网络环境下电子档案管理的优化路径分析

张 静

（辽宁省信息中心，辽宁 沈阳 110032）

引言

档案管理在我国历史上发挥着极其重要的作用，它关乎着我国未来的发展。档案记录着我国各个朝代的历史、记录着中华民族的历史文化渊源。在我国的各个朝代，档案都发挥着极其重要的作用，各个朝代能够通过对前人档案的分析，了解我国国家的历史文化及其政治发展方向，因此，档案管理在国家发展中占据着极其重要的作用。由于我国现代化建设的不断发展、网络技术的不断普及，档案管理与“互联网+”技术相融合，形成了新兴的电子档案管理体系。对电子档案管理工作进行改革，是我国网络现代化发展的必然要求，但是由于当前我国电子档案管理工作发展不成熟，致使我国现代电子档案管理工作仍存在一些问题，对此我们需要正视这些问题，并根据这些问题制定切实可行的实施策略。

一、网络环境下电子档案管理的问题

1．电子信息数据的丢失

由于我国当前网络技术正处于初步发展阶段，因此“互联网+”技术与档案管理相结合形成的电子档案管理体系，仍处在摸索阶段，网络环境下电子档案管理存在电子数据丢失等相关问题。网络的普及便利了人民群众的生活，但是网络同样具有双面性，一方面，它有利于电子档案的管理、方便档案的查询；另一方面，网络处于一个开放的世界，因此，电子档案管理的数据会存在丢失、窃取等问题。如果将档案录入电脑之中，它避免了由于档案纸质保护不当，导致档案损失等问题，但是由于档案录入电脑之中形成了信息数据，因此，其会由于电脑的不断升级、机器设备的老化，出现档案电子数据丢失等相关问题[1]。电子档案数据丢失带来的后果将是不可逆转的，而且电子数据一旦丢失是无法通过互联网技术追回的。

2．电子档案专业管理人员的缺失

由于我国互联网发展起步较晚，网络环境下的电子档案管理专业人员较为缺少。电子档案专业管理人员，不同于普通的档案管理人员，普通的档案管理人员仅仅只需要了解纸质档案的保护流程，每天进行定时定向的检查档案，就能够完成我国档案的管理工作，但是网络环境下的电子档案管理工作需要专业的管理人才，其必须了解现代网络技术的相关应用操作。我国为了保护档案，使得用户更加便利地寻找档案资源，将大多数纸质档案录入网络之中，使得我国现在电子档案管理人员，通过电脑软件应用，进行相关电子档案管理工作。这就需要专业的电子档案管理人员，这种管理人才的培养并不可能在一朝一夕中形成，他需要经历一个漫长的培养阶段，需要我国优先筛选电子档案管理培养人才，然后再进行长期的培训，让他们懂得电子档案管理的重要性，并且学会电子档案管理运用。

3．电子档案管理理念的落后

网络环境下电子档案管理的发展，还存在电子档案管理念的落后及其管理体系的不健全等相关问题。我国传统纸质档案在我国档案发展史上占据主导地位，电子档案是一种新型档案管理方式，其管理理念及其管理体系处在初步发展阶段，但这种发展阶段是一种长期的过程[2]。由于我国现代大部分档案管理人员的管理理念，仍是传统档案管理理念，但是传统档案管理理念，已经无法适应现代电子档案管理要求，这种落后的档案管理理念也无法进一步健全电子档案管理体系。

二、网络环境下电子档案管理的优化路径分析的重要性

1．有利于快速寻找档案资源，提高工作效率

由于现代“互联网+”技术的发展与现代信息技术的不断进步，对当前网络环境下电子档案管理进行优化路径分析，有利于快速寻找档案资源、提高档案工作的效率。传统的档案处于一个较为封闭、恒温、恒湿的房间之中，人们在进行档案资源寻找的时候，往往需要在这个大的房间之中慢慢的寻找，这就加大了寻找难度、延长了寻找时间。现代电子档案管理的应用使得人们在进行档案寻找时，只需要在网络上找到相关的电子档案管理库，并在搜索栏进行搜索，就能够准确无误地找到其所需要的档案管理资源，这种搜索方式极大地提高了人们的工作效率，并且人们在进行档案资源搜索时，并不需要去档案馆进行寻找，只需要在电脑上通过网络进行搜索，这大大减少了人们搜索资源的成本，有利于越来越多的人们利用档案管理进行资源搜索，从而了解我国的档案管理历史。

