发挥设备专业化优势探索项目建设设备综合管理标准化工作

梅绍南

（中国石油化工股份有限公司镇海炼化分公司，浙江宁波315207）

关键字：设备 专业化 设备综合管理 标准化 流程

1 项目实施背景及现状

中国石油化工股份有限公司镇海炼化分公司（简称“镇海炼化”）是国内最大的炼化一体企业。公司目前一次原油加工能力为2 300万吨/年，集100万吨/年乙烯能力、4 500万吨/年海运码头吞吐能力及超过390万立方米的罐储能力为一体，构成了“大炼油、大乙烯、大仓储”的产业格局，集中代表了我国炼油化工行业的先进水平。

镇海炼化基地项目管理部（简称“项目部”）主要肩负着公司“十四五”项目的建设重任，包括炼油老区的装置改造和基地炼油化工的新装置扩建。镇海炼化设备专业化管理已形成了以动设备、静设备、电气、仪表等专业化团队为核心，以装置成本中心区域设备管理团队为抓手，最终服务于装置生产的专业化管理模式。从立项、基础设计、设备订货前的技术把关到工程施工环节的专业检查，再到项目中交后的联动试车、投料试车，设备综合管理工作始终贯穿于项目建设之中。如何发挥设备专业化管理的优势，实现管理创新，形成高质量、高效率的设备专业团队，更好地为公司基地项目建设服务，已成为设备综合管理工作的一项重要研究课题。

本文就镇海炼化基地项目的建设，通过对设备和国产化部（简称“设备部”）设备综合管理中的重要节点、现状和存在问题的梳理，结合设备专业化的优势，对设备综合管理工作的标准化进行了探索。

2 项目管理重要节点及现存问题

2.1 项目前期方案、设计审查意见反馈出口不统一

基地项目前期设计文件中（方案、基础设计等）涉及动、静、电、仪等设备专业的内容。公司发展部主要通过文件审查系统对口二级单位下发审查，包括机动部、电气中心、仪表和计量中心以及项目部的设备部，然后由各部门各自向发展部反馈审查意见。但项目部设备部肩负着对项目前期方案、基础设计中所有涉及设备专业的内容进行审查把关的职责。按现行项目前期方案，基础设计的审查分发方式与项目部设备部的职责及设备专业化的理念相悖，中间信息传递环节多，缺少审查意见的最终统筹，大大降低了审查效率，同时也容易造成反馈意见间的矛盾。

2.2 设备技术确认与项目建设之间存在矛盾

2.2.1 原技术交流信息系统中技术交流流程长、效率低

基地项目建设具有效率优先的特点，目前信息系统中的技术交流流程，从询价书下发到最终完成审查后传递给采购部门订货，流转周期效率低下，不符合项目建设高效的要求。在技术交流信息系统中，主审人员容易忽略项目建设网络节点和进度要求，缺少线下沟通欲望，习惯性地使用系统赋予的退回等功能。因此一份询价书常出现发送、退回、再发送、再退回的现象，严重影响后续的设备订货进度。分析问题的关键在于缺少一套适用于项目部实际需求的技术审查流程。

2.2.2 询价书技术确认环节缺少必要的采购方式信息

目前公司设备采购方式主要有3种，即询比价采购、公开招标采购及框架采购。在现行技术交流信息系统的实施中发现，询价书技术确认环节中，缺少该台设备采购方式的信息，导致设备专业主谈拿到询价书的时候，只能靠以往的经验判断该设备所需技术文件的形式。当超出主谈经验范围时，之前确认的技术要求常因不能满足采购要求而被采购部门退回，需重新起草技术文件。既导致重复工作，也增加了设备专业主谈的工作量。分析问题的关键在于技术审查前缺少采购信息前置的环节。

2.2.3 招标技术文件缺少否决项的统筹，导致公开招标设备流标率较高

公开招标设备的技术条件依据是设备专业编制的招标技术文件。设备专业往往从设备的长周期和可靠性角度出发，结合公司生产条件和设备实际运行情况，严格设置供应商准入条件，以保证采购设备符合公司的生产长周期运行要求。因此常会矫枉过正，出现部分不必要或过高的准入高槛，使得公开招标时供应商无法满足技术条件，降低一次招标成功率，造成设备订货工作滞后。分析问题的关键在于缺少招标技术文件否决项设置规范要求。

