档案数字化建设的价值与问题探微

杨 燕

（山东明图信息科技有限公司，山东 泰安 271000）

近几年档案管理的数字化、信息化建设愈发受到社会各界的重视，依托于云数据、计算机等技术的应用，实现为企事业单位构建具有共享性、集成性的数字档案管理系统，在有效转变传统档案管理模式的同时，促使其档案管理工作发挥出最大的作用与功能。而要想进一步推动档案管理的数字化发展，需在明确档案管理数字化价值的基础上，充分挖掘出数字化档案管理建设中存在的问题，进而采取针对性措施来促进档案管理数字化的深入发展。

1 数字化档案管理价值分析

1）实现信息管理的便捷化。数字化的档案建设决定了档案管理开展成效，通过将档案信息进行数字化转变，管理人员可借助信息化手段来提升其档案管理成效[1]。在实际管理期间，可依托于档案数据库的构建实现对不同类型档案的有效存储，具体包括对音频、文字、视频、图片等档案资料。另外，借助信息化手段可实现对数字化档案的高效率归档、整理等工作。用户在使用档案服务时，能够实现对所需档案资源的及时查询与获取，确保其信息管理的效率性、便捷性得到显著提升。

2）实现原始档案资料保护。保存于档案室的文档资料均有一定的利用价值，而受限于以往档案管理采用纸质形式，使得档案资料极易在存储、使用期间出现损坏、丢失等问题，进而对档案资料作用与价值的体现产生一定影响。而得益于档案数字化建设，能够以电子形式进行纸质资料的转化，并以网络为载体来实现对档案资料的长效管理与存储，并降低档案资源出现损坏、丢失问题的发生概率。另外，档案数字化建设为副本异地存储提供可能[2]。管理人员可以采用缩微胶片的形式进行纸质资料的存储，即使源文件出现丢失、损毁的问题，也不会影响到单位机构对档案资源的应用。

3）实现档案资料管理创新。传统档案资料以人工管理形式为主，尽管能够做到对档案资料的一定程度应用，但是难以避免出现部门信息孤岛的问题，无法做到对相关档案资料的全面共享与利用。而在档案数字化建设的背景下，可实现以互联网为载体进行档案资料的传输与共享，进而打破以往档案管理存在的时间、空间局限，用户可做到异地进行档案资料的查阅与获取。并且依据对用户需求的分析，可以为其提供个性化的档案服务，进而实现对档案管理模式的有效创新[3]。

2 数字化档案建设存在问题

1）数字化标准尚未统一。数字化档案建设的主要目的在于档案服务的优化与创新，为用户提供更为多元化、多样化以及个性化的档案管理服务[4]。但是受到某些因素的影响，使得现阶段档案数字化建设仍尚存标准不统一的问题。不同机构、部门之间缺乏有效的沟通和交流，再加上其档案管理范围的局限性，使得不同部门在数字化档案建设方面存在差异化认知，导致不同部门、企业、机构等制定不同的数字化档案建设标准，使得档案资源难以在多部门、企业之间进行有效共享和传递。

2）数字化管理人员匮乏。尽管大部分企事业单位已经提高对档案数字化建设的重视度，但是在数字化管理人员建设方面却有所忽视[5]。大部分管理人员为档案部门的老员工，虽然能够对纸质档案管理流程、制度、技巧等方面熟练掌握，但是对于档案数字化建设方面却未有正确的认知，再加上企事业单位对人才培养的不重视，导致其管理人员自身素质、能力无法满足档案数字化建设的需求，即使企业在软硬件设施方面加大投入力度，也难以发挥出档案数字化建设的真正价值。

3）数字化建设进度缓慢。传统管理模式的应用存在效率低下、任务量繁重等问题，所以各企事业在信息技术普及的当下，纷纷加入到档案数字化建设的队伍中[6]。但是在实际建设发展过程中，受到企业领导人重视度、资金投入等因素的影响，使得部分企事业单位仍以较为缓慢的速度进行数字化档案建设，所取得的建设成效难以支撑档案管理发挥出最大的作用与价值。另外，部分企事业单位为实现对建设成本的缩减，在实际档案管理期间仍以纸质档案为主，导致其档案数字化建设进度开展受到严重限制，久而久之会对企事业单位发展造成不利影响。

3 数字化档案建设问题的解决对策

1）重视数字化档案建设制度、标准的统一完善。为进一步推动我国数字化档案建设的深入开展，需要以统一且完善的建设标准为基础前提。鉴于此，在实际建设发展期间，需依据对数字化档案建设需求的分析，对其架构设计、资源扫描、资源整理、数字化备份等工作的开展进行标准统一，确保其数字档案资源可以得到有效共享利用。同时，部门需正确认知数字化档案建设的必要性，并在此基础上加大资金投入力度，结合对先进设备、技术的引进与融合，促使企事业单位档案管理朝着数字化的方向持续发展。另外，我国相关部门需要对档案数字化建设落实相关文件标准，并要求各企事业单位在建设期间严格按照文件标准进行，进而在提升数字化档案建设规范性的同时，为不同企事业单位、行业领域创设良好的档案共享空间。

2）重视数字化管理人员培养与建设。高素质、高能力的数字化管理人员是推动档案数字化建设深入发展的基础前提，所以企事业单位需在人才培养与建设方面加大力度。在实际建设期间，需在充分明确管理人员素质基础的前提下，开展计算机操作能力、数字化档案理论知识等方面的培训教育，提高管理人员对档案数字化建设的认知度。同时，加大对人员职业态度、自我发展意识的培养，鼓励其积极参与到能力提升、培训过程中，做到对相关知识、技能的自主学习与掌握，进而实现以高素质管理队伍来推动数字化档案建设。

3）重视数字化建设认知度提高。为有效解决现阶段存在的数字化档案建设进度缓慢问题，需要从提高企事业单位认知度入手。首先，我国相关部门应出台相关文件政策来鼓励企事业单位积极参与到数字化档案建设过程中。其次，需要从单位部门领导入手来提高对数字化档案建设的认知度，明确档案数字化建设对企事业单位发展的作用与价值，进而提高对数字化档案建设的支持力度。最后，持续加大对数字化档案建设的资金支持力度，确保以足够的资金支持来提升档案数字化建设成效。

4 结束语

综上所述，数字化档案建设已然成为推动企事业单位现代化发展的必要举措。所以，需正确认知数字化档案建设的价值与作用，并在此基础上挖掘出阻碍数字化发展的问题，结合对相关措施的实施来进一步推动数字化档案建设的深化，为档案管理工作的全面发展提供支撑。