建筑工程档案资料有效管理措施的应用分析

周 秘

（重庆市轨道交通（集团）有限公司，重庆 400700）

1 建筑工程档案管理的重要性分析

1.1 为工程建设管理提供依据

工程建设是建立在专业的工程设计、科学的计算以及规范化管理的基础上的，因此在工程建设中会出现大量的工程建设相关资料对工程的整个过程进行记录。一旦在工程建设中出现安全或者质量方面的问题，都可以通过对档案资料的查询及时发现问题所在，并进行相应地调整与改善。如果没有档案资料的话不仅工程建设的安全和质量无法保障，而且一旦出现问题无法进行有效追溯，出现各方相互推诿扯皮的情况，不仅阻碍了工程的进展，而且也给工程管理人员带来了极大的负担和压力。工程档案资料可以使施工流程和工程管理更加规范，施工人员和管理人员各司其职按照标准要求做好自己分内的工作，只有这样才能保证工程项目有序开展。

1.2 为建筑的后期维护以及行业的发展提供参考

建筑工程档案资料的管理不仅能够为施工现场的作业和管理提供依据，最重要的是为建筑后续使用中的维护提供参考。建筑工程的使用寿命都比较长，一般最少都有几十年的使用需求，随着社会的发展以及技术的进步，在漫长的时期里对建筑的维护和修缮是必不可少的，有的甚至根据当地的发展要求还需要对建筑进行扩建或者改建。在这个过程中如果没有工程资料做参考，也就意味着对工程建设时的强度以及应力方面是无从知晓的，因此也就无法进行科学合理地施工设计，这种情况下进行的修缮和施工往往会潜藏巨大的风险。而工程的档案资料就很好地解决了这一问题，通过详细的建筑设计以及施工中的强度等方面的数据进行参考，在此基础上进行建筑的扩建和改建就会比较安全彻底。

2 建筑工程档案资料管理的优化

2.1 健全资料管理问责制及考核机制

在建筑工程项目资料的形成和管理过程中，建筑施工企业应该制定出详细的、可行的规章制度，提高项目管理人员的风险和责任意识，对相关人员进行定期考核，定期抽检相关资料，真正将项目资料的管理工作落到实处。健全建筑施工企业项目资料管理问责制，对于资料收集管理问题引起的损失，责任到人，充分提高资料形成人员及收集管理人员的责任意识。

2.2 做好施工物资的资料收集工作

由于在建筑工程施工过程中，使用的物资会受到许多因素的影响，如水泥、钢材等，经常出现材料检验报告没有与原材料一起到达施工现场的情况。如果资料收集人员没有将复试结果收集到位，就可能会出现没有检验报告的材料进入到施工现场被使用的情况，可能会对工程的质量和整体进度产生影响。因此，需要安排专门的负责人员，对资料的整理与收集进行动态化跟踪，并且分批对到达现场的原材料进行检查，还需要检查和整理原材料的试验报告与合格证。

2.3 强化工程档案资料形成过程的监督与控制

想要有效优化建筑工程档案管理，首先要强化意识，真正意识到建筑工程资料管理的重要性和对工程项目的重要意义，改掉往日粗放的管理模式，才能从根本上达到优化的目的。项目开建之初，要根据地方与行业的规范管理办法，编制自己的归档标准、内容和范围，对设计、监理、总包、施工单位进行资料交底，提出并要求实现资料规范化、标准化和系统化的管理目标，将档案资料纳入考核目标进行奖罚，以保证档案管理的效率和质量。在建设过程中，制定完善的规章管理制度，将资料收集与施工同步，渗透到每一个环节。以某地区的标志性建设项目举例，在项目建设之前，与施工单位、监理单位等进行沟通，增强与其资料管理人员、技术人员的合作，做好建筑工程档案的交底工作。在整个施工过程中，做好档案管理业务的指导工作，逐步强化工程档案资料形成过程的监督与控制，保质保量做好各相关部门的档案归档工作。

2.4 及时做好技术资料的记录，保证其真实性

由于工程技术资料本身会展现出建筑项目的实际施工情况，所以资料管理人员在整理技术材料的时候，一定要紧跟施工的开展进度。即在建筑工程开始进入实际施工之前，建筑单位需要组织专业的资料管理人员对技术资料进行管理，同时还要把分部分项工程质量评定等一系列的原始记录进行有效的收集，保证工程进度与各项资料始终保持在同一进度，以此来保证技术资料内容的真实连贯。其实对于建筑工程技术资料的归档管理工作来说，最为重要的就是资料的真实性，如果资料真实性难以得到保障，那么在后续的管理过程中，就会出现资料管理人员在原始记录上进行后补造假等一系列现象。这样一来如果建筑工程项目出现了质量问题，工程技术资料就会因为后补造假等情况出现混乱的局面，最终还会产生错误判定等一系列问题。所以资料管理人员在对技术资料进行归档整理的过程中，一定要注意使其与施工进度保持一致，做到实事求是、认真严谨，以便资料自身的真实性及准确性可以得到保障。

3 结束语

总之，工程档案是工程建设最真实地反映，是检验工程质量的重要依据，及时发现管理过程中的问题，制定完善有效的管理人才培养体系和奖惩制度，不断总结经验和教训，提高整体档案管理水平，对企业借鉴成果、提高质量、增收效益有着重要意义。我们应该积极借鉴国内外先进管理经验，扬长避短，不断优化管理制度和体系，让建筑工程档案管理持续适应新形势的发展要求，更好地为企业发展和国家经济建设服务。