卫生事业单位干部人事档案专项审核问题及对策建议

祁丽，谭利红

国家卫生健康委职业安全卫生研究中心，北京 102308

干部人事档案是各级党委（党组）和组织人事等有关部门在党的组织建设、干部人事管理、人才服务等工作中形成，反映干部个人政治品质、道德品行、思想认识、学习工作经历、专业素养、工作作风、工作实绩、廉洁自律、遵纪守法以及家庭状况、社会关系等情况的历史记录材料[1]。自2018 年《干部人事档案工作条例》印发以来,各级卫生事业单位对干部人事档案的管理工作愈加重视并逐步规范。对于单位来说，人事档案信息中包含了干部职工的人员信息，是组织部门甄选干部和专业技术人才的重要依据；也是澄清问题、维护职工权益的可信凭证。专项审核在人事档案工作中的重点内容，主要是为了审查干部的个人信息，避免出现浑水摸鱼问题。如人事档案审核不够精准，导致出现“三龄两历一身份”等信息的涂改伪造问题而未被发现，选择了不符合要求的人才则会破坏干部队伍的纯洁性，威胁到单位事业的稳定发展。对此，党中央提出从严管理干部的要求，下决心整治干部人事档案管理工作中的不正之风，要求事业单位配合做好干部人事档案专项审核工作，保证制度内部的人员公正，资料真实。目前来看，这项工作还存在一些问题需要积极调整和解决的，保证专审工作的顺利开展。

1 卫生事业单位干部人事档案的重要性

干部人事档案是记录干部个人信息的文件资料，包括对干部个体工作态度、业务能力、实际表现等的记录，覆盖了干部成长经历的全面信息，是对干部了解和考察的重要依据。作为卫生事业单位的核心资源，人事档案关系到卫生事业单位人才队伍的建设，如专业技术人员的培养、职务职称晋级、绩效考核、奖惩落实等操作。对组织人事部门来说，人事档案是审核干部“三龄两历一身份”的主要依据，审核过程中可以明确干部的品行、职业素质等，所以人事档案又可作为考察和了解干部的重要依据，是卫生事业单位进行人才开发的关键资源。档案中的信息具有真实可追溯性，如果在单位工作过程中，干部的个人利益受到损害，可以借此作为依据向有关单位进行反馈，以维护干部职工的合法权益。

2 开展档案专项审核工作的重大意义

2.1 落实从严治党的必要手段

党要管党，关键是要管好干部。干部管理离不开人事档案的支持，档案记录着干部的基本信息与成长经历，能够为干部选拔与任用提供凭证与依据，同时也是衡量干部“德”的重要依据[2]。通过专项审核，规范、完善档案内容，及时发现档案材料中不完整、字迹涂改和内容存在不实可能性的问题，并及时作出组织处理，有利于有效地降低获取虚假信息的概率，充分体现干部人事工作的公正性。对不断净化卫生事业单位人才队伍、营造风清气正的用人氛围起到关键作用，督促干部职工始终保持实事求是的精神。

2.2 推动卫生事业单位人才开发

人才是卫生事业单位提升自身竞争力的关键，加强人才队伍建设，充分发挥人力资源优势，是卫生事业单位各项管理工作的核心。卫生事业单位的干部结构比较复杂，包括专业技术科学研究人员、医务人员，管理人员及后勤职工等，干部职工承担着各自不同的工作任务与职责，负责维护单位的正常运转，为群众提供高水平的基础公共卫生服务。同时，单位承担着干部职工的培训与能力提升职责，助力人才成长，提升人才核心竞争力。那么，则需要落实人力资源开发工作。人力资源开发需要建立在对每位干部职工信息了解的基础上，专项审核可以通过掌握档案中真实有效的干部基本信息，发掘人才潜力，调动人才积极性，发挥其劳动价值，最大限度实现个人价值及对单位事业的贡献，最终达成干部个人与单位共同发展的目标。

2.3 加强对干部人事管理工作的科学监督

干部人事档案是卫生事业单位各类档案的重点组成部分，也是对人事管理工作进行有效检查及监督的途径之一。当前，部分卫生事业单位仍未充分认识到人事档案管理的重大意义，出现了临时应付、管理松懈等情况，导致出现人事档案管理规范化程度差、资料不完整、人事档案查借阅无相应手续等突出问题。通过开展专项审核工作，对各单位进行一次“档案大体检”，督促解决现存问题，对干部人事档案管理工作的开展起到检查和监督作用，不断提高干部人事管理工作质量。

