公立医疗机构档案信息化建设研究与实践——基于2018—2020年国内公立医疗机构档案相关文献的研究综述

黄子风

公立医疗机构是我国医疗卫生事业建设的主力军，其档案记录涵盖着我国医护辅助、科研教学、行政后勤等业务工作的全过程。这些档案记录包括文书、人事、财会、基建、设备、科研和病历档案等类型，是我国卫生事业历史沿革和发展全貌的重要历史见证，其中隐含着大量有价值的、对医疗机构开展其他重要工作具有辅助作用的信息资源。提高医疗机构档案信息化开发与利用的程度，有利于全面把握医疗机构业务开展的具体情况，提升医疗机构的服务能力。

本文通过对CNKI收录的2018—2020年我国公立医疗机构档案信息化研究与实践相关文献进行梳理，总结其中关于国内公立医疗机构档案信息化面临的主要问题与解决方案，以期对当前国内医疗机构档案信息化建设工作有一个较全面的认识与把握，为进一步探寻医疗机构档案信息化现存的问题及解决方案、提升医疗机构档案服务能力提供参考。

1 公立医疗机构档案信息化建设面临的主要问题

1.1 档案工作可利用资源不足

档案信息化是档案工作的重要环节。档案信息化建设工作的开展需要相应的场地、设备、人力、资金等资源，但其建设成效在短期内难以呈现，且与需要长期投入资源形成了落差。综合而言，近年国内关于医疗机构档案工作及信息化建设的相关文献认为，影响档案信息化进程的重要因素是档案工作可获得资源不足、管理者不重视而导致的档案工作可利用资源不足[1-2]，指出医疗机构档案信息化需要资源分配者和档案工作者双方面的推动。简而概之，这类观点认为我国公立医疗机构档案工作的资源不足，根本原因在于医疗机构管理者对档案工作的重视不足，且档案自身的价值也未能充分发挥。其论述的基本思路是：档案工作不受领导的重视，导致其可利用资源不足(包括人力、物力、财力)，缺乏能够形成档案工作价值显性化的资源与条件(例如档案信息化的深层次挖掘与规范化管理)，因而档案价值的利用输出难以显性化，进而形成了受重视度更加不足的恶性循环，见图1。

图1 档案信息化可获得资源不足相关研究论述基本思路

这类研究一般通过实证调研的方法论证档案信息化建设的重要性与档案工作可利用资源不足之间的矛盾。如，王佳(2019)[3]利用德尔菲法构建了“医院档案规范化管理指标体系”，其发现，大部分参评专家均认为“档案信息化”是实现医院档案现代化亟待解决的问题，“档案信息化基础工作”在整体规范化管理评价体系的权重达37.5%。然而，赵艳兰(2019)[4]对山西省42家公立医疗机构档案管理现状的调研中发现，其中36家医疗机构(涵盖省级至乡镇级)并无独立建制的档案部门，省级以下的医疗机构均没有应用档案信息化管理软件，医疗机构档案工作意见调查中得到最多的一条意见是“领导重视程度不够”；高海燕(2020)[5]对当前医院档案管理面临情况的SWOT分析结果指出，其劣势(Weakness)为“对档案工作重视不足”及“档案基础设施建设不足”。国内部分的医疗机构仍认为档案工作是一项耗损性工作，为节省预算而压缩档案设备购置支出，拒绝配备专职档案管理人员[6]，导致档案管理混乱，档案在医疗机构运营发展中难以发挥应有的作用。

可见，如何提高公立医疗机构中档案工作的受重视程度，增加档案工作的可获得资源，仍是一个值得持续探讨的问题。

1.2 档案工作人员能力素质参差

近年来研究指出，我国公立医疗机构档案管理人员队伍存在人员队伍专业素养不足、复合型人才匮乏、总体档案意识薄弱、服务理念滞后等问题。具体地，我国公立医疗机构仍有大量档案管理人员属于行政人员兼职或其他临床岗位转任， 缺乏专业的档案理论知识与实践能力[6]，转任后的档案管理人员对新技术和新方法接受能力不足，面对档案信息化只能被动应付[7]，加上医疗机构没有相应的激励考核机制，部分档案管理人员工作态度消极怠慢[8]，导致医疗机构档案工作推进形成困局。

医疗机构档案信息化建设的全面推进，根本上有赖于档案专业人员队伍的建设。档案管理人员专业知识与业务能力的提高，才能更好地进行各方面信息资源整合，只有医疗机构档案产生者与利用者都具有档案意识，档案信息化才能扎实开展，避免档案管理的应付式、短视行为[9]。另一方面，档案管理方法的创新与实践能够加速档案信息化的进程。如，中日友好医院(2019)针对设备档案专门建立档案管理中心，制订了一系列的数字化工作流程[10]；潍坊市中医院(2019)建立了图书档案信息资源中心，实行微机阅读与网络化管理[11]等。然而，档案管理方法的创新与实践仍然需要档案人才队伍作为核心动力，包括创新方法的提出与针对性改进、优秀经验的借鉴、总结与提升。这要求档案管理人员队伍具备运用新技术方法的能力，对档案工作具有前瞻性规划、风险分析及总结提升的能力。