2.2.4 前期设备技术交流频繁

不同的专业主谈在对同类设备询价书进行审查的过程中，会提出不同的审查意见和技术交流需求。不但增加主谈的工作量，也增加了相关部门的工作，导致工作效率降低。分析问题的关键在于缺少这一类设备的采购框架。

2.2.5 技术文件审查会签方式有待规范

目前项目部技术文件包括询价书、招标技术文件以及技术附件，针对这3类技术文件如何会签的统一规范亟待优化。如技术交流信息系统中线上完成完变更需求的询价书是否还需要线下会签、招标技术文件内是否需要主谈小签、有变更需求的询价书退回是否需要专业负责人审核等一系列问题，常带来因技术文件不满足采购规范而被退单的后果。分析问题的关键在于缺少项目部技术文件会签统一规范要求。

2.2.6 EPC项目的技术文件传递流程缺失

随着项目建设向EPC方向发展，缺少项目管理中技术文件审查、传递流程的明确规范。EPC项目设备采购审查分为A、B、C三大类，A类设备为业主自主采购，B类设备为总包采购但需业主技术审核，C类设备为总包采购无需业主技术审核。其中对于B类设备的技术确认，常出现信息多个出口、多个反馈渠道的情况，造成信息传递的混乱。因此针对EPC项目中B类设备的技术确认、会签以及信息传递，亟需统一的流程规范。

3 管理创新内涵

自公司设备专业推广以来，设备管理立足于专业化和全生命周期两大方向。项目建设设备管理是设备专业化全生命管理中的初始阶段，这一阶段的设备管理特点偏重于设备技术选型、技术把关、技术服务，关系到今后设备运行的本质安全。

因此，要运用设备专业化中主专业为主导、多专业协同的思路，结合信息化运用和管理创新，重新梳理项目前期设备管理流程中的各个节点与设备专业化管理之间的内在联系，把项目建设现有的设备前期管理各环节进行拆分、细化、放大，查找问题内因。以专业化思路为导向，以设备主专业为主导、其他专业相辅助，多部门配合协同，运用方法论并假以信息化的手段，重塑项目部设备前期管理流程，规范工作细节内容，为基地扩建项目设备前期设备综合管理提供一套标准化、科学化的解决方案。

4 主要做法

4.1 遵循设备专业化思路，整合项目前期方案与基础设计审查标准化流程

项目前期方案、基础设计审查涉及动、静、电、仪、水等设备专业的内容，审查的质量关系到项目后期的设计变更数量。项目前期方案、基础设计审查兼具专业复杂性与区域复杂性，往往涉及到多专业的交叉和多区域的重叠，如：新装置建设、老装置改造、单一专业项目改造、跨区域系统性项目改造等。这对专业审查范围提出了审查界面和以谁为主的问题，以确保审查内容不重复、不漏项。为此，根据上述特点规定：老装置改造项目实行以运行部装置工程师为主、同时牵头多专业协同的审查模式，最后由项目部设备部统筹审查意见；新装置建设和跨区域多专业项目实行以项目部设备部专业工程师为主、同时牵头多专业协同的审查模式，最终由项目部设备部统筹审查意见。

此解决方案让专业的人做专业的事，发挥设备专业化优势的同时，提升了各专业之间的协同能力，从根本上避免了以往专业审查缺乏协调性和统筹性的问题，实现装置成本中心工程师与设备专业团队之间的良好互动。从根本上保证了项目建设前期方案与基础设计查审意见的高质量、严肃性、统一性，减少后期设备专业因审查不到位导致诸多设计产生变更的情况。