3 卫生事业单位干部人事档案专项审核中存在的问题

3.1 档案材料不完整

《干部档案工作条例规定》对干部人事档案十大类归档内容作出了明确规定。在该次专项审核工作中发现，当前面临的最大难题便是人事档案材料不完整。从组织层面看，相关的用人单位及组织部门尚未严格遵循国家出台的干部人事档案管理文件的要求，填写相关表格并及时归档[3]。比如常出现干部职工原单位或现单位未根据国家出台的工资调整文件精神制作《工资变动审批表》，或未按时制作《转正定级表》等材料并未及时归档，给专项审核工作增加了一定难度，降低了工作效率。再如作为档案审核重点的学历学位材料，由于学校设置的学历学位材料形式各有不同，审核中发现，一些干部职工学籍档案中缺少本科《入学登记表》《毕业生登记表》及硕士研究生、博士研究生的答辩相关资料，但因时间已较久远，有的学校已撤销、有的学校已被他校合并等，补充档案材料难度非常大。从个人层面看，因绝大多数干部职工缺乏健全的人事档案意识，故出现了个人进修学习深造、资格资历及重要奖惩等材料的缺失。审核工作中还发现，个别民主党派干部的档案中，并无加入党派的相关证明或材料。

3.2 信息填写缺乏一致性

专项审核工作中发现，干部人事档案还存在“三龄两历一身份”等基本信息记载不一致的情况。“三龄”指的是干部职工的年龄、工龄、党龄，“两历”则指的是学历学位、工作经历，“一身份”指的是干部身份。作为卫生事业单位干部人事档案中的基础信息及关键依据，“三龄两历”的确认工作也是该次专项审核工作的重中之重，它对于干部的选拔任用、专业技术资格申报、岗位聘任等许多方面均具有关键作用。在审核档案时，部分干部职工出现了在不同档案材料中所填写的“三龄两历”信息不一致的问题。如人事档案中出现多个日期，其中有些日期与身份证及户口簿记载不一致。特别是年纪稍长的干部，因涉及出生时公历及农历时间差异，导致档案材料中形成时间较早的材料体现为农历出生日期，形成时间较晚的材料则体现为公历出生日期， 记载不一致。另外还出现一些干部职工学历信息记载不一致。

3.3 材料填写不够规范

干部人事档案管理是一项详细、内容复杂的工作[4]，有严格的形式、归档等要求，在卫生事业单位开展专项审核的工作过程中，档案材料不规范的问题比较常见。个别干部的档案信息中，本人没有按照填写要求进行书写，填写内容不规范、格式不正确。如《干部履历表》填写本人参加工作时间时，只填写年份，直接忽略了月份；或者字迹模糊潦草，甚至有涂改痕迹，导致审核人员理解错误，此外也一定程度上影响了干部人事档案的真实性。部分卫生事业单位的组织人事部门在编制干部档案材料时，体现出工作不够严谨的问题。如某些表格中时间应填写至“日”，但实际填写至“月”；或制作《工资变动审批表》时，只注明职工岗位等级，而不写明为“管理岗”还是“专业技术岗”，信息模糊不明确，导致后续进行的审核与批复工作存在较多疑问，影响审核工作进度。

3.4 组织重视程度不高

受传统人事档案被动管理的思维模式制约[5]，长期以来，人事档案管理常常被认为是不太重要的工作。组织人事部门往往因工作繁忙，部门工作重点很少向档案管理工作倾斜。在卫生事业单位的人事档案管理工作中，同样存在着对干部人事档案专项审核工作重视程度不够高、认识不够到位的现象。日常工作中，淡化、弱化、虚化这项工作，两层皮现象依然比较严重，这种意识偏差导致人事档案管理的实践成效不良，工作落实不到位，制约影响了工作的质量效果，无法保证卫生事业单位人才队伍的积极建设。部分干部人事档案管理人员,对档案管理工作的重要性缺乏必要认知[6]，这为后续的专项审核工作带来了诸多困难。不少卫生事业单位当前仍未按相关要求设置专门档案存放场所、未安排主管人事档案的工作人员、未按照相应的规章制度要求开展人事档案材料的收集、归档、整理等工作，档案管理理念落后，存在不少漏洞。