此外，作为公立医疗机构档案管理人员，具备政治道德素养与具备过硬的业务能力同样重要，然而目前医疗机构对于档案管理人员仍未有明确的要求与标准。

1.3 档案信息化建设缺乏统筹

档案信息化是发挥档案信息资源利用价值的重要基础，其主要包括建设标准化、存储数字化和利用网络化三个方面[4]。医疗机构档案信息化不仅需要建设档案信息化平台，还需购置应用配套设备、建立健全档案信息化管理相关制度、促进档案利用便捷化的同时注重安全建设[12]。这一系列要求与目前大量公立医疗机构中档案信息化工作发展迟缓的现实形成了反差。我国部分医疗机构虽然建立或引入了档案信息化管理软件，但由于缺乏统筹性，其难以与其他信息化平台衔接与集成，信息化业务模块各自为政[13]，档案信息化带来的成效难以运用。

这在一定程度上是因为我国医疗机构管理者未能形成对信息化的系统管理理念，且我国仍缺乏既熟悉医疗机构管理实情又懂信息化技术理念的复合型人才[14]。此外，由于档案信息化经费资源不足，我国很多医疗机构仍采用技术落后、成熟度与通用性不足的档案信息化软件[10]，效果事倍功半，甚至阻碍档案信息化发展。医疗机构档案信息化建设的目标应该包括数字档案室的建设、各类档案信息资源的整合与促进档案工作信息化与医院整体信息化建设的融合[15]。然而，各医疗机构之间档案信息标准化情况参差，鲜有广泛适用的档案信息化平台可复用，医疗机构档案工作可获得资源不足，复合型人才缺乏，医疗卫生行业整体信息化的深度不足等(见图2)，制约着医疗机构档案信息化的进程。

2 公立医疗机构档案信息化建设解决方案探析

2.1 提高档案信息化的显性价值输出

我国公立医疗机构档案工作可获得资源不足具有客观性，其与档案工作本身的特性有关，一方面档案工作仅是医疗机构的辅助行政业务，另一方面由于档案工作效益输出呈隐性，不易察觉[16]。针对前文所述“管理者重视不足”与“档案自身的价值未充分发挥”两个方面的问题，国内学者提出了两类不同的解决方案。

图2 档案信息化相关研究的主要问题及其基本思路

第一类从档案工作本身入手，通过档案信息化提升对档案的开发与利用程度，促使档案工作带来更大的价值。如，赵艳兰(2019)认为[17]，我国医疗机构档案工作应首先应改变“重保管，轻利用”的习惯，借助信息化技术工具, 研究、筛选、挖掘、开发档案资源, 为用户提供高质量的档案服务。第二类则将医疗机构档案工作与其他工作相结合，寻求机会彰显档案工作的价值。如，马竞(2020)[18]提出将信息化方法与档案文化传承、情感激发等特性紧密结合，进行档案服务模式的创新；姚春燕(2019)[19]将医院综合档案与医院等级评审体系相结合，提出利用档案信息化发挥服务功能，结合需求加强档案的价值挖掘。

这两类方案均通过促进档案工作显现更多的价值输出而使其获得更多的重视。第一类方案提倡将档案工作本身进行显性化，强调利用信息化技术挖掘档案的利用价值，从根本上改变档案工作的服务理念，但其对医疗机构档案管理人员及信息化设施有更高的要求，适合于档案管理部门具备一定的人力与物力资源、需进一步提升档案服务深度的情况；第二类方案提倡将档案工作有意识地参与到其他显性化的工作中，强调发挥档案及其信息化在某些方面的作用，通过结合其他受关注、可获得资源多的工作而获得档案工作的推动力，其可操作性强，效果显著，但结合对象相当有限，难以全面展现档案工作的价值，更适用于档案工作可获取资源不足但拥有强化表面呈弱关联的多资源特定对象的情况。两类方案均要求档案工作与实际需求紧密结合，充分利用现有资源，促进档案工作与医疗机构的其他重要工作保持关联，让档案工作尽可能显现出更多的价值输出，通过获取医疗机构管理者更多的关注与重视，提升档案信息化工作资源获取的可能性。