4.2 全面优化技术审核业务细节，形成技术审核环节标准化流程

4.2.1 优化符合项目建设和设备专业化特点的高效的技术审查业务流程

公司现有一个技术交流信息系统，是线下业务信息化后开发的线上工作流程。该工作流程初衷是为提高工作效率，但事物总是存在两面性，此流程虽使线下跑腿工作得以减少，但也使部分人员忽略了线下沟通。经分析发现，线上最缺少沟通的环节为询价书会签环节。在询价书审核会签时，询价书常遭会签单位退回，一定程度上降低了技术审核的工作效率。针对这一情况，结合项目部项目建设的特点，对技术交流信息系统中的每个环节进行拆解分析，聚集各专业团队的工程师的智慧，形成两种意见。一种认为，为提高效率，仍应维持高效的线上技术审核，所有业务节点全部维持线上。另一种认为，线上流程实际效果不理想，即使加强宣贯也会受具体业务、人员变动等因素影响，而不能真正意义上实现高效流转。结合这两种意见，创造性地提出将争议最大而且最影响效率技术的审核会签环节放在线下，其余审核审批环节仍维持线上操作。这样既充分保证了整体流程的高效性，同时也体现出了主专业牵头、多专业协同的设备专业化核心理念。

4.2.2 采购方式审核前置，明确专业主谈审核技文件时的提供形式

设备专业在对技术文件进行审核时，需要根据该设备的不同采购方式针对性地编制技术文件，这要求设备专业主谈在审核技术文件时需事先知道其采购方式。专业主谈可以根据询价书的内容判断询比价采购或框架采购的设备是否还需要后续签订技术附件、公开招投标的设备是否需要编制招标技术文件。而这一环节的缺失导致主谈不知道后续该编制何种类型的技术文件。经多部门讨论研究后，形成两种方案。第一种方案是设计管理部在上传询价文件时同时上传项目概算，由设备专业主谈根据概算判断今后的采购方式，但这种方案考虑到概算的保密性，同时在采购时有可能将不同项目的同类设备打包采购，会存在单台设备概算没有超过招标金额而不同项目的同类设备打包总价超过招标金额的情况，需要进行公开招投标。设备专业主谈只能针对询价书中所列该设备进行判断，不能从全局采购优化进行判断。第二种方案则是在设备专业审查前，由采购部门综合统筹后，向设备专业提出采购模式建议，专业主谈根据采购总门提出的建议来安排后续设备技术文件的编制形式。分析利弊后，决定采纳第二种方案并后续着手修改该业务的流程制度，完成了信息化的开发工作。

4.2.3 规范招标技术文件要求，提高设备招标一次成功率

随着项目建设不断推进，设备采购工作进入关键阶段。这一阶段的问题是设备招标的一次成功率较低。具体原因主要有：资格审查业绩要求过高、否决项要求不明确且设置不合理、技术文件前后内容不一致、代理商授权要求不明确等。

针对这些问题，加强对设备专业主谈进行招标法、招标文件编制要求的培训；在坚持专业技术条件与严格规范招标技术文件编制的同时，制定统一招标文件否决项标准化的清单。所有招标技术文件都必须附带该清单，使相关人员在审核时可以一目了然。同时要求设备专业主谈掌握市场中潜在供应商的信息，在编制招标技术文件时做到有的放矢。对于退回的招标技术文件，对重新会签做出标准化要求，改变以往较为随意的更改和会签方式，使相关技术文件流转有章可循。另外，还要求专业人员通过参与其他企业评标，更好地了解招标流程、评标原则等，减少因对流程和原则不熟悉而导致废标的情况，有利于项目建设设备采购招标工作的顺利开展。

4.2.4 减少技术交流，多执行框架采购

框架采购与公开招投标相比，特点是采购效率高，省去了“一单一招”繁琐的工作程序，且可以面向框架中的多个供应商进行选择。框架采购的执行能够大大提高设备专业对设备的技术审核效率，减少审核前的技术交流环节以及1台设备编制1份招标技术文件的繁重工作，缩短从出询价到设备采购之间的时间。若要形成设备采购框架，就要发挥设备专业化的专业优势。首先，各专业从自身角度出发，清理出现有的设备采购框架清单，通过以往实施的项目中识别出的同类设备采购频次，列出适合框架采购的设备，如换热器、机泵、仪表设备、电气设备等。设备涉及到动、静、电、仪等多专业，因此由主专业牵头、多专业协调，共同评估设备进行框架采购的可能性、必要性，最后形成各专业新的设备框架采购清单。

