浅析如何有效提升血站档案管理规范化水平

张沁霞

（山西省晋城市中心血站，山西 晋城 048001）

血液采集站属于特殊的医疗机构类型，是促进我国卫生健康事业快速发展不可缺少的一部分，随着血液采集站建设规模扩大、档案管理量增加，加强档案管理水平成为现阶段发展血站最为重要的问题[1-2]。且在现今的血站档案管理工作中经常出现各种问题，导致血站内部产生一定的纠纷，不利于血站未来的健康发展。血站档案数据的来源是采血和供血的工作实践活动中，是记录血液来源的重要记录，在临床医疗活动中应用着较高的应用价值。因此在这种情况下，必须对血站档案管理工作的现存问题进行分析，在问题基础上提出有效的改革措施，为血站档案管理工作注入新的理念。

1 当前血站档案管理所存在的问题现状

1.1 缺乏相应的血站档案规范化管理设备

想要对血站的档案实现规范化管理，就必须要在此规范化建设过程中借助先进的科学设备，其在当前的大数据时代已然成为确保血站实现规范化管理建设的前提条件与关键手段。只有在管理中对先进的科学设备实行利用，才能使整个档案管理工作事半功倍，且高科技对于数据的整理与收集能力远远高于人工。相应的，对于设备的选取也要结合该血站的档案具体情况，这样才能在挑选设备时选择性能最为适配的设备，既避免了多功能设备中与血站档案实际需求功能不符，造成的功能与资金浪费，又能够花费合适的费用挑选满意的设备，做到高性价比的实现。还需要有关工作人员进行设备采购之前做好准备工作，对血站将要购入的档案管理规范化设备的性能进行了解。但是当前绝大多数的血站并不具备先进的科学设备，且对于致力于实现提升血站档案管理规范化水平的高科技档案信息设备的选购工作也存在一些不足之处。

在小影响因素下的原因在于血站对于负责先进设备的采购工作人员自身对设备的性能等不甚精通，甚至谈不上熟悉，致使其所选择的设备的整体质量欠佳，尽管能够满足血站实现档案管理规范化的一时之需，从长远角度上来看并不适合血站的持续健康发展，且后续涉及科学设备的更新换代，还会产生额外的设备采购费用，给血站带来一定的经济损失；而大环境下的影响因素，与经济状况息息相关。要想购入高性价比且符合血站实际情况与质量过关的档案管理设备，其价格定然相对较高，而血站在生存与发展中并不会在设备采购方面预留出充足的资金，会对采购工作的开展与进程产生不利影响，从而导致当前我国绝大多数的血站对于档案管理工作的采购设备质量较为落后。

1.2 血站主体方面缺乏对档案规范化建设的认知

现今，我国大多数血站并没有形成要对其档案实现管理规范化的认知，更逞论提升血站档案管理规范化的水平建设。由于血站主体方面对于档案的规范化管理不够重视，在此方面的工作无论在资金还是技术以及工作精力的投入都相对匮乏，在一定程度上致使血站的档案管理部门完善工作时并不十分顺利，且对于档案信息数据的整理及对信息管理系统的完善与档案管理先进设备的引入都遭遇到了更多的困难。与此同时，血站管理的有关领导方面对于档案管理的规范化建设重视程度与关注度有待加强，血站对于档案信息数据的系统与后台各项功能还处于开发起步阶段，如果有关人员不能给予足够重视，其运行将会受到极大的阻碍，且整个血站的档案规范化管理水平将在此基础上继续降低。

1.3 血站的档案管理工作人员较为缺乏法律意识

受我国大力开展经济建设的影响，社会上的各行各业都在加大力度追求经济效益，相应的一些工作在开展进行时，具体的实施步骤也有其对应的影响，且个别工作的实行步骤所考虑的因素及法律知识并不全面。血站的档案管理人员在工作中单一的做好“本职工作”——采血。而对于采血的记录工作可能相对来说并不完善。一些血站对于献血人员的登记记录多流于形式，且献血人员对其工作的具体信息记录流程等并不清晰，将有可能导致出现献血人员的身份证号码的填写出现误填或漏填的现象，导致对其的回访出现难度。同时，在献血结束之后，有关工作人员需要对该献血人员进行签名登记，这种签名登记的位置也比较多，一旦血站的工作人员指导时出现疏忽或者没能进行明确的指引，记录的完整性与真实性将在整理环节中显露问题。除此之外，部分血站的工作人员不具备正确的时间观念，且法律意识相对淡薄，如若出现其将献血人员的信息造成时间上的推迟或提前，血型记录出现错误，将对威胁着医疗事故。

