城乡居民社会养老保险档案管理策略探究

骆 丽

（云南省广南县城乡居民社会养老保险局，云南 广南 663300）

一、城乡居民社会养老保险档案管理现状

根据当前对城乡居民社会养老保险参保人员的系统性调查和反馈，可以发现当前保险档案管理具体现状，在工作当中仍然存在大量较为薄弱的管理环节，部分管理方案较为陈旧以及部分管理人员个人专业素质水准较低，因此，对于档案的管理缺乏准确性和规范性。在这种环境之下也使得答案管理的归档效率大打折扣，由于当前网络信息技术的高速发展，部分管理人员年龄较大无法准确地掌握当前的新兴技术。因此，部分经济欠发达地区档案管理人员无法使用电子化的系统进行档案管理，所以每次在档案整理和使用过程中都需要消耗大量的人力，人工的档案管理往往会存在部分的疏忽，无法满足调动档案的准确性和效率。这种情况之，也会使得政府管理部门的业务效率下降，从而在服务方面大打折扣。城乡居民社会养老保险档案管理的最终目标就是实现档案的规范化快速化管理，帮助管理人员快速解决参保人的各种问题，及时发现参保人档案存在的疏漏，保证档案管理的准确性，使得社会养老保险落到实处发挥真正的作用[1]。

二、城乡居民社会养老保险档案管理中存在的问题

1．档案室无法满足现有档案存放需要

我国目前城乡居民养老保险档案还是以纸质档案为主，目前参保人员呈逐年上升趋势，部分档案管理部门档案时由于建成时代较早已经无法适应当前社会的发展和人民的需求了。目前部分档案管理部门对于档案的存储一般采用的是多部门多场地的方式，这样也使得工作人员无法对档案进行及时的整理和归纳，也无法及时地调取档案中的具体信息。在这种情况之下，不仅会导致档案管理质量的下降，还会在查询和工作过程中造成不必要的困难。

2．现有单位经费无法支撑档案管理需求

由于当前养老保险各种业务所存在的档案较多，因此，在档案的分类和整理方面，都需要投入较高的资金。目前经济较为发达的地区，已经可以进行系统性的整合并落实电子档案，提高规范化标准化管理，而在经济条件欠发达地区只能进行分期分批管理。若是也需要落实电子档案则需要投入较高的资金，部分村镇档案管理部门无法设置专业的管理设备，这也是当前档案管理中的重要问题之一。

3．档案管理人员专业知识不足

根据调研显示部分乡镇档案管理机构管理人员并非完全采用专职人员的工作模式，而是部分内容由兼职人员进行完成，这也使得管理人员较为混杂，无法系统性地学习档案管理专业知识，在档案管理的过程中就会存在一定的不稳定因素。由于兼职人员和专职人员相互结合，管理人员自身专业水准不统一，文化水平差距较为明显，这也使得实际工作的效率大打折扣，当前欠发达地区对于管理专业素养培养工作的开展进展缓慢，从而导致档案管理工作无法达到更高的质量和更高的效率。

三、城乡居民社会养老保险档案管理策略

1．确保保障措施到位

做好对同级人民政府的汇报，明确建立城市民生档案工作的必要性，力争获得政府部门的大力支持从而使得经费得以保证。有效地调整档案工作人员配置，并落实国家归档管理工作专项经费等。对于保险档案的管理需要引起本单位主要领导的注意，将国家档案管理工作和其他业务工作置于同样重要的地位，并确保档案管理工作的质量，强化工作实施力度，以保证国家档案管理工作措施的落实到位。

2．加强团队培训，确保专业技能得到提升

归档管理是一个政策性、高度要求的管理，要求档案保管岗位人员必须具备较高的思想政治素养和较好的职业道德修养，并且喜欢归档保管管理工作、较强的社会责任心和在档案管理方面的管理经验。所以，在做好档案管理工作人员队伍培养方面，一是在政府内部组织机构中建立专业的档案保管部门，落实档案管理工作人员制度，这也是政府档案管理的重要基石。二是积极参加由省、市、县级政府档案保管机关举办的档案知识培训讲座，和由业务主管机关举办的社会保险档案管理培训班等。三要做好基层的城乡居民社会保险工作人员档案培养工作。

3．加强制度建设，确保工作规范

根据新时期对党领导干部的新要求，始终秉承着全心全意为人民服务的工作理念，逐步健全了单位档案接收、管理、维护、保密、出借、人事服务等工作更新机制，严格档案管理工作过程，做到对城乡人民养老保险档案制度化、规范化、标准化的管理，有效保存和运用档案，更好地为参与的主体服务。

