浅析新形势下水利工程档案管理的创新策略

李文芬

（云南省红河州个旧市北坡水库管理处，云南 个旧 661000）

引言

水利工程档案管理是水利工程基础建设和监督管理的关键环节，水利工程档案是水利工程基础建设中产生的详细的历史时间证据，数千名水利工程工作者的智慧和工作经验，对实践活动、科学研究、成本效益分析、参考等具有关键的使用价值。在科技飞速发展的时期，针对新形势和新的日常任务，如何完成水利工程档案管理从传统方式向现代方式的转变，也是水利工程档案管理面临的一个关键问题。

一、水利工程档案的概念与内涵

水利工程档案是指在水利工程建设项目融资计划、方案设计、进度资料、工程竣工验收、更新改造等全过程中建立的文件和资料。它涵盖了水利工程基础建设的全过程，依托水利工程档案，一方面，可以掌握建设项目的所有条件；另一方面，也可以为今后新建水利工程的完善提供物质支撑点。早在1992年，中国水利部就明确规定，档案是体育运动的记录，具有非常关键的数据使用价值。水利工程档案对水利工程行业的进步具有不可替代的作用，特别是随着国内水利工程科研能力和设计方案能力的不断提高，水利工程档案可能发挥更加关键的作用。如果不能合理保证水利工程档案管理质量，建设项目的基础建设和中后期相关工作进展将无法有效开展[1]。

二、改变水利工程档案管理模式的必要性

水利工程档案管理方式的改变是完成水利工程智能化系统和智能化的必然规定。2018年2月，中国水利部印发《关于加快推进新时代水利现代化建设的指导意见的通知》，明确提出要以智慧水利基础设施为生力军和突破口。推进水利工程智能化。因子信息的内容和各层次的数据信息被立即收集、解析和分析。显然，对改变水利工程档案的存储方式、提高利用率提出了更高的要求。以社会经济发展为支撑点的快速增长纵横比，明确提出广泛运用信息化管理、智能系统、翠绿科技应用和优良装备，武装水利工程领域，进一步提高水利工程自动化、智能化系统和专业化管理能力。水利工程档案管理方式必须进行相应的变革，提高档案信息内容资源共享的高效性，为水利科学管理决策提供数据支撑点。水利工程档案管理方式的转变是完成档案工作自身发展趋势的必然。档案管理是各项工作中的一项关键性和基础性工作[2]。档案资料具有以后工作参考等功能，档案资料的用户必须快速准确地找到资料。传统的纸质化管理方式，查看不便，人工成本高，容易出错，使用不方便，有着便利性和资源无法共享的缺点，远非新时期档案工作推进的必要条件。水利工程行业的不断发展，档案的种类、总数和方式日益增多，对档案的收集、整理、分类、归档、保管和使用全过程提出了新的挑战。以往的档案管理方式已经无法与大量网络资源的信息内容保持一致。代码序列、档案类别、馆藏方式等都需要解决，进行相应的改造，打造全方位的文件资源系统并对外开放。因此，文件的使用，必须努力打造现代化的文件管理方式，并将其融入互联网时代和绿色发展理念。

三、现阶段水利工程档案管理过程中存在的缺陷与不足

1．档案的收集与归档缺乏标准性与规范性

过去，在水利工程的基础设施和进度上，很多建设单位过于注重工程建设的速度和质量，而忽视了档案保管标准的差异。这导致实际档案的收集和归档工作缺乏标准化、规范化，造成档案不全、档案存储混乱。

2．档案管理队伍整体专业性不足

从目前水利工程档案保管的现状来看，许多档案保管人员面临着多项任务或临时性的挑战，因为进行员工的分配和招聘并不是档案保管的主要要求。一方面，档案保管人员缺乏较强的档案保管工作经验，不具备专业的专业技能和专业能力。另一方面，档案员团队的综合能力无法满足管理要求。

3．档案管理制度不完善

尤其是在我国中小水利工程建设的基础设施中，很多建设单位的档案保管规章制度比较简单，可操作性不强。只有一种方式既不能有效提高文件存储的标准化，也不能在水利工程建设中充分利用文件存储的有效性。在一些新建项目中，相关文件资料没有选定的存放位置、文件信息和参考的实用价值不大。不仅耗费人力、物力，也达不到档案管理工作的预期效果。

4．基础建设不足

档案库的核心基础设施建设包括档案库房、信息内容设施等。这种基础设施的建设是档案管理的基础。但是现阶段非常多的水利工程建设单位，还没有开展多方位的档案保管基础设施建设规划，档案保管工作没有得到有效保障。

5．督导工作及档案移交缺乏管理

一方面，我国当今许多水利工程必须建立科学合理的管控体系，完善档案保管的检查监督，增强档案保管的严肃性和规范性；项目出现档案资料过时的问题，不少档案保管人员没有立即完成资料的核对工作，造成档案资料遗漏、丢失等问题。