2.2 建设专业档案人才队伍

近年来国内对公立医疗机构档案管理人才队伍建设相关研究主要包括引入档案专业型人才、对现有档案管理人员的培训、培养医疗机构工作人员档案意识3个层面。引入档案专业型人才方面，档案工作需要既具备档案专业知识与能力与较强的沟通能力，又熟悉计算机技术、信息化和网络技术知识的复合型人才[20]。同时，引才应设置一定的专业学历及职业倾向测评结果要求，引入后医疗机构需落实相应的工作环境与待遇以留住人才[21]。对于现有档案管理人员培训方面，刘蓉晖(2020)[11]认为应从政治道德、专业能力、创新服务理念三个方面进行。除新技术与文化知识外，医疗机构档案管理人员还需要培养健康的身心，以确保能够持续地从事档案工作[22]。另外，医疗机构结合绩效考核机制适当地增加针对档案工作的激励制度，能够更有效地促进档案工作顺利开展[21]。在提升档案人员的积极性、培养医疗机构工作人员档案意识方面，医疗机构可建立明确的权责体系与奖罚机制，对档案人员的行为、状态、效率等方面进行评估，提升人员工作积极性[23]。在实践层面，孝感市中心医院(2019)[24]将档案质量督查标准与部门绩效工资直接挂钩，要求科室兼职档案员接受统一的档案培训，并在各自部门进行知识传递和再培训，全面提高工作人员的档案意识，取得了良好的成效。

适应新时代要求的医疗机构档案管理核心人才应当具备过硬的档案专业能力、职业道德素养与综合知识，熟悉医疗卫生行业特性，具有接纳新技术的开放性与创新力。笔者认为，医疗机构档案管理核心人才所具备的特性，最重要的是其本身对档案理论及档案专业性发自内心的熟稔并遵循，并能够将档案学理论及医疗卫生事业特性在实践中融合、深化与创新。医疗机构对于档案管理人才队伍建设的最终目标应当是建立一支具备职业使命感、专业能力强、知识面广、高信息素质的档案团队[25]。

2.3 促进档案信息化与整体信息规划的融合

目前国内公立医疗机构对于档案信息化平台的建设问题主要有两类解决方案。第一类方案是医疗机构根据自身实际情况，利用新的技术方法建立档案信息化平台。如吴佳怡等(2018)[23]提出的云存储支持下的科研档案管理体系建设方案、刘蓉晖(2020)[11]提出的医院图书档案情报综合信息化服务方案。第二类方案直接引入成熟的档案信息化管理平台。如吉林大学中日联谊医院(2019)[26]引入了带涉密安全技术的人事档案数字化信息管理系统，并在此基础上建立整体化档案信息共享平台。两者比较，第一类方法能够建立更贴合于医疗机构实际情况的档案信息化平台，其扩展性强，对医疗机构档案信息化建设的意义更加显著，但其实施周期长、难度大，需要专业人员的全程参与支持；第二类方法在短期内效果明显，但更多只能引入普适性强的业务信息化管理平台，其往往仅从某一层面着手优化档案工作，对医疗机构本身的工作流程整合要求更高，引入选择不当容易造成“水土不服”，效果适得其反[15]。

无论使用何种方法建立档案信息化平台，均需从实际应用出发，综合考虑信息共享与上下级的衔接问题，并进行一系列的管理流程整合，要完成档案信息化与医疗机构信息一体化深度融合的目标，必须进行档案信息标准化与档案工作流程优化。这并非简单的建设或引入信息化档案管理软件即可实现，而是要求将档案信息化实际融入到医疗机构整体信息化建设规划中。此外，该过程中保障安全性、实现档案服务能力的提升还需要档案管理人员适应档案信息化的新要求，并对新技术与新方法的应用有较深入的思考与认识。

2.4 创新管理方法与档案服务模式

档案信息化是档案工作的重要部分，综合应对医疗机构档案信息化建设的主要问题，仍需要从档案工作整体着手。面对当前公立医疗机构档案工作面临的专业人才匮乏、信息化设备等资源不足的问题，有学者提出通过创新管理方法以缓解管理压力，其中包括档案管理外包、建立档案应用评价体系等。

医疗机构档案外包指医疗机构将较早年度或利用频率低的档案寄存到外包企业中，以便保持医院档案部门具有充分可供利用空间与资源[27]。外包的形式也较多地用于档案工作中的数字化环节，仅将档案的数字化工作作为外包项目进行委托，但目前CNKI数据库中仍鲜有表明医疗机构实施档案数字化外包的成功案例。无可厚非，采用档案外包的形式能够在一定程度上缓解当前医疗机构档案保管维护的资源紧张问题，且能够为医疗机构带来一定的档案信息化开发与利用服务。然而，档案工作并非“一包了事”，面对外包带来的质量管理、成本预算、安全风控、信息传递等一系列问题，作为外包委托方的医疗机构仍处于相对被动的处境，且外包企业的行为规范、人员道德操守、监督执行、服务质量与服务效率等问题，都需要进一步的考量定夺[28]。在目前看来，仅用外包的形式并不能解决公立医疗机构档案信息化建设面临的根本问题，公立医疗机构能否提升档案服务能力，关键在其档案部门的职能是否能向更深层次的档案信息挖掘、档案产品开发及利用方面进行转变。