1.4 血站对采血及有关工作人员的管理过于松散

当前我国绝大多数的血站对于采血及相关工作人员的管理较为松散，对其实行管理的过程中也没能建立起完整、严谨的管理体系，不同于其他机构的各司其职。血站采血人员及档案记录人员在工作中可能身兼数职，不仅使工作人员分身乏术，各个记录与信息整理等工作环节的效率也相对较低。这种岗位划分不明确且管理体系的不完善，都造成了血站档案管理规范化建设工作受到了阻滞与影响。在档案记录与采血工作共同需要完成时，管理人员会将更多的人力投入到采血工作上，且松散的管理模式更助长了一些工作责任心稍差的工作人员的散漫行为，无论在采血、记录、储存还是出库方面，档案的收集都不够充分及时，严重影响了血站档案管理的规划化水平。

2 提升档案管理规范化水平的有效措施

2.1 引进信息化档案管理设备

在现代化社会中，血站档案信息数据呈爆炸式增长，因此必须要合理的应用现代信息技术对档案管理工作进行完善，利用信息化手段完成档案管理。信息化设备的应用可以让管理人员利用信息设备存储档案信息、整理档案信息、查询档案信息，形成信息化的管理流程[3-4]。首先，要升级和优化档案管理的硬件和软件等基础设施。从卫生主管部门的目标和理念出发，在上级卫生主管部门的引领下，以及结合血液采集站当地的实际情况，来做好软件的研发和优化工作。在档案管理软件和硬件的更新过程中，可以利用招投标的方式来选择一些服务质量高和技术水平高的专业公司来开展这项优化工作，确保血液采集站档案管理工作中的硬件和软件都能满足实际档案管理工作中的各项需求。其次，可以引进一些先进的技术手段，将过去的人工管理模式逐步转化为自动化、智能化的档案管理模式，从而落实无纸化办公和创建数字档案等管理机制，确保档案信息化管理的工作效率和工作质量的提升。

2.2 完善档案管理制度

为了使血站的档案管理变得规范化，需要创建规范化档案管理制度，在建档、查阅、存档等方面的要求都要细化，完善档案管理制度[5]。如信息资料要准确、完备，还要定期进行信息更新；在建档方面，要进行科学的分类，确保每一种档案信息都能够被准确的归类，对于后续档案的使用和查找可以起到积极的影响，提高查找和使用效率；在存档方面，要进行有序存档来查阅方面，必须经过批准才可以进行查阅。在创建规范化血站档案管理制度的时候，还要对相关管理工作人员的职责进行明确，避免因工作人员的流动影响到血站档案管理质量和效率。在档案管理制度中增加责任制度，明确每个岗位人员在血站档案管理过程中所需要承担的责任，当档案管理工作出现问题之后能够在第一时间寻找到责任人，在一定程度上可以对档案管理人员起到约束作用。

2.3 培养专业档案管理人才

专业档案管理人才是开展档案工作的重要人力基础，也是提升血站档案管理队伍整体水平的关键因素，只有打造一支专业的档案管理队伍才能够真正提升档案管理工作效率。在培养专业人才时可以从以下两个角度入手：第一，应当向现有的档案管理人员展开积极的培训，强化管理人员的责任意识以及职业素养水平，确定管理人员能够带有饱满的热情投入到工作中。在培训过程中利用“一对一”新老结对的方式展开针对性的技能操作培训，由年轻管理人员向老员工讲解信息化系统的使用方法，使管理人员都能够应用信息技术开展工作[6-7]。第二，积极吸引综合型管理人才，对现有的档案工作管理模式进行改革和创新，为档案管理工作信息化建设队伍注入新鲜血液与活力。

2.4 提高对档案管理工作的重视程度并加强领导

在对血站的档案实行管理的过程中，有关领导需要不断加强其重视程度，以身作则提升对血站档案管理工作的践行。在践行工作的同时，还需注意对《档案法》的了解与掌握，使血站的档案管理工作能够有章可循，也加强相关档案管理人员对自己所负责工作的重视程度，确保档案管理规范化水平的可靠提升。通过具体措施加强对有关工作人员的管理与领导，实行责任落实制度，由专员负责专项，使工作人员能够对档案的管理保持高度责任心。且还需在此基础上实行定期的员工考核，实行淘汰机制，以确保档案管理工作人员能够用专业的知识及高度职业素养促进血站的档案管理规范化建设。

3 结束语

血站档案管理工作的创新以及规范化程度的提高有着极其重要的作用，不单单会影响到血站自身工作的有序推进，同时还会影响到我国医疗体系的改革进程。作为血站档案管理人员应当积极学习新型的管理技能和管理理念，转变自身工作模式以及工作态度，为档案管理工作的改革和创新提供重要基础。血站也需要积极引进信息化技术，完善档案信息化管理系统，利用现代化手段对档案信息实施管理，提升档案工作效率。除此之外还应当积极引进新型档案管理人才，由专业人才对档案管理工作进行指导，以此来提升工作的专业性和科学性。