浅谈创新档案管理理念实现档案管理信息化

陈 璐

（辽宁省盘锦市档案馆，辽宁 盘锦 124010）

所谓档案管理信息化，是指通过信息技术手段来实现档案资源的管理和利用，是当前档案管理工作的主要发展趋势。档案管理工作的信息化转变需要满足以下两个基本条件：其一，环境构建。档案管理信息化不同于传统档案管理工作，其管理模式和理念存在本质性差异，同时对于管理人员专业能力要求更为严格，因此需要做好政策法规及管理机制的制定。其二，资源建设。档案管理信息化的核心基础在于档案资料的数字化转变，为此需要将纸质档案转变为数字档案，如此才能稳定有序地开展信息化管理工作。

1 档案管理信息化价值分析

1）提高管理效率。在过往档案管理工作中，由于档案资料为纸质文件，因此需要专门的空间进行档案存储。与此同时，相关管理工作也需要大量人力进行收集、分类和查询，其管理工程不仅费时费力，同时工作量也十分繁重。而档案管理信息化转变，传统纸质档案转化为数字档案，其采集、分类和处理都可通过计算机加以完成，极大地降低了管理工作的强度。与此同时，在档案资料查询和提取上也能通过计算机管理平台进行快速查询。由此可见，档案管理信息化转变极大地提高了管理工作的质量和效率。2）强化资源共享。随着数字时代的来临，档案资源在经济社会发展中发挥了愈加重要的作用，因此提高档案资源利用效率成为档案管理工作的重要发展趋势。档案管理信息化转变，其标志为电子档案数据库及管理平台的构建，如此便打破了传统纸质档案管理工作存在的束缚和掣肘。众所周知，数字档案不仅更易存储，同时还能实现不同时空的查询和利用，满足了现代档案管理工作跨区域利用的需求，如此便进一步提高了档案资源的利用价值。3）便于档案存储。档案资料作为现代社会中一项具有重要保存价值的原始记录，强化档案资源的存储安全是档案管理工作的重要组成部分。一直以来，传统档案存储均保留于档案室，虽然能够实现档案资源的专业化存储和管理，但在长期使用过程中会出现不同程度的损坏或丢失。而档案数字化转变带来了数字档案数据库，其管理方式也转为纸质档案和数字档案存储并存，特别是在档案资源利用时只需查询数字档案数据库，如此便大大提高了档案资源存储的安全性。

2 当前我国档案管理信息化建设现状

1）管理理念有待提升。近年来，档案资源在社会经济发展中的价值和作用愈加凸显，同时提高档案资源利用效率的需求也越来越高。而与之相对应的是人们档案管理信息化意识仍有待提升，无论企事业单位领导层还是广大干部职工，都对档案管理信息化欠缺足够认知，由此在信息化建设上也并未给予高度关注。现阶段，我国档案管理工作仍受传统档案管理理念束缚，在档案管理信息化建设方面仍面临着许多困难和挑战，如信息化设备、技术人才及专业技术的缺失，都制约了我国档案管理水平的全面发展和提升。2）信息环境有待加强。作为一种新型管理模式，档案管理信息化转变还需要合理的环境为基础。一方面，档案信息化管理不同于传统档案管理模式，因此过往档案管理制度和方式也无法满足新时期档案管理需求，为此需要构建全新的档案管理机制和制度体系。另一方面，档案管理信息化建设还要具备坚实的软硬件支撑，如计算机、档案信息录入设备及档案管理平台等。现阶段，不少管理部门档案管理信息化建设欠缺理想的环境基础，不利于信息化建设工作的有序推进。3）安全技术有待强化。从技术角度来看，档案管理信息化转变虽然带来了工作质量和效率的提升，但由互联网的开放性也造成数字档案极易被不法分子泄露、篡改或损坏，由此给档案管理工作带来许多安全问题和困扰。与此同时，由于档案管理信息技术仍处于发展阶段，许多安全技术并不成熟，加之管理部门安全意识薄弱，由此给不法行为带来可乘之机。由此可见，如何保障数字档案资源安全，避免档案管理平台受到攻击和破坏是现阶段档案管理信息化建设亟待解决的问题之一。4）管理人员能力不足。档案管理信息化转变，无论管理理念还是操作要求都发生本质性转变，而首当其冲的便是对档案管理人员提出了计算机信息技术的技能要求。传统档案管理工作中，工作人员只需掌握基本的档案管理知识便能胜任档案管理岗位，而在信息化管理模式下，工作人员还要熟练掌握计算机信息技术。在此背景下，企事业单位档案管理部门必将发生较大的人事变动，因此要想实现档案管理工作的信息化转变还要切实解决当前档案管理人员专业能力不足的问题。

3 推动档案管理信息化转变的有效举措

1）加强宣传工作，转变大众认知。针对当前社会各企事业单位领导人员及广大职工档案管理信息化意识不足的现状，我们要想实现档案管理信息化建设工作的稳步推进，首当其冲的便是做好社会宣工作，由此转变人们的认知和观念。首先，作为现代社会发展的一项重要趋势，相关管理部门及行业机构要加强社会宣传工作，将档案管理信息化建设的价值与作用进行有效传播，从而激发社会各领域档案管理信息化建设的意识。其次，在档案管理信息化建设工作推进过程中，相关管理部门及行业机构也要提供必要的技术支持，如管理模式、管理理念和信息技术等，为档案管理信息化建设工作稳定有序推进提供坚实的保障。2）加大资金投入，完善管理机制。对于企事业单位而言，在档案管理信息化建设工作中，要想快速高效地完成信息化转变，还需要注重信息环境的构建。一方面，企事业单位要加大资金投入力度，对于档案管理信息化建设所必须的软硬件加以采购，特别是档案信息技术的引进，为档案管理信息化建设奠定坚实的软硬件基础。另一方面，档案管理信息化转变还需要高度重视管理机制的构建与完善，这里要求档案管理部门制定科学合理的信息化档案管理制度体系，为信息化管理工作的科学有序开展提供完善的制度保障，推动企事业单位档案管理水平的全面提升。3）注重人才引进，强化技能培训。为进一步推动企事业单位档案管理信息化建设工作的有序推进，还要打造一支专业化管理人才队伍，如此才能保障档案信息化管理工作的有效落实。首先，企事业单位要充分认知高素质专业人才在档案管理信息化建设中的价值和作用，并积极引进高素质专业人才，由此带来先进的管理理念和信息化技术。其次，针对企事业管理人员专业能力不足的问题，档案管理部门还要积极组织和开展档案管理信息化培训工作，通过专业知识和管理技术的学习来达到新时期档案管理工作需求，由此为企事业单位档案管理信息化建设奠定坚实的人才基础。

4 结论

综上所述，档案管理信息化建设是新时期社会经济发展的大势所趋，同时也是企事业单位发展创新的必然要求，为此我们要高度重视档案管理信息化建设与转变，并就当前档案管理信息化构建工作中存在的问题加以科学合理解决，由此推动我国企事业单位的科学现代化发展。