3.5 人事档案管理队伍建设不足

干部的档案审核工作不是简单的数据对比核实[7]，而是专业性强、严谨度高的专业人事工作。人事档案管理队伍建设不足主要体现为以下两个面：①档案管理人员配备不足，在与多个卫生事业单位的沟通交流中，发现各单位普遍存在档案工作人员配备不足的问题，对于某些职工数>1 000 人的单位，甚至只配备了1 名人事档案工作人员，并且为非专职，严重影响了档案审核工作的进度；②档案管理人员因多为兼职，缺乏档案管理的专业知识及系统的业务知识培训，主动管理档案意识淡薄，往往是依靠老同志的“传、帮、带”进行后续档案管理工作[8]。干部人事档案因其内容信息量巨大而繁杂，需要审核人员具备专业的知识水平，有极强的鉴别能力以及坚持实事求是的精神，才能做到“归档齐全完整、鉴别及分类准确、编排有序”，而目前现状则是多数档案审核人员不具备专业素质及审核技巧，有时容易受到外界环境影响，再加之分配给档案审核的工作时间偏少等不利因素制约，导致专项审核工作效率低下、规范化程度较差，更加无法从干部人事档案中及时发现虚假及伪造信息。

4 卫生事业单位干部人事档案专项审核工作的对策建议

4.1 加强认识，强化档案专审工作的宣传

一方面，卫生事业单位的领导应充分认识人事档案专项审核工作对人才选拔、优化干部队伍的重要性，积极为专项审核提供有利的上层决策引导，为培养优质的卫生事业单位后备干部、优秀专业技术人才创造良好的宏观环境[9]。建议以组织人事部门为核心建立专项审核小组，定期召开会议，对工作中出现的各种问题随时进行分析，及时研判并提出针对性的解决方案。单位依据自身实际尽量配备专职人事档案管理人员，并协助提供相应的办公条件，保障档案保存的安全性；同时，根据国家政策并结合单位特色建立完善的档案管理制度，规范档案查看、借阅、转递等程序。另一方面，组织人事部门应在卫生事业单位内部加强宣传，创新方式方法，积极利用新时期融媒体资源， 扩大宣传的频率以及覆盖面，如单位的微信公众号、官方网站专栏等，也可以采取发放科普宣传材料等方式提高广大干部职工对人事档案及档案专审工作重要性的认识，使全体职工建立起科学的档案意识，认真对待并积极配合完成档案专审工作。

4.2 提升干部档案材料审核工作的规范程度

要树立“对干部负责、对组织负责、对历史负责”的意识,从源头上对人事档案材料的形成、收集范围、归档要求及转递等相关过程制定规范化流程[10]。在干部人事档案的审核过程中，充分结合现有文件及制度要求，仔细审核材料中所包含的档案信息是否存在缺失，填写是否准确、规范。如果在此过程中发现存在材料不完整、填写错误的问题，应尽快采取措施与相关部门及干部职工本人取得联系，及早补充相应材料。建议可根据材料内容和性质不同，分别采取补充收集、原件复制、完善手续等方式进行补充和规范[11]。进行补充及规范的材料原则上需要经手的工作人员签字、注明办理时间，并加盖公章。对经过调查无法找到原始依据材料的或者按照相关政策较难认定的，要本着从严掌握的原则，结合档案内容记载综合研判进行最终确认。对档案材料中存疑的内容要坚持多方面求证考察，比如涉及部分形成时间较早材料的年代性验证，可通过查验材料纸质外观特征、笔迹鉴定等办法，有效鉴别档案材料是否存在虚假的可能性，清晰陈述对比事实并召开会议经集体研究认定，真正做到去伪存真，确保全部档案材料的真实性。

4.3 推动信息化建设，提升数字化水平

卫生事业单位开展人事档案专项审核工作要加强对信息技术的使用，不断创新管理方法和途径。加快建设人事档案信息化管理，合理利用网络平台，对资源信息开发利用，实现信息资源的安全共享[12]。