4．加强设备设施投资建设，确保档案安全管理

为了推动档案事业的顺利发展，首先要积极争取国家资金投入，增加档案事业基本建设投资以提高档案保护条件。再是增加档案室的基本配置标准消防器材和火灾报警系统，并安装了灭菌机、除湿机、室内空气净化器等设备；档案管理部门还需要根据当地的具体状况，安装了计算机、专业扫描仪、高架扫描仪、复印机、打印机等设施配备。

5．做好信息化建设，实现了电子归档管理工作的顺利开展

提升城乡居民养老保险电子档案体系，是推动“互联网+人”工作的必然需求。人社部大力推动了社会保险业务的“不开会”业务、清理合格证等一系列惠民举措。事项、承诺制度和人类社会服务“快车道”行动，突出了加强信息化建设的重要性和电子记录。继续严格规范审核纸质信息，因为纸质文档是检验传统文本信息内容真实性的基本依据。要把传统纸质文档正确地转化为电子信息，在数字化时代确保了纸质文档的完整性和准确度的前提条件。做好信息化工程建设。做好全国城乡居民养老保险综合服务信息系统和全国电子档案信息系统的衔接和融合，逐步完成全部电子档案的网上归档工作。做好电子档案宣传，进一步转变风险防范模式，利用信息系统对接管理，在各个环节设置风险警示信息。落实电子档案管理应用，电子档案的使用方式应和个性化服务措施相结合，利用档案信息电子化管理系统加强大数据对接管理，进而提升人类社会公共服务水平[2]。

6．改善社会保障档案管理环境

在人口老龄化和城市一体化发展的大背景下，中国城乡人民社会养老保险档案管理涵盖的信息资源有了进一步扩大的态势，而传统的档案管理方式已经无法适应广大人民群众的实际需要的数据材料数量。有关主管部门必须要完善归档保管的基础设施建设，以扩大档案库容量，并定时对过期文档加以整理，并进行存档，既要保障全国城镇居民和社会养老保险档案信息系统的畅通。还必须完善档案管理的基础设施建设，以提高存储库容量定时整理过期文档并进行存档，从而使档案信息更加安全。政府有关部门要全面检察机关档案管理工作的实际情况。对基础设施较薄弱的地方管理单位，要加大资金投入设立综合档案管理室，全面完善城乡居民社会养老保险档案保障。

7．科学的社保档案分类管理

对全国城乡居民社会养老保险档案信息系统进行分类管理，是缩短其使用流程、增加便捷的有效手段。一是档案管理机关要根据各地实际，制订有针对性的档案管理工作标准，并根据有关法规要求，对城乡人民在日常生活工作中的社会养老保险档案信息加以归集，确保档案管理工作能够得到系统的支持。二是城市居民个人的社会养老保险档案管理人员，也要充分考虑社会养老保险档案管理的差异，积极与参保人沟通，及时了解居民对社会保险政策的需求，从而提高办案效率。城市居民个人社会生活养老保险档案管理。社会保险档案管理工作要根据本地的经济社会发展状况开展，并根据地方财政部门制定的优惠政策做好档案分类，以保证档案管理工作质量。

8．档案管理标准统一

但资金短缺一直是影响全国城乡居民在社会保障档案管理机关开展工作的主要原因之一，无法为纸质档案信息创造安全的存储环境，严重影响了档案管理的安全性。各地人民政府应当着力于建设功能相对完善的档案管理室，并采用全国统一的社会保障档案管理规范，通过网络进行全国社保信息系统的全面共享，或者委托具备专门资格的网络工程师建立符合地方要求，且由上级机构统一负责管理的信息系统。为切实保障参保人员的社会保障权益，应在统一标准的基础上完善日常工作流程，为档案管理质量提供支撑。

9．结合现代科技，开展社会保障档案工作

随着5G时代的普及与广泛应用，各类现代信息技术在城乡居民社会及养老保险企业档案管理中的运用也日渐丰富。政府工作人员要提高综合素养，定时地在社保平台进行个人信息记录，提高个人信息的搜索与共享等功能，以增强档案信息管理的便利性与保密性。同样，政府在注重信息化运用的过程中，也不可忽略对纸质社保文档的管理，以建立电子文档和纸质归档之间的合理联系，为电子归档提供了参照依据。

结语

逐步完善城乡人民社员的基本养老保险档案工作规范性、国家标准、信息化管理工作，是人社部门利民便民的必经之路，也是人社机关积极践行对参保人“记录一生、服务一生、保障一生”的诺言。基于中国当前人口老龄化情况严重的大背景下，社会基本养老保险一直受到中国人的高度重视。政府部门将通过提升社会基本养老保险档案制度管理效能，推动中国经济与社会和谐发展，为广大城乡居民的正当权益提供更有效保护，并有效化解国人在利用社会基本养老保险时出现的问题，进一步贯彻政府以人为本的基本原则，为国人提供更加优良的公共服务。