档案信息化建设在医院档案管理中的价值及有效应用

高 丽 牟冠林

（淄博市中心医院，山东 淄博 255000）

引言

医院档案种类较多，既有患者的诊疗档案、行政管理的文书档案，也有干部人事档案、财务档案、基建档案等，工作内容复杂，任务繁重。随着经济社会和科技的发展，部分医院档案规范化管理面临一些新的挑战，需要采取有效对策，及时加以解决。因此，我们有必要对医院档案规范化管理面临的挑战进行分析，在此基础上提出具体可行的医院档案规范化管理的办法和相应的保障措施。

一、医院档案管理信息化建设的相关概述

1．医院档案管理信息化建设的作用

所谓医院档案管理信息化，主要是指通过现代信息技术和大数据技术的应用，提高档案利用效率，加强医院各个科室的有效沟通，同时对医院档案信息传输方式加以创新转变，从而把医院人事、科研、病案资料数据化与信息化，有效避免了传统档案管理模式中的存储方式单一、占用空间较大、档案资料利用率低等问题，也有效解决了档案数据保管问题。具体而言，医院档案信息化建设具有以下几个方面的作用[1]。

1.1 有助于完善医院档案管理方式

推进医院档案信息化管理，不仅可以不断完善医院档案管理方式，有效弥补传统档案管理中存在的问题，还可以通过电子化的档案管理方式，对医院各类档案进行数据化和电子化存储，从而有效节约了医院档案的存储空间，降低医院档案管理成本，也通过多元化的档案存储方式，为医院各个科室医生诊断治疗提供可靠的信息支持。在推进医院档案信息化建设的过程中，医院通过减少档案流通环节，为用户提供便捷的档案查询检索服务，为档案利用者提供了高效便捷的服务[2]。

1.2 有助于个性化医疗档案的实现

病患者个人期望构建个人健康档案管理体系，多渠道动态收集个人信息并对其进行科学管理，从而更好地满足个人健康管理要求，降低个人健康管理成本。通过医院档案管理信息化建设，能顺利实现个性化医疗档案建设，改变传统医疗档案管理中存在的不足，准确反映患者就诊情况，全方位了解病患者身体状况。总之，在医院档案信息化管理模式中，通过对云计算技术、大数据技术的充分利用，全面规划病患者身体健康，建立个性化医疗档案信息库，为患者提供个性化、针对性的治疗方案，不仅满足了其个性化医疗需求，也因为降低了健康管理成而容易得到病患者的认可与支持。

2．医院档案管理的价值

医院档案管理存在的目的之一是为保障档案的价值性。档案存在的价值根据价值实现时间区分为长远价值和现实价值。从效果和实现领域可以分为信息价值和凭证价值，信息价值是基于医院档案真实性、准确性的基础上，发挥档案的可参考价值，从而将原始档案作为一种情报资源信息的价值存在；凭证价值是档案存在的基本作用，档案存在的原始性和真实性使档案保留着真实的历史标记，从而具有凭证价值。从医院档案主体区分为第一价值和第二价值，第一价值是档案信息对医院的价值，第二价值是档案信息对医院之的其他组织、个体的影响与使用价值[3]。

3．医院档案管理的原则

3.1 医院档案管理规范化原则

医院档案管理流程集合了对档案资料的记录、收集、保管、开发利用等，整个管理流程具有规范化的特点，管理流程的建立包括：首先，对医院档案资料进行统一规范的立卷归档，在管理过程中要保障档案资料的时效性与完整性，对繁杂的立卷工作要进行合理分工，对档案资料进行科学划分，以实际作用为依据设定档案资料的保管期限；其次，要依照相关标准，对档案管理工作流程进行统一规范，对管理中的不同环节进行检查，从而保障档案的系统化；最后，操作技术要规范，包括对电子档案与纸质档案的管理，要具备一定的工作技巧，懂得一定的工作方法。

3.2 医院档案管理保密性原则

在现阶段医院档案管理中，医院档案管理分为两种不同的管理形式，即电子档案管理以及纸质档案管理，在管理过程中，首要做好对医院档案资料的保密工作，坚持保密原则为第一原则，同时也要保持原始档案的完整性，即纸质档案的原始性。对电子档案原始性的管理是如今管理工作中面临的难点，应提高电子档案的加密工作，从而保障电子档案的原始性和安全性[4]。

