计算机办公自动化网络构建及策略分析

杨家敏

（长春职业技术学院 吉林 长春 130033）

1 引言

科技改变生活，互联网的发展已然改变了我们的生活，从书信到微信，从逛商场到网络购物，很多我们习以为然的生活方式已经被网络科技所取代。在传统的企事业办公模式中，往往是通过面对面进行纸质化办公，非常耗费人力和时间成本，随着计算机技术的应用，一种全新的自动化办公模式弥补了传统办公不足，两者有机结合极大提升了企事业单位的办公质量和效率。

2 计算机办公自动化的概述

计算机办公自动化是当前信息化社会发展的产物，它是将现代化办公融进计算机网络，形成的一种全新办公形式，其本质是希望通过办公自动化对管理组织结构进行优化，提高企业决策效能。随着社会经济快速发展，企事业单位的办公节奏和效率都有待提高，计算机办公自动化网络的出现，正好契合了企事业单位的发展需求，它的超高速率和超大容量拉升了企事业单位整体管理水准。特别是在文件数据的统一处理上，相比传统人工处理方式的效率要高很多。计算机自动办公在20 世纪50 年代被应用到西方国家诸多企业，直到1985 年才开始在我国全面推广，随着我国计算机信息技术和企业的不断发展，计算机自动化办公系统也经历了不断升级完善，现已被各领域企业广泛应用[1]。

3 计算机办公自动化的特点分析

3.1 对办公数据文件的处理自动化

对于企事业单位的日常办公来说，每天都会有大量数据及文件需要处理，在计算机办公自动化应用之前，传统的办公程序非常烦琐，比如一份日常文件从查看到签收，就涉及到各级层层查阅，在查阅过程中有的层级还会将个人意见添加进原文件中，这种传统文件处理的办公模式，一来花费的时间较长，二来在查阅审查过程中容易对原文件表达的意思产生误解。而计算机办公自动化的应用，有效解决了这两个问题，办公文件通过网络统一传输，在保留原文件的同时，可以清晰标注修改意见，最重要的是可以节省大量时间和人力，极大提高了企事业单位的日常办公效率。在部分企事业单位的自动化办公系统，每位员工都有属于自己的系统账号，便于企事业单位对员工工作进行管理，也有利于责权的划分[2]。

3.2 对企业相关事务的处理自动化

企事业单位的日常运转伴随着各种事务处理，其中包括行政人事事务、秘书事务、督办事务等，这些事务的处理涉及到企事业单位各部门的对接，在传统的办公模式中，往往会因为部分部门员工的外出导致事务处理不够及时。计算机办公自动化网络的构建，能有效提高企事业单位在事务处理上的及时性和准确性，满足了企事业单位高效办公的需求。

3.3 对企业决策审核的处理自动化

一个企事业单位有着层级分明的组织构架，任何一个决策的执行都需要部门主管或者上级领导的审批，这也是企事业单位日常工作中非常重要的部分。在传统办公模式中，决策执行依据是纸质文件，它需要部门主管和上级领导对文件进行仔细审核后签字盖章，这种面对面的审批手续无疑拉长了对接时间，拖慢了整个工作节奏。计算机办公自动化网络的搭建，一方面可以让决策者随时随地通过网络对文件进行审核，不受时间地点的局限；另一方面办公自动化系统可以将待审文件进行初步分析汇总，将一些关键信息直观呈现给决策者，能极大提高企事业单位决策者的决策效率。

4 计算机办公自动化网络构建面临的困境

4.1 对计算机办公自动化网络的认知程度不足

在计算机办公自动化网络应用之前，企事业单位员工已经习惯了传统办公模式，对这种全新的办公方式需要一个认知和接受的过程，在最开始甚至有部分员工对此有些许抵触情绪，企事业单位管理层要做好宣传培训工作，让大家明白计算机办公自动化网络有利于减少工作量、提高工作效率。再就是部分员工认为计算机办公自动化网络，就是对计算机技术和设备的使用，其实不然，它的最终意义在于依托计算机和网络，实现办公事务和决策的效率，只有全员思想认知达成高度统一，才能全面实现计算机办公自动化网络的最大价值。

4.2 对计算机办公自动化网络的安全重视不够

相比传统办公模式，计算机办公自动化网络有着诸多优势，但安全问题已经成为它最明显的短板。黑客和病毒的入侵，已经成为网络安全的最大隐患，计算机办公自动化网络系统的文件安全受到了极大威胁，一些不法分子常常利用网络漏洞将个人隐私和企事业单位内部资料外泄，造成企事业单位及个人的损失。对此，计算机办公自动化网络需要不断升级，以提高网络信息的安全性，除了网络安全技术的提高，还需要对使用自动化办公网络的工作人员安全意识进行提高，充分发挥计算办公自动化网络的加密技术的应用价值，避免因为工作人员安全意识淡薄，造成办公网络的信息安全问题[3]。企事业单位在应用计算机办公自动化网络时，需要投入一定的人力和资金，提升网络安全技术和工作人员的网络安全意识。

