信息化档案管理模式在档案管理中的作用研讨

王 浩，宋 青

（山东省济宁市微山县档案馆 山东 济宁 277600）

1 引言

档案工作是一项管理档案或者为社会实践服务提供档案信息的业务系统，其与社会生产生活、人类社会共同发展。伴随着人类社会文明程度逐渐提高，档案工作所发挥的作用和价值愈发凸显。当前已经进入到信息化稳定时期，档案信息化建设已经成为现代档案管理建设的重要组成部分，有效实现了档案管理效率的加快以及档案管理质量的提升。

2 现代档案信息化管理模式中存在的问题

2.1 数字化管理的安全性有待提高

一方面利用信息技术能够实现档案信息与其载体的分离，从而将档案信息录入到信息系统内，提升档案信息的深度与使用范围，充分发挥档案信息的使用价值。另一方面档案数字化管理的安全性问题有待关注，快速便捷的网络服务也为电子档案的管理提供一定的难度。当前对于电子档案的保护仅仅是对用户名与密码的安全性能进行一次防护，一旦出现密码泄露等情况，极有可能会影响到电子档案的安全性。此外，档案的安全防护工作与档案管理的制度化建设密不可分。尽管如此，部分单位仍然没有建立起一套完善的档案管理制度，使得计算机网络非法运行、档案被非法窃取的问题得不到妥善解决，在部分档案信息丢失后，档案追踪工作并没有建立起来，致使档案数字管理工作的安全问题仍然停在表面，无法得到有力解决[1]。

2.2 数字化管理人员的工作素养有待提高

档案管理工作人员是档案管理工作的有力实施者，也是档案管理工作中最活跃的因素，其综合素养对于档案管理工作的整体质量有着重要影响。在信息化环境中，格外要求档案管理人员具备一定的信息化操作技术，能够运用自动化软件处理档案资料。但就目前情况而言，部分工作人员仍然会依照自己原有的经验而不是档案管理制度进行操作，导致档案管理的随意性比较大，管理比较混乱，并最终使得档案信息的录入并不完整。

3 强化信息化档案管理模式

3.1 提高信息化档案管理模式的安全性

强化档案数字化安全管理，提高档案管理人员的操作能力是重中之重。通过定期培训等方式，提高其信息化技术的运用能力和信息化技术素养，强化工作人员应用问题和处理问题的能力。如果工作人员没有做好安全防范工作，极有可能给档案管理工作带来安全问题。此外在信息化管理过程中还会出现由于工作人员操作不当因而造成信息泄露或者丢失。为了避免相应损失，需要将确保信息安全纳入到档案管理制度当中，确保工作人员的规范化操作，确保每个人都能够认真对待档案管理工作，注意档案信息使用过程中的操作安全，建立防范意识、构建完善的管理体系。

强化档案数字化安全管理，需要建立档案安全保障体系。电子档案无论是进行归档还是使用，都需要在网络系统中进行操作，因而数字化档案对于计算机设备的依赖性比较强。而计算机网络是一个开放的空间，具有公共性与分享性，在给用户提供便利的同时，也增加了不法分子借助网络窃取档案信息的机会。因此需要健全并完善网络安全保障体系，例如对电子档案进行加密处理、设置访问权限以及身份认证，服务器还需要定期修补补丁以及更新系统配置，防止非法入侵者窃取机密信息[2]。

3.2 提高档案管理人员综合素养

强化宣传培训，优化管理人员专业结构。档案工作能够健康稳定发展与信息技术的突飞猛进密不可分，使得信息化档案管理模式中问题层出不穷。这就需要档案管理工作人员具备一定的工作素养，通过加强档案管理人员的业务水平和综合素质，实现处理方式和处理能力的进步。为此，需要做好档案管理人员的在职培训工作，以资格培训与继续教育为重点，同时还需要激发工作人员的工作积极性，引导其充分发挥自身能动性，主动进行知识更新与结构优化，强化工作人员队伍的专业化水平，建立一支复合型多层次高素质的专业队伍[3]。

提高素养需要进行经验交流。经验交流是各个行业都需要开展的学习活动，在此过程中参与人员之间可以相互学习、取长补短。档案管理人员可以开展部门与部门、区域与区域之间的交流学习活动，借鉴他人档案管理的新技术与新方法以及档案资源转化的经验，从而提高工作人员发现问题、解决问题、总结经验的能力。此外，通过交流学习，能够帮助档案管理工作人员将工作总结的感性经验理论化，并且将交流过程中学习到的经验运用到信息化档案管理模式当中，提高信息处理的效率与质量。

4 结语

综上所述，档案信息化建设是档案管理工作的重要组成部分，涉及内容多、涉及时间长，要求档案管理人员参与其中进行详细管理与处理。同时管理人员的管理意识、管理模式、管理设施以及档案管理人员的工作水平都对档案管理有一定影响。为此，档案管理人员逐步完善档案管理信息，实现信息的科学化、系统化转变，方便档案的查找与利用，充分发挥档案的价值。