探讨信息化技术在医院耗材采购与管理中的应用

龙朝杰 杜昱铿 李杰 龙竹青 湖南省儿童医院物资供应维修部 （湖南 长沙 410007）

内容提要： 随着信息化时代的到来，为了提升医院耗材（本文所有的耗材主要是指医用耗材）采购与管理的规范性、科学性，在医院耗材采购流程上不断规范，采购周期得到缩短，使得医院耗材管理难度得到降低，促进医院耗材管理水平的提升，需要加强信息化技术的应用。因此，本文首先对目前医院的耗材采购与管理现状进行了概述；其次对医院耗材采购与管理中的信息化应用思路和目标进行了分析；再次以某医院耗材采购与管理系统为例，对其在医院耗材采购与管理中的应用要点进行了梳理；最后对全文进行了总结。

在医院耗材采购与管理中，信息化技术的应用离不开医院耗材采购与管理系统的支持，这就需要医院加强对系统数据库的构建，及时地收集和整理医院使用所需的各种耗材的相关信息，比如耗材品类、供应商和生产商的信息，从而更好地对医院所需的耗材产品及其供应商以及生产厂家的资质等核心事项实施动态管理，从而使得医院耗材在申报和采购以及使用等方面变得更加规范与标准，满足医院耗材使用信息的分类查询和物流溯源以及质量监测和数据分析统计的需要，优化医院对耗材的采购与使用管理水平[1]。

1.目前医院的耗材采购与管理现状

医院在开展医疗服务过程中，采购的内容主要有药品和医用耗材以及大型的医疗设备。在这三种采购内容中，由于药品和大型医疗设备采购由政府主导采购平台开展，且在多年发展的过程中，目前较为标准和完善，且在使用管理方面与医院现有的HIS系统能实现无缝对接，但是在医院耗材采购与管理中还面临以下问题：①医院耗材的品种较多，且存在较大的价格差异；②具有较强的专科特色，且供货渠道的整合难度较大；③行政主管部门所建立采购平台尚未完善，在缺乏参考依据上较为缺乏；④使用管理难以与医院现有的HIS系统机械有效的衔接。因此，需要医院加强医院耗材信息管理系统的建设，切实加强现代信息技术的应用，才能在降低管理难度的同时促进管理质量的提升，同时还能将采购周期缩短。

医院耗材采购与管理在现代临床医学中有着十分重要的作用，为适应当前信息化发展的趋势，传统的医院耗材管理的弊端正在不断的体现出来，尤其是医院耗材的品种较为繁杂，且项目较为零散，在分类时没有统一的标准，且管理环节较多，在出入库时较为繁琐，以及工作量较大等，使得管理工作的难度较大。

医院耗材管理主要是对耗材的品种和供应商和生产商以及实际使用等环节进行管理，但是不同的管理对象有着多种不同的属性在产品及其供应商以及生产商资质管理方面，都是以人工操作为主，容易发生资质过期而难以发现的问题。因此，越来越多的医院开始应用标准化管理软件来采购和管理耗材，比如为了提升医院的耗材采购与管理水平，为医院提供安全使用与成本核算等方面的决策信息，可以采用标准化的管理软件，使得医院耗材的购买计划和采购以及验收与出入库与使用和售后服务和质量跟踪等环节需要遵循的操作步骤与注意事项进行固定，从而达到高效管理医院耗材采购与使用的目的。

2.医院耗材采购与管理中的信息化应用思路和目标

随着信息化时代的到来，信息化技术在医院耗材采购与管理中的应用已成为主要发展趋势，因此，需要在信息化技术应用过程中，紧密结合本身的实际，切实注重应用思路和目标的明确。就医院耗材采购与管理而言，在应用信息管理系统时，首先要构建完善的医院耗材数据库，这样不仅能对各种信息进行分类查询，而且还能进行物流溯源和质量监测，并通过对数据进行分析和统计，从而动态管理耗材采购与管理的每个环节，尤其是要能对耗材具有到期预警的功能，预防出现过期耗材流入医院，预防资质不达标的供应商和生产商与医院有往来业务。而在此基础上，当各部门在新申报产品时，会提示同类产品在院内的使用情况，预防由于不同部门申报同类产品导致重复采购问题的出现，并全面细致地对医院目前的耗材进行全面分析，这样才能对不同部门中使用的耗材实施动态管理，在信息共享的过程中节约大量的人力与时间成本。