2．有利于保护我国档案，防止文件丢失

网络环境下电子档案管理的优化路径分析，有利于保护我国的档案、防止文件丢失。电子档案管理不同原始的纸质档案管理，档案管理以电脑为依托，将所有的纸质档案文件一一录入到电脑中，也就是说电子档案管理，就是将纸质档案里面的资源，利用电脑比变为信息数据。这种电子档案管理方式有利于保护我国的档案，录入到电脑中的档案不会因为纸质档案保护不当，从而出现文件资源的缺失等问题，极大程度上防止了我国当然资源文件的丢失。一个国家的档案资源对一个国家的历史发展，具有极其重要的作用，它不仅记录着国家的历史发展，而且影响着国家未来的政治建设，档案管理信息化可以很好地保障我国档案资源安全，避免纸质档案因为纸张缺失、盗窃、摧毁等问题影响我国档案的保存，此举对于档案管理行业今后的发展有一定积极影响[3]。

3．有利于推动我国档案信息化变革

网络环境下电子档案管理的优化路径分析，有利于推动我国档案信息化变革。由于我国现代网络技术的发展，使得我国档案管理利用现代信息技术，不断加以变革创新。电子档案管理的信息化发展，使得我国档案管理资源，不再局限于纸质档案的文字传输，它可以很好地利用网络信息传输等现代信息设备，进行档案管理的保存及传阅。档案管理信息化变革是我国档案管理发展的必然结果，是我国档案管理发展历史上一个全新的转折点。

三、网络环境下电子档案管理的优化路径分析的实施策略

1．利用现代信息技术提高电子档案管理效率

网络环境下电子档案管理的优化路径分析，需要档案管理机构利用现代信息技术，提高电子档案管理效率。现代信息技术的发展是我国网络技术发展的结果，我国的档案管理与我国现代技术的结合，形成了现代电子档案管理体系。由于我国现代电子档案管理的起步较晚，因此，为了更好地优化电子档案管理的路径，我国档案管理机构要运用现代信息技术，推动档案管理的数据化进程。现代信息技术的发展使得档案管理不再单纯依靠人力，它主要是以现代电脑设备为依托，与“互联网+”技术相融合，利用现代信息技术提高电子档案的利用效率，推动我国档案管理的现代化发展。电子档案管理的发展离不开现代信息技术的发展，只有在传统纸质档案管理的基础上与现代科技相结合，才能有效地推动现代电子档案的管理效率，推动现代电子档案管理的有效发展。

2．培养网络时代专业的电子档案管理人员

网络环境下电子档案管理的优化路径分析，需要培养网络时代专业的电子档案管理人员。电子档案管理的起步较晚，因此，我国传统的档案管理人员，无法适应现代电子档案管理的发展要求，这就需要我国国家档案机构，培养网络时代专业的电子档案管理人员。电子档案管理人员的培养，需要在原始档案管理人员的基础上进行网络知识学习，并且在理论学习的基础上进行实际的电子档案管理运用。电子档案管理人员的培养具有定期性、定向性，由于我国现代信息技术发展较为迅速，这就导致了我国档案管理人员，需要不断地进行知识的补充，以此更好地进行电子档案管理[4]。加强电子管理人员的定向化培养，是由于电子档案管理工作不仅仅是单一的档案管理，电子档案进行管理时还需要档案管理、档案收集、档案管理人员等的共同合作，只有做好档案管理行业各领域人员的相互配合，才能更好地推动现代档案管理的发展。

3．加强档案资源的备份，优化档案管理基础设施

为了更好地推动网络环境下电子档案管理的优化路径，需要档案管理机构加强档案资源的备份，优化档案管理基础设施。由于现代网络技术的发展，电子档案管理在我国档案管理发展中发挥着越来越重要的作用。现代信息技术的发展使得我国档案管理数据化发展，但是网络数据化档案资源暴露在网络之中极其危险，甚至会导致档案数据的缺失。因此，我国档案机构在推进电子档案管理的发展时，应该加强档案资源的备份，防止因为电子设备的系统升级、病毒感染等问题使得电子档案数据缺失。电子档案管理的基础设施不同于传统档案管理的基础设施，但二者之间有共性，只有不断优化电子档案管理的基础设施，才能更好地推动电子档案管理的现代化发展。

结语

加强网络环境下电子档案管理的优化路径分析，是我国现代化信息变革的必然结果，电子档案管理的发展与纸质档案管理发展有所不同，其不再依赖于纸张的运用，而是依赖于现代电子设备的信息传输，在一定程度上有利于我国档案管理的继承性发展，推动我国现代档案管理的信息化发展。电子档案管理的优化路径分析，并不是在一朝一夕中就可以形成，它需要我国的电子档案管理的一个长久性发展，不同的路径分析会得出不同的档案管理结果，因此，选择优化的路径分析，能够更好地推动我国网络环境下电子档案管理的持久性发展，推动我国电子档案管理的现代化变革。此举在一定程度上可推动社会经济的发展，进一步提升社会经济软实力，对于档案管理工作今后的发展有一定积极影响，便于其今后的发展，加强对其的建设与管理是必要的。