二、医院档案信息化建设现状

1．档案信息化管理发展缓慢

随着网络信息技术的不断发展，对医院档案管理也产生了深刻的影响，档案管理信息化已经成为医院档案管理的发展趋势。但从当前医院档案管理规范化的角度看，很多医院并没有看到网络信息技术对医院档案规范化管理的重要性，没有给予医院档案管理信息化足够的政策支持和软硬件设备支持，很多档案管理系统设备已经老化，难以提升档案信息资源的处理速度，一旦出现问题很多设备极难维护，容易造成档案信息资源的丢失，无法为医院各项工作开展提供有效的档案数据支撑。

2．管理体系陈旧，管理人员素质不高

现在时代下，过去的管理体系已经非常的陈旧，医院不仅应当引进信息化技术，还应当对管理体系加以改革，如今档案管理信息量与日俱增，工作量也很高，仅仅依靠人力已经是不能完成管理的任务，所以传统管理模式并不能适应现代社会发展进程。除此之外，由于医院的不重视，管理人员普遍存在着素质不高的情况，这些管理人员大多没有进行系统的教学，缺乏必要的专业知识和职业素养，实际的管理工作也因为这些情况的存在，而受到了影响。这也是我们当前迫切需要对档案管理这一部分进行相关的改革，实现现代化的原因[5]。

三、档案信息化建设在医院档案管理中的应用策略

1．加强纸质档案资料的规范化管理

当前医院各个科室仍然会生成大量的纸质档案，特别是在对患者诊断过程中会形成大量的纸质病历。这些档案资源具有非常强的治疗和科研参考价值。作为第一手的原始资料，其唯一性和不可取代性是其他电子材料所无法替代的。从这一角度看，医院在推进档案信息化建设过程中，还应将加强纸质档案的规范化管理作为常规工作加以落实和巩固。一方面，应明确纸质档案资料规范化管理是医院档案管理的重要工作，不能因为推进档案信息化而忽略了纸质档案的规范化管理；另一方面，应做好纸质档案资料的安全防护。很多纸质档案资料在保存过程中容易受到外部环境的影响，潮湿环境或存在火灾风险对于这些纸质档案都是致命的，因此，必须安排专人完善相应的物理环境，确保纸质档案安全，确保纸质档案资料规范化管理[6]。

2．建立现代化档案管理人才的培养制度

注重引进和培养一批专业化程度高、学科化强的档案管理人才队伍，强化档案管理人员的信息化水平，归纳、总结和探索档案管理的现代化方法，培养集档案管理基本知识和数字化技术为一体的高层次人才，从而全面提高档案管理人员的素质，为推动医院档案的信息化发展提供人才，进而推动医院档案管理信息化水平的提高。

3．注重档案信息的安全

建立信息安全保障体系，规定档案信息系统开放范围，制定电子信息档案保密制度，保障信息安全。在档案管理信息化的过程中，要及时对管理系统进行维护和更新，弥补各类系统漏洞。档案信息要及时备份，做好保管工作。

4．更新现代化档案管理的软硬件设施

所谓工欲善其事，必先利其器，光有现代化的观念与管理能力，却没有相关的设施作为帮助，也是巧妇难为无米之炊，现代化档案管理的工作也就难以进行，所以在传递现代化档案管理理念的同时，医院也需要采用现代化的软硬件基础设施，这也是现代化档案管理实现的基础条件之一。现在我们的时代可谓是发生了日新月异的变化，和传统模式相比，现在的科学技术已经是非常发达的，传统的器械已经和现代化的器械有着很大的差距，而随着电子化、信息化的高速发展，目前现代化档案管理已经有着更多的技术和工具可以为其提供帮助，这些是现代化档案管理实现的必要条件。如何运用先进的科学技术，使得这些科学技术加以推广，都需要有着相关的软硬件设施加以帮助才能够实现，虽然现在医院的档案管理部门已经在这方面有所投入，但是力度还不够，大部分的管理工作依然只是针对档案的管理及维护的，仍然还有许多工作没有完成，信息化的档案管理手段并没有得到完全的实施[7]。

5．提高对信息化建设的意识

在进行医院信息化建设工作前，要让相关人员明确档案信息化与医院信息一体化融合工作的重要性，让工作人员意识到其重要性。在医院加强对相关工作的宣传，促进院内人员达成共识，有利于工作的开展。可以利用集会等形式对全院做好思想工作，让全院上下明确信息化建设的目的[8]。

结语

综上所述，档案信息化与医院信息进行融合是当下必然的趋势，因此，如何开展工作和明确现状是非常重要的。只有做到各信息的整合和院内人员的合作才能够促进信息融合的发展，同时加强人才的培养和数字化建设的进度，让信息化建设不断进行优化和完善，进而达到档案信息化与医院信息化的最终目标。