高校档案信息化及数字化档案室建设研究

徐微微

(吉林化工学院 团委，吉林 吉林 132022)

信息技术渗透于社会活动的各个方面，而档案作为记录人们生活轨迹的信息载体，理应跟随信息技术的脚步让自己走上信息化的进程。建设数字化档案室，推进高校档案信息化，能够实现教学、科研、管理和生活的一体化，最终实现高校教育教学的全面信息化。以此，才能够不断完成高校的公共服务体系。

一、高校档案信息化及数字化档案室建设的价值分析

将高校档案管理信息化，建设数字化档案室，能够让档案管理更加规范和标准。随着高校招生人数的不断扩大，档案室档案的馆藏数量也不断增加。久而久之，现行的档案管理储存空间不够，那么只能借助数字化档案室来缓解这种压力。以信息技术为主的档案信息化已经逐步引入高校的档案管理中，它能够高效地生成档案，实现对档案的鉴定、整理和有效利用[1]。档案的信息化使得整个档案管理的流程都更加的科学化、规范化以及专业化，并且还能够将档案信息的资源进行有效开发，以此实现档案的有效管理。

高校档案的信息化以及数字化档案室的建设是对档案管理方式的创新和升级，它能够让档案方面的服务更加的方便、快捷，也能够实现资源的共享[2]。可以说，档案资源是人类社会发展的历史记录，是国家一种原生的、独有的、不可替代的信息资源，也是社会发展过程中不可或缺的一种公共信息资源。特别是对于高校的大学生来说，他们的档案管理是十分重要的，如果管理不当，会对他们今后的发展造成阻碍。所以高校在档案管理中，应该与信息技术进行有机结合，推进高校档案的信息化进程以及数字化档案室的建设，这样才能够充分挖掘出档案信息资源的潜力，最大可能地聚集档案信息数据，实现数据的共享[2]。以此，也能够充分发挥档案信息的经济价值和社会价值，从客观层面来说，档案的信息化管理将是传统档案工作的一个重大变革和创新。

二、高校档案信息化及数字化档案室建设的策略探究

(一) 完善数字化档案室业务流程体系

基于数字化档案室定位，以数字资源为对象，以档案数据为基础，在一体化管理的系统支撑下，应该借助网络环境对档案资源进行精细管理，不断更新档案信息，实现档案的信息化处理。数字化档案室业务流程体系主要包括以下环节。

1.接收：数字化档案室一定要以实体档案馆为基础，建立数字档案的接收平台。这样才能够让档案工作有参照对象，保证管理工作的有序进行；

2.鉴定：对所接收的档案利用信息技术，进行系统地鉴定和分类。针对高校而言，有各种各样的专业，不同的系就应该对应不同的数字化系统。而档案的排列也可以以学号进行，方便以后的查找或调用；

