而纵观当下很多事业单位新进人员人事档案管理工作的现状来看，仍存在着很大的问题，以至于影响了整个工作的质量，这直接关系到事业单位的其他工作的正常开展，具体的问题主要有以下几点：

2.1 重视力度不够

由于新进人员的人事档案管理工作是作为事业单位里基本辅助性的工作，很多单位的领导都只是走走过场，没有引起高度的重视，很多都是在依赖国家的法律条文进行简单的政治审核流程之后，就把符合招聘要求的人员档案进行调动管理，一般的在拿来之后没有后期的多次审核或者更新完善的，甚至有的没有进行相关电子化的整理、分析和建档，以至于在后期其他工作中出现相应的问题。对新进人员的人事档案管理工作重要性的意识整体都不高，从单位领导那里就没有得到很好的重视，都只是认为只要保证档案资料不丢失即可，而对于档案资料的真实性或者完整性一点都不在乎，这样也就导致了相关的人事档案管理部门工作人员整体工作积极性不高，工作上处于应付的态度，长此以往，档案管理工作就容易出现问题，从而不能为其他工作提供应有的保障。

2.2 缺乏完善的人事档案管理制度

要想真正有效地运行事业单位新进人员的人事档案管理工作，在思想上引起高度的重视以外，就要建立起一套完整严格的人事档案管理的制度，使得一切管理工作的环节都有法可依，保障管理工作的科学规范性，而目前很多事业单位由于档案管理工作的不重视，在其制度上往往不够健全，有很多的漏洞。比如在聘用之前的档案管理工作上，事业单位的招聘由于都是统一的考核标准要求，很多事业单位在进行招聘时就只是简单按照国家标准进行一个考查，简化了招聘的流程，没有根据相关部门或者岗位的具体要求来进行，缺乏针对性，这样就大大降低了新进人员的整体水平。

2.3 人事档案管理工作人员的素质低下

人事档案管理工作人员的整体素质是直接影响工作有效开展的关键性因素，相关管理工作人员除了必须具备相关的档案管理的专业知识以外，还要有相应的职业道德修养，要有对工作认真负责的态度，人事档案工作涉及工作人员的私密性的问题，管理工作人员一定要保证档案资料的完好无损，以防在管理过程中出现资料的丢失或者损坏，而目前事业单位里的管理工作人员这块整体素质水平不高，很多都是兼职人员，缺乏相应的档案管理的专业知识和档案管理的经验，进来之后，也没有对他们进行一个专业的培训，导致很多管理工作人员工作积极性不高，对于档案管理工作认知不够，具体的管理操作流程不够熟练，工作服务意识不高，影响了人事档案管理工作的有序开展。

2.4 缺乏相应的管理设施条件和信息化处理技术

由于纸质文件的档案资料有存放时间上的种种的条件限制，所以在进行建档时会采用相关的电子版进行建档管理，现如今很多事业单位的档案管理资料室的设施配备比较低下，在人事档案管理上投入的经费少，很多纸质的资料已经发黄甚至有的字迹不够清晰，还有的档案资料随意的摆放；先进的信息化处理技术的引进也不够。比如，运用相关的信息技术在档案资料管理中进行资料检索的应用不够，这就导致了整体数据在前期录入工作的繁琐，容易发生混乱，直接影响了后续管理其他工作的进程，不能确保整体人事档案管理工作的严谨性。

3 做好事业单位新进人员人事档案管理工作的对策

针对以上事业单位新进人员人事档案管理工作中出现的问题，这有些具体有效地对策进行解决：

3.1 提高对人事档案管理工作的重视程度

首先，要想使得事业单位新进人员的人事档案管理工作有效地开展，在思想上我们就得对它有个高度的重视，要认识到它的重要性，端正态度，只有把基础性的工作做好了其他的工作才能顺利地开展，单位的领导要发挥其引导示范的作用，从制度、硬件设施条件等方面都要有所投入，以此来体现出对人事档案管理工作的重视，对相关管理人员也要时刻提醒管理工作的重要性，并且可以进行相关的考核，以此来体现出对管理工作的重视。

3.2 建立健全相应的人事管理工作制度

建立完善的一个新进人员的人事档案管理工作制度，使得每个管理工作都有法可依，各司其职，以确保新进人员的人事档案管理工作的科学性、规范性，对于新进人员正式聘用前，要认真仔细地检查具体的岗位要求和新进人员的资料进行合理的匹配，进行合理的分析整理，而在稳进开展后，可以根据具体的管理情况[2]，可以引进先进的管理设备，全面的改进档案管理的工作环境，健全档案管理制度，另外，可以加大日常管理工作人员的考核力度，加大责任追究制度的建设和完善，以防止新进人员的档案资料在管理中出现丢失或者损坏，关于新进人员的档案资料在添加、查看都要有一定详细的规则，并且有所记录，保证管理工作制度化科学化。

3.3 组织一支专业综合素质高的档案管理队伍

针对目前管理工作人员的素质不高的问题，事业单位可以对相关的管理工作人员进行定期的专业培训，并且以相应的考核标准进行检查培训的效果，同时，在整个档案管理工作中加大对管理人员的监督，防止出现伪造徇私舞弊的行为，而对于档案管理人员的招聘上，也应该认真对待，不是简单的请些会电脑操作的社会人员进行，而是要有专业学历文凭、相关的技术能力以及具备一定的政治素养的人，这样才能保证对新进人员的人事管理工作的准确性，提高整体管理工作的效率和质量。

3.4 加大人事档案管理信息技术的应用

现代信息技术的发展给人事档案管理工作上带来了很大的便利，事业单位应该积极地进行利用，通过对相关技术的应用对新进人员的档案进行深入的整理分析，为了保证其档案的完整和安全，可以对新进人员的人事档案保管上进行一定的信息数据安全的设置，促使人事档案管理工作向信息化和数字化发展，从而提升整个人事档案管理工作的信息技术水平，提高管理工作效率。

4 小结

总之，要想确保事业单位的其他工作的有效顺利开展，就得在新进人员的人事档案管理工作上下功夫，保证新进人员能够真正地胜任工作岗位，以此来提高整体事业单位人员的整体综合素质，保障事业单位职能的发挥。