4.3 对计算机办公自动化网络的管理制度不全

各企事业单位在计算机办公自动化网络中，会涉及到较多的电子公文，这些电子公文不同于其他文件，它具有法律效力，所以计算机办公自动化系统的运行也要符合法律规范。因此，无论是从法律的角度，还是从企事业单位的信息安全的角度，都亟需构建一套规范的网络管理制度，用来约束计算机办公自动化系统的使用者行为。任何一个使用者在任何一个环节，因为任何原因造成安全漏洞，将对企事业单位内部办公网络造成严重损失，所以，我国在计算机办公自动化全面普及的当下，却没有与之相匹配的健全的管理制度，是计算机办公自动化网络构建过程中面临的难题之一。

5 计算机办公自动化网络构建及策略

构建计算机办公自动化网络是一项长期任务，也是各企事业单位当前面对的紧迫任务，在此过程中，从企事业单位管理层到普通员工，都需要从根本上转变办公观念，提高自身计算机自动化办公操作水平，以适应这一全新的办公模式。针对计算机办公自动化网络的构建，以下提出了5 点参考策略。

5.1 构建企事业单位内部网络

随着计算机网络的普及，传统办公模式已经逐渐被淘汰，为了适应时代进步和企事业单位的发展，实施计算机自动化办公势在必行，为此必须根据各企事业单位自身需求，构建专属的内部网络自动化办公系统，确保企事业单位的数据文件的处理自动化、企事业单位相关事务的处理自动化、企事业单位决策审核的处理自动化。在对内部网络系统进行构建时，可以对自身特点及需求进行梳理整合，有针对性构建，让内部网络办公系统为己所用，真正提高办公效率[4]。

5.2 充分利用分布式框架结构

在对计算机办公自动化网络构建时，各企事业单位应根据自身办公实际需求，充分利用分布式框架结构，确保系统用户与用户之间的良好协同，便于根据企事业单位的层级进行统一管理，这种分布式框架结构还有利于系统内外信息的接收，以及用户对信息的下载、上传、分类、归纳。总之，分布式框架结构可以促进计算机办公信息的自动化存储，提高企事业单位相关信息的管理效率。

5.3 建立足够多的应用服务器

一般的企业计算机办公自动化系统，都会为每一位员工设置单独的用户名和登录账号，这是为了提升办公系统的安全性能，也是为了便于明确员工的职责范围，有利于企事业单位进行管理。但设置这么多的登录账号，就需要建立足够多的应用服务器来保障系统的正常运转，所以在对计算机办公自动化网络的构建过程中，要针对每个企业的实际需求建立足够多的应用服务器，保障大家在使用计算机网络系统办公时不出现故障。

5.4 加强系统维护管理的力度

构建计算机办公自动化网络后，要加强整个系统的维护来保障办公信息资料的安全，而所有网络系统的安全运行都离不开防火墙的保护，所以在对系统的维护过程中需要建立信息存储数据库。企事业单位的数据文件和信息资源，在强有力的维护下得到了完整的保存，数据库的建立还能有效预防黑客和病毒对系统的入侵，对整个办公自动化网络的安全都是一种实时保护。

5.5 提高员工网络办公的水平

随着计算机办公自动化网络的普及与发展，企事业单位的办公效率有了大幅提升，但不论是多么前沿的计算机技术和先进的自动化，都不能实现完全的自动化，整个办公系统的运行还是需要有专人监管[5]。想要发挥计算机办公自动化网络的最大效能，必须提高系统管理人员和使用人员的技能水准，伴随系统越来越自动化，对人员的技能和综合素养要求越来越高，只有全方面提高企事业员工的自动化操作技能和管理水平，才能最大程度降低网络安全故障的发生，从而提高计算机办公自动化网络的安全性能，以及企事业单位的办公效率。

6 结语

随着互联网技术的不断发展，计算机办公自动化网络的构建也在不断普及完善，被应用的领域越来越广泛，特别针对一些需要处理较多日常事务的企事业单位，计算机办公自动化系统的应用，有效解决了人力成本居高不下的问题，以此同时还极大提升了办公效率，实现了企业内部人员的协作、内外部信息资源的归类共享，为大家提供了一个良好的办公环境，推动企事业单位的高效运转，促进我国经济的稳定增长。