国家档案局《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》指出[29]，需积极应对新技术、新业态、新模式发展对档案工作的要求和影响，建立基于风险评估的档案管理体系评价模式，创新档案管理理念和管理模式。基于此，有学者创新性地通过建立与应用评价体系对医疗机构档案工作的各方面进行量化评估。如王佳(2019)[3]利用德尔菲法和层次分析法构建了医院档案规范化管理评价体系，一级指标涵盖组织领导、条件保障、档案信息化、档案服务4个方面；宁莉燕等(2019)[30]基于澳新风险管理标准等理论构建了医院档案工作风险管理体系，能够有效促进档案信息化与医院整体信息化建设融合，优化档案管理人才结构。这些评估体系为我国医疗机构档案管理水平及档案服务能力提升提供了参考依据，对公立医疗机构创立开放服务型的档案信息化管理模式提供了指引。

应用先进的管理理念，构建执行科学的评价体系能够有效地促进医疗机构档案工作的开展，但其建立与执行并非一蹴而就的。构建评价体系使用的方法及过程决定着评价体系的科学性，而构建过程中对于评价指标的选择、评价指标的权值分配等问题与体系构建者对医疗机构中档案工作各环节重要性的主观把握直接相关。如利用德尔菲法、专家访谈等方法进行确认指标体系及权值时，专家的代表性对评价体系的科学性具有决定性作用，而专家评分本身也具有主观性成分。在档案管理工作中引入先进理念，或是进一步构建并应用评价体系，档案工作人员在其中的作用举足轻重。在评价标准执行时，医疗机构需要先根据自身档案工作开展的实际情况进行一系列的流程整合，执行过程中涉及的部门人员需具备一定的档案意识及信息素养，档案工作人员自身也需具有一定的信息化技术能力，其中医疗机构管理者的认同与支持必不可少。此外，基于个例公立医疗机构而建立的评价指标能否在其他同类医疗机构中复用，通过现存的研究文献难以得出结论，普适于我国广大公立医疗机构的创新性管理理念与制度仍亟待进一步的探寻与实践。

3 结论

综合2017—2020年国内公立医疗机构档案信息化建设与实践相关研究，可得出以下若干结论：

3.1 我国公立医疗机构档案信息化建设面临的主要问题主要包括3个层面：档案工作可利用资源不足、档案工作人员能力素质参差、档案信息化建设缺乏统筹。这3个层面并非独立存在的，其相互之间层层递进，因果相承。公立医疗机构档案工作的可利用资源影响着档案专业人才队伍建设，而档案信息化人才建设情况决定着档案信息化建设的统筹能力、档案管理方法与实践创新的可能性。

3.2 公立医疗机构中档案工作受管理者的重视程度直接影响着档案工作可获得资源的情况，包括档案工作的开展能否得到充分的人员、场地、设备、资金与执行推动力支持。具体体现为：档案岗位是否由专业人员专职负责、档案工作是否有规范化管理制度、档案的价值能否进一步得到开发等方面，这些方面共同影响着档案信息化建设与人才队伍建设的力度。

3.3 增加公立医疗机构中档案工作的显性价值输出能够在一定程度上促进档案工作更受医疗机构管理者的重视，从而为档案信息化争取更多资源。目前的主要做法是加大档案开发利用程度、促进档案工作与其他工作相结合，前者需要档案管理人员具备一定的知识与管理技能，后者需要寻求特定的结合对象及机会，两者都要求档案工作需要密切结合医疗机构的工作实际。

3.4 档案管理人才队伍的建设主要包括引入档案专业型人才、对现有档案管理人员的培训、培养医疗机构工作人员档案意识三个层面。这三个层面分别针对复合型档案核心人才、档案管理主要工作人员、其他人员三个不同的群体进行开展，其档案专业性建设要求由高到低递减，而培养对象的数量和覆盖面由小到大递增。必要时，医疗机构建设档案人才队伍应辅以一定的激励举措。

作为一项需要长期投入、效益产出难以立竿见影的工作，公立医疗机构档案工作推进信息化建设、人才建设、管理创新仍然处于被动局面。当我国公立医疗机构及整体医疗行业信息化进程发展到一定程度时，医疗机构档案的利用水平能否为开展中心业务提供充分的支撑，档案信息化建设水平将起着决定性作用。推进档案信息化融入医疗行业整体信息化当中，促进档案在各方面业务开展中发挥辅助支持作用，是提升我国公立医疗机构档案服务能力的任务所在，也是我国医疗机构档案工作者的共同奋斗目标。