四、创新水利工程档案管理的有效途径

1．提高对档案管理工作的重视程度

水利部门要提高对水利工程管理办法的重视程度，从根源上充分发挥档案保管工作的优势和作用，塑造积极主动的水利企业形象。新时期，水利工程档案保管负责人要积极转变创新思路，自主创新档案保管工作方式，稳步发展，充分利用网络技术发展趋势优势，推动创新发展。水利工程档案保管，积极表彰和引进优秀管理解决方案，取得优秀的管理经验和成果；同时，水利部门要结合自身具体发展趋势，构建智能化档案管理系统，积极开展和落实档案保管工作，进一步提高水利工程档案保管水平。

2．建立健全完善的档案管理制度

为从根本上提高水利工程档案保管质量，水利部门要严格按照《档案法》，制定规范的水利工程档案保管管理制度，创建技术专业档案室，选拔技术人才。档案信息为人才招聘信息，通过专业人才提高人力资源优化配置的利用率，逐步改善档案仓储企业人员结构，减少人员流动。确立人员工作职责，落实自身具体义务，完善档案保管人员管理，按时开展档案保管工作中的培训、学习和交流，落实水利部门合同、协议、招投标会议管理办法提高档案保管人员的专业能力，确保工作人员将专业技能与档案保管工作的详细实践紧密结合。在档案保管过程中，原材料的施工管理、工业设备文件、地质构造与生态环境有效衔接。划分和整理其他研究站点以供参考文献。同时，水利部门要建立奖惩机制，对表现好的骨干员工实行精神奖励和物质奖励，对违反档案保管管理的人员进行批评和文化教育，鼓励员工参与档案保管工作。此外，水利工程企业必须深入了解我国相关法律法规，在水利工程档案保管全过程中把握社会发展重心，完善和推进各项水利工程建设、水利工程档案保管政策，并严格遵守。相关人员要进一步贯彻落实相关政策，从根本上提高水利工程档案保管的专业技能、规范性和有序性。

3．推动数字化档案建设

新形势下，政府机关事业单位要善于利用现代信息技术辅助文件存储。水利部门《管理条例》工作人员要继续建设自身的知识素养，不断创新纸质文件存储方式，提高文件存储质量，按时邀请互联网专业技术人才到水利部门培训讲座，讲解水利智能文件存储。发挥工程基础设施的优势和作用，积极推进水利工程档案数字化更新改造。水利工程档案本身包括地下水库开发设计历史文献、文献档案、工程征地资料、绿色生态生态环境保护资料等。在创建智能档案资料智能管理系统的基础上，完善档案存储方式，实现水利工程档案资料数字化。在修改工作中，选择PDF方式进行文档存储和管理方式，提高文件管理的安全性和一致性，为实际项目建设提供原材料查询服务。同时，在新增项目资料和文本文件时，可根据智能档案数据智能管理系统，添加新的项目条款，解决了传统档案资料滞后的问题。

4．提高档案管理人员专业素质

档案工作人员作为水利部门档案保存工作的重要组成部分，可以加快自身技术专长和专业技能的提升，提高档案保存的整体水平，推动我国水利工程的发展趋势。新时代，水利部门要根据“互联网技术”阶段的发展，按时对相应技术人员进行培训学习，建设数字化管理素养，提高考核水平，确保档案保管人员能够使信息灵活管理。运行期间的文件存储移动应用程序，以改善文件存储。指导数字化更新改造过程，规范档案保管人员整理、记录、归档行为，杜绝人为因素问题。在系统记录的所有过程中，应按照文件的编号和顺序进行记录，并对所使用的材料进行操作系统的质量检查和批准，以确保文件信息、内容的准确性，保证文件数据的一致性。

5．加强档案移交环节的监督和管理

水利工程文件交接环节一般发生在水利工程验收阶段，此环节最容易出现缺乏文档和混乱的现象，因此，制定这一环节的监管方式十分重要。一般来说，一是针对文件传输环节的特点和管理方案，制定有针对性的文件传输规范，同时制定职责和要求，提高文件传输的严肃性和规范性；二是相关信息正在传递、申请过程中，管理者必须对档案资料进行具体检查，确保档案资料的一致性和准确性，在检查过程中一旦发现问题，必须立即处理。

结语

在水利工程基础设施建设规划和进度不断加快的同时，水利工程档案的作用更加重要，在未来的基础建设工程和水利工程进展中，要充分认识水利工程档案的重要性，详细分析档案保管中遇到的问题，建立科学合理的档案保管管理制度和监督制度，其奖励制度调动了档案管理人员的积极性，增强了档案管理的严肃性和规范性，为提高档案保管标准和水利项目的快速发展奠定了坚实的基础。