当前，大部分卫生事业单位人事档案管理仍采用比较传统的工作方法，未及时建立人事档案信息管理系统，进而影响了人事档案专审工作的效率。在科技高速发展的今天，信息技术在各工作领域均得到有效应用，档案信息也可以用电子文件的形式在电脑上存储，这不仅可以增加档案保存的内容，也降低了管理人员的工作量，提高工作效率的同时，降低各类资源成本[13]。建议卫生事业单位籍此档案专审之际，增加资金支持，及时配备相关设备及系统工具，加快人事档案信息平台的建设。从卫生事业单位工作实际出发，着手建设数字化人事档案信息库，打造组织内部统一化的人事档案信息管理系统。充分利用各类媒体终端，及时更新干部信息及档案材料，保持动态管理，干部职工每人一档，使人事档案数据均可通过系统进行查询，保持档案数据、信息的一致性，提高查询效率，避免传统人工查阅档案耗时长、易出错、易损坏材料等问题。同时，在日常工作中加强对数字化档案的利用，与干部职工培训、提职、推优等工作有机结合，通过数据共享体现档案价值。确实做到在思想理念上更新、在手段上创新、在作用发挥上革新，紧跟信息网络迅猛发展的时代步伐[14]，将人事档案专项审核的信息化建设纳入智慧单位的建设内容。

4.4 转变观念，创新档案管理机制

传统人事档案管理机制滞后、过程繁琐，制约了档案管理发展；而当前人事档案工作的新要求，促进了人事档案管理机制向网络化、规范化、社会化的转变[15]。在新时期的背景下，人事档案管理工作较为复杂，并逐渐呈现出新的特点[16]，这更加要求卫生事业单位及时转变传统观念，充分意识到人事档案管理工作的重要性及在单位事业发展中的作用，不断创新档案管理机制。除了加大对人、财、物等多方面的支持，更要认清形势，将人事档案工作及时纳入重要议事日程，提前做好工作规划。同时，要加大对现代化科学技术（如云计算、人工智能）的应用，加快人事档案管理软件的开发利用，提高档案信息存储、检索及监控的效率。另外值得注意的一点是，要积极促进组织人事部门与其他部门的有力配合，只有各部门相互支持，才能信息互补、完善数据，进而形成人事档案管理网络化的有序运行机制。最后，建议在符合档案制度要求及保证档案信息安全的前提下，卫生事业单位可以尝试探索人事档案局域网络的构建工作，将联系较为密切的卫生事业兄弟单位档案管理系统实现互联，科学共享人才的档案资源，切实提高档案信息利用效率，也进一步体现出人事档案的价值所在。

4.5 加强档案管理人才队伍建设

在时代不断发展的背景下，对档案管理人员的专业知识、学习能力及综合素养均提出了很高的要求，加强档案管理人才队伍建设迫在眉睫。从单位角度来讲，首先要保证档案管理人员数量的充足，建立专职的专项审核人才队伍，并确保管理人员对档案工作有丰富的经验，了解专审工作常见的问题及审核技巧；同时在日常工作中要加强对人事档案管理人员的教育与培训，帮助他们了解并掌握档案管理的信息技术，做到对最新的干部人事档案工作政策及管理要求“心中有数”。并且，在信息安全问题频出的现况下，需要特别注重保密意识与责任意识的培训，确保档案管理人员在自身岗位上正确履行职责。另一方面，从管理人员自身来讲，要意识到本职工作的重大意义，提高职业认同感，不断丰富档案管理专业知识及专业技能，快速接受并运用新的管理理念及科学技术[17]，积极探求并解决工作中遇到的“疑难杂症”。同时，要将人事档案专审工作与卫生事业单位人才队伍建设有机结合，为之有效提供信息，提升服务意识和数据管护意识，助力卫生事业发展。

5 结语

综上所述，干部人事档案工作是一项政策性、专业性、服务性很强的工作，也是一项重要的基础性工作。而专项审核工作的及时开展，是卫生事业单位解决人事档案突出问题并进一步规范档案管理的迫切需求，对单位及职工个人均具有重要意义，必须强化认识，保障干部人事档案管理工作有序推进。