3.储存：关于档案的储存，应该做两手准备，当数字档案储存完毕，那么结构化数据和非结构化数据档案就应该集中储存在实体档案馆；

4.管理：针对数字档案的管理，高校应该分门别类，给予不同的权限管理，进而建立统一的管理平台，防止信息的泄露；

5.安全维护：高校应该加强学校防火墙的升级和优化，防止病毒入侵，导致档案有损。其次，学校还应该围绕实体档案馆建立安全管理系统，实现双重防护；

6.档案编研：高校应该对档案信息进行组织、储存、共享以及创新，尽可能地完善档案管理服务系统，满足客户需求，以此实现高效管理[4-6]。

(二) 注重一体化管理系统的完善

数字档案室是储存和管理档案信息的中心，所以要想推进档案信息化，建设数字化档案室，就一定要完善一体化管理的系统，只有这样，才能够实现数字化档案室的有效建设。对此，高校就应该充分利用先进的科学技术，建立档案信息综合管理系统，分门别类，对其中一些文字、图像、音频、视频等结构化数据和非结构化数据进行数字化的储存和管理。并且还应该利用信息技术，将这些多元化的数据资源进行加工和集成，丰富档案信息资源的有效利用，这样才能够实现档案信息自动化处理和一体化管理。在这个基础上，档案信息才能够实现自动化检索，进行远距离、无障碍的交流与共享，以此，才能够提高档案利用服务能力以及档案现代化管理水平。此外，一体化管理系统还能够实现档案之间的线上调用和储存[7-8]。比如，高校学生在结束高考之后，学校会统一将学生的档案邮寄到报考学校。而高校每一年所招的学生来自五湖四海。收到各个档案之后，学校需要安排大量的人力物力进行整理和记录，最后再进行归档。那么，当学校一体化管理系统得以创建并完善之后，各个高中就可以直接和高校对接，将学生的档案进行云储存，进而实现对档案的线上对接。这样也能够避免一些档案遗失、管理遗漏的问题。

(三) 重视档案信息化人才队伍的建设

数字化档案馆的建设是一项高科技的项目，它需要结合学校本身的实际情况，有针对性地设计一些系统，将整个档案进行信息化处理，进而妥善保管。所以，这需要一些拥有高技术的人才。因此，高校要想建设数字化档案室，就应该引进并培养一批先进的人才，要积极构建一支知识结构合理的档案工作队伍。让他们能够熟悉学校档案管理的基本工作，在此基础上，进行创新升级，确保数字化档案室能够正常运行。对此，学校应该注意以下两个方面。

其一，应该注重提高档案管理人员的政治素养。因为档案管理关乎学生，关乎社会，更关乎国家。所以档案管理人员一定要有较高的政治素养，才能够保证档案工作的正常运行。除此之外，学校还应该加强档案管理人员在应用新技术、新设备以及新方法方面的培训，要给他们定期普及信息技术知识，提高他们掌握和运用现代化技术的技能，提高他们的综合素养[9]。

其二，应该根据数字化档案室建设的情况，不断吸收高素质的现代化管理人才。数字化档案室的建设并非一朝一夕的事情，而是一个不断完善，不断优化的过程。所以学校应该积极引进人才，让他们参与学校的档案室建设，尽可能地将学校的档案管理工作打造成一道亮丽的风景线。在此基础上，这些信息技术人员还可以根据学校发展的需要，开发档案信息化的项目和产品，以此实现档案的有效管理。

(四) 重视档案工作标准化

档案管理工作的标准化是档案信息化的基础，标准化和规范化是数字环境下，档案有序组织和管理的必要条件。所以数字化档案室的建设一定要注重方向的选择。高校可以根据自己的实际发展需求，往国际化、标准化、专业化以及集成化方向发展。比如，很多学校的档案管理其实是比较凌乱的，很多时候需要调用档案都需要寻找很久，或者存档的时候随意找地方存放，这样就对以后档案调用、选取工作造成了很多不必要的麻烦。要想真正实现档案的信息化，就一定要注重档案的现代化管理，要切实符合现代化和信息化的标准，制定要采取统一的标准规范进行管理。比如，在收取档案的时候，相关工作人员就应该对其进行标注。针对学生的档案，就应该在旁边加上这样的标签：“专业”“年级”“学号”“性别”等等，以此，在后面检索和调用的时候，就能够快速寻找到相关的档案。又比如，针对教师档案的管理，相关工作人员应该另行设计一个地方进行存档，将其基本信息做一个标注，进而储存，这样就能够让整个档案信息的管理得以多元化、顺利地储存和应用。通过这样的方法，整个高校的档案信息管理才会更加人性化、系统化、科学化，在一定程度上，还能够减少管理的任务，提高管理效率[10]。

三、结 语

综上所述，高校在档案管理的时候，应该注重信息化和数字化档案室的建设。首先，高校应该明确档案信息化和数字化档案室建设的重要价值，它对于打破传统档案管理的桎梏有着积极作用，也是现代化时代背景下，高校档案管理所需要转型的途径和方向。其次，高校就应该在此基础上，提出一系列的建设意见和策略。比如完善数字化档案室业务流程，注重一体化管理系统的完善，重视档案信息人才队伍的建设以及注重档案工作的标准化。各个高校应该根据自己的实际情况，做有效调整，针对数字化档案室建设中出现的问题，想出解决策略，进而提高管理效率，推进学校档案管理信息化水平。