3.医院耗材采购与管理系统的应用分析

为满足医院耗材采购与管理的需要，某三甲医院自主设计研发了一套医院耗材管理系统。该系统下共包含7个模块，每个模块的功能不同，具体功能有：基础模块、发票管理模块、合同管理模块、公司资质管理模块、新产品申报管理模块、常规申报模块、采购数据分析模块。旨在利用系统对采购信息进行整合，对采购流程予以规范，使得工作效率得到提升，确保医疗质量与安全，以最大限度的节约时间、人力、采购三个方面的成本。以下对这7个子模块在医院耗材采购与管理中的应用展开分析。

3.1 基础模块

这一模块在整个医院耗材采购与管理中属于基础模块，为其他子模块的实施具有基础作用，在实际应用中，主要是确保整个系统信息的安全，以及达到隐私保护的目的，同时对用户登陆与授权进行管理，并结合不同级别的授权，系统可以给不同的用户提供相应的登陆界面与功能。比如系统管理员，对每个模块都有操作的权限，而发票管理人员，只能接入发票管理模块。同时，在基础模块中，用户可以登录和退出系统以及修改密码，同时管理员还能重置系统，也可以添加有关部门和产地以及医疗产地编码等方面的信息[2]。

而就其具体的应用而言，系统用户、操作人从管理员中申请获取用户名与密码，管理员在审核后生成新用户，审核主要是对用户的资质作为重点，并结合审核的资质赋予相应的权限。用户在获取用户名与密码之后，就能利用系统登录窗口进入系统，并且用户的授权不同，每个用户群体只能在所授权范围内对系统的相关功能进行操作，但是用户为确保账户的安全，均具有修改初始密码的权限。

3.2 发票管理模块

这一模块主要是对发票流入与流出过程进行管理，将医用耗材供应商的发票进行集中管理，从而为浏览和处理以及查询提供便利。第一，在录入发票时，主要是将以下信息录入：①录入日期；②申报部门；③厂家（商家）信息；④发票信息；⑤品规明晰；⑥库存信息；⑦原发票扫描件。当这些信息录入之后，该模块会对录入发票自动生成发票编号，便于发票识别与录入以及签出与查询，同时院内也可以查询产品的规格。第二，在发票签出时，发票签出主要是对确认已经采购物品的应签发票进行签出确认与发票移交，管理员能查看所有应签出发票的清单或列表，也可以单个或者批量将发票签出，当发表存在问题或不合格时，则能将其召回并针对性的进行处理，用户则能结合发票内容而自动生成和打印纸质报销单据。第三，在发票查询时，发票查询时，主要支持用户对发票的相关信息进行查询，比如对发票的号码、供货公司与序号和入库科室等，对单张、多张发票实施精确或模糊查询，而在签出查询时，则能结合日期，对特定日期所签出发票列表进行查询，在单位时间内统计采购金额。第四，在查询产品规格方面，主要可以查询使用单位的内部与外部品名的对照，也能统计品种规格查询供货商。

而就其具体的应用而言，在实际应用中，主要是发票录入人员按照纸质发票，把发票内容录入这一模块之中，每张发票的内容在完成录入之后，系统会生成相应的序列号，最后把信息保存到数据库。而具有发票签出权限的管理员可以从自己所在的发票界面列表中对发票信息进行查看，也可以单个或者批量地将发票进行签出或者召回处理。当用户具有发票查询资格时，就能在这一模块中对单个或者批量的发票信息予以搜索、查看、统计并分析。