增加设备框架后，主谈对设备技术审核时的交流频次明显减少。同时，不同的主谈也不会因对新设备不熟悉而反复提出技术交流需求，只需在订货后期签订技术附件时与供应商进行交流学习即可，不影响设备整体采购进度，总体上提高了前期设备采购的效率。

4.2.5 规范技术文件流程、会签等细节，形成标准化工作模式

首先是技术交流信息系统标准化，对现有矛盾点梳理归纳，提出对现有流程的5个优化点。

1）技术要求分发环节。在主谈环节增加一个勾选功能，即主谈应在对询价书“已完成会签”或“无需会签”两个必选项中进行选择。如对询价书“无需会签”的，应增加项目部设备部领导审核环节；“已完成会签”的，无需项目部设备部领导审核，可直接发送。

2）专业判断环节。专业负责人可根据询价书的专业或质量选择退回询价书节点，即直接退回“专业分发”节点或经项目部设备部领导审批后退回“询价书上传”，以此督促设计院对询价书编制的质量把控。

3）询价书意见审查环节。优化询价书意见审查环节，如果询价书出现内容不齐全、质量问题等情况，专业主谈可执行退回操作，经主管负责人审批后，退回至“询价书上传”节点的发起人。

4）技术要求分发环节。技术交流确认环节中的设计管理人员只有在会议时间明确、且系统时间超过预定会议时间后，才能推送到主谈的技术要求分发环节。避免因其他原因延迟技术交流导致工作节点长期停留在主谈处的矛盾。

5）业务抄送环节。为了进一步体现设备专业化的要求、发挥多专业协同的优势，在流程中增加主谈在审核询价书时的业务抄送功能，使其可抄送任何专业任何人，形成信息对称的良性沟通工作模式。

另一方面，为促进技术审核工作的标准，对技术文件的修改、会签等工作程序进行规范。

1）因招标技术文件或询价书不符合招标要求、流标后需要重新修改及增加招标否决项等原因被退回修改的，按正常渠道退回设计管理部，考虑到效率因素，采购部门在退回的同时发邮件给主谈，说明退回原因。

2）招标技术文件因需要修改或增加否决项而被退回设备部时，各设备专业人员在完成修改后，需重新走招标技术文件审批程序。

3）技术澄清应由招标中心发公司采购部门后再转设备专业团队，设备专业提出技术澄清意见，经项目部设备部领导审核后，签字盖章后交采购部门，再通过采购部门提交招标中心进行公告。

4）为避免在招标时出现询价书与招标技术文件之间技术要求的矛盾，各专业的招标技术文件中必须都附加一项条款：“当询价书与招标技术文件出现矛盾时，以招标技术文件要求为准”。

4.2.6 制定EPC项目技术审核流程标准化

EPC项目在公司的项目建设中已成为一种趋势，但目前缺少对该类型项目的技术审核把关，因此需要着重对B类设备对技术审核环节进行标准化。为避免信息传递混乱，应统一信息传递的渠道出入口，由EPC项目采购部门通过项目部设计管理部下发询价文件，由项目部设备部接收并下发各专业审核确认，相关的审查意见和最终审查文件经审批后均需通过设计管理部反馈EPC单位。

5 结语

对项目部设备前期流程和工作规范的梳理及标准化，使项目设备的管理效率大幅提升。尤其在实施采购方式识别环节前置这一创新举措后，长期困扰专业主谈技术要求编制形式的问题得到合理化解。通过对设备技术审核流程进行优化，从设备前期的技术审核到设备采购的时间间隔从以往的45天缩短到25天左右，为后面的工程施工进一步留出时间。在对招标技术文件的编制规范合理设置否决项的同时，协助采购部门做好招标前的准备工作，事前加强与供应商的摸底交流，充分了解其资质和实力，关注标书售卖情况，使一次招标成功率明显提升。不仅提高采购效率，也降低设备中标价，为项目节省概算。综上所述，可以看到通过将设备专业化和设备综合管理标准化相结合，能够最大程度形成多专业协同的合力，充分提高工作效率，为项目顺利建设保驾护航。