3.3 合同管理模块

这一模块在医院耗材采购与管理中，主要具有以下作用，也是信息化技术应用的重要体现。第一，这一模块可以对医院的各种合同进行集中管理，所有合同都会链入网络，这样就能为有关责任人在浏览和查询以及编辑等方面提供便利；第二，因为与该三甲医院合作的厂商较多，所以合同的数量较大，而且在合同签订时间与有效期等方面也存在不同的差异，所以在尚未使用该系统之前，在有效管理合同的截止日期和及时续签合约是该医院耗材采购部门所面临的重难点所在。所以利用这一模块，对合同过期和营业资格证的有效期具有提醒的功能，通过不同的颜色代码，用绿色标注未过期合同，黄色标注即将过期的合同，用红色标注已经过期且不能进货的合同，这样就能及时而又直观地提醒相关人员对合同及时处理，以确保物资使用安全。

而就其具体的应用而言，在实际应用中，主要是由合同录入人员按照纸质合同录入以下合同信息：①合同编号；②所涉产品信息；③使用科室的基本信息；④供货商、生产厂家的信息；⑤联系人的信息；⑥合同的日期与金额。当合同录入完毕之后，该模块会把合同生成相应的序列号，再录入数据库之中。具有合同查询权限的人员，能登录自身的界面，并对合同信息进行搜索和查看与修改。而在应用到期预警功能时，可以结合颜色代码提示，及时地掌握合同到期的日期，再通过设定条件，对即将或者已到期合同进行搜索，与供货商或厂家续签合同之后，及时地把新签订的合同内容与起止日期及时地录入合同管理模块之中。

3.4 公司资质管理模块

这一模块的作用主要有以下几点：在对公司资质管理时，主要是对公司资质进行存档和审核以及查询与资质到期管理。其中，就资质存档而言，主要是将公司的营业制造和税务登记证与组织机构代码证等进行存档，营业制造则是利用系统与互联网连接后登录国家机构网站进行验证，此外，还要对公司间的授权委托关系和证明材料，比如委托人和被委托人以及委托内容和期限等信息进行存档。就资质审核而言，在实际使用中，采购部门应对公司资质、授权资料做好浏览和修改、审核与归档、更新与锁定等方面的操作[3]。就资质查询而言，主要就是对公司的营业制造和税务登记证与授权期限等是否到期、快到期等进行查询；就资质到期管理而言，主要是采用颜色代码，视觉化的将公司的审核状态（未通过、等待审核、正在审核、通过审核）标示出来，同时还能对审核通过的公司所供应的相关耗材信息导入，再将耗材信息导入系统数据库之中，为查询和系统内申报提供便利。

而就其具体的应用而言，在实际应用中，主要是由公司的销售人员把公司资质证明信息和公司代理与授权信息以及原件扫描件及时地输入系统之中，这样系统管理员就能对公司资质进行查询和审核，当公司资质审核通过后，系统将其自动表示成绿色，当资质到期和公司名称发生变更时，管理员可以对公司信息和资质信息以及授权信息进行编辑与修改。

3.5 新产品申报管理模块

这一模块的作用主要是在医院内部科室对新耗材采购申报提供支持。其中，使用科室结合本科室需求，以申请单、网络递交耗材采购申请表单，做好基本信息和申报理由的填写，并附上相关申购资料。采购部门则是按照申报环节中审核部门的意见，调查和审核申购资料后，提出相关意见，以征求上级的意见。当申请审批合格之后，采购部门把采购信息发布到互联网进行公示，并邀约有关商家开展竞争性议价，经过审议后得到最佳供货商。在此之后，这一产品供货申请就能从常规申报模块中执行即可，且所有流程与步骤的时间节点全部通过系统来记录，便于查询、浏览和统计，同时还能通过互联网进行远程申报与在线审核。

3.6 常规申报模块

这一模块的作用是将审核通过的耗材采购进行申购，每个科室结合实际需求往采购部门提交采购申请，采购部门则根据产品规格，对申购资料进行浏览和审核，在上级同意之后，安排供货公司执行采购，也能在互联网进行远程申报与在线审核。

3.7 采购数据分析模块

这一模块主要是分析系统数据库内的各种采购与使用信息，利用大数据进行分析和处理后，为医院的管理决策提供支持。

4.结语

综上所述，信息化时代的到来，需要医院在耗材采购与管理中加强信息技术的应用，紧密结合自身加强采购与管理信息系统的开发和应用，以不断降低采购成本，提升管理水平，达到降本增效的目的。