医院档案管理工作的优化思考

李 雪

（龙井市中医医院，吉林 龙井 133400）

引言

档案管理工作是医院管理体系中不可缺失的一个环节，并且在内部管理中所发挥的作用也尤为关键[1]。医院档案管理工作不但能够为医院管理层决策过程中提供参考依据，而且在一定情况下还推动决策的贯彻落实[2]。但从当前我国国内医院档案管理工作展开情况出发，尚且还存在一部分的医院档案管理工作尚未展开或者效果不理想的情况。究其原因是多样的，但是多种言语的共同影响下也造成医院档案管理工作不能实现预期的管理效果。所以怎样解决当前医院在档案管理工作优化过程中所存在的问题，是医院管理层应该思考的。

一、目前医院档案管理工作中所存在的问题

1．医院的档案管理工作意识不强

当前尽管档案信息化程度有所提升，但是大多数医院的医院档案管理工作意识还比较薄弱，并且医院档案整理技术还比较差[3]。究其原因，是因为医院对档案管理工作比较忽视，并且对其没有具体且清晰的认知，管理意识尚且还停留在之前比较浅层次的认知上。同时还对医院档案管理工作缺少严肃认真的工作态度。特别是在面对医院内部权责不清楚的情况时，此种情况极其容易导致医院档案资料出现破损或者遗失等不良事件的发生，从而导致对医院档案不能开展集中管理工作，为此不能充分发挥医院档案的真实价值。除此之外，在我国大部分地区其医疗信息化程度比较低，并且还没实施先进的科技信息技术对医院的档案资料展开整理归纳工作，反而是使用守旧的方式来管理，为此存在一定的不足之处，从而导致医院档案不能及时发挥其价值。

2．医院的档案管理工作方式落后

在我国有大多数医院其医院档案管理工作形式比较落实，并没有使用先进的管理模式来引进国外先进的科技技术，只是单一实施传统的档案保持管理模式。但是此种管理模式很容易导致医院档案管理处于缺位状况，从而进一步导致医院档案不能真正及时服务于现代临床医学以及治疗过程中。随着互联与科技技术的不断普及与进步，为医院档案管理工作方式的改善带来了新的可能性。所以医院应该主动利用现代先进科学的医院档案管理方式，而不是一味地保守、使用传统落实的管理方式。同时还应该主动积极创新发展，并且在新的医院档案管理根据自身具体的发展特点，从而衍生出拥有自身特点的新型医院档案管理工作方式。从我国医院档案管理工作方式出发，大部分的医院档案管理工作方式并没有有效利用现代系统管理方式或者先进的互联网终端科技技术，从而导致比较容易出现医院档案资料遗失、系统错误等各种问题，进而对医院档案管理的存储工作以及管理工作带来一定程度上的不利影响[4]。倘若实施比较落后守旧的医院档案管理工作，系统则极易会出现资料破损或者遗失等问题，便会对医院发展带来不可估量的损失，同时还会为医院日后的运转产生较大的隐患问题，还不能及时有效地符合患者的具体需求，从而导致对医院的整体运转造成不良影响的同时，还会增加医院的运行成本。

3．医院档案管理存在比较大的安全风险性

医院的档案信息其涉及患者自身基本资料，并且还包括医院研究以及科学项目具有专业性的结果。所以在医院档案管理过程中，应该重视档案资料的安全性管理工作。与此同时，在这个大数据化发展时代中，应该提高信息之间的交流沟通，尽管有利于展开档案信息的存档工作，但其中也富含了多方面信息的安全问题。在大部分实施实物档案管理工作模式的医院中，均为采取比较安全的储存方式。除此之外，医院档案中存档信息的重要问题之一便是医院储存以及进出的不安全性。这也导致医院档案管理比较容易受外界入侵的不利影响下，出现更加严重的信息安全问题，从而医院档案管理的工作效率便比较低。同时档案管理所存在的问题不能得到很好的解决，严重的话可能会导致医院档案发生遗失或者凌乱的情况，为医院造成较大的损伤以及使医院运行效率有明显的下降，并且在一定程度上提高了医院人力、物力的运行成本，进一步对医疗工作的开展带来不良影响。

二、优化目前医院档案管理工作所存在的问题对策

1．强化医院的档案管理制度

随着现代科技技术的不断发展进步，医院管理层以广泛且深刻认识到医院档案管理工作中的重要性与必要性。就医院发展而言，为了强化医院档案管理工作第一步便是应该强化医院档案管理相关制度[5]。一个良好合理的管理知识可以为工作的实施奠定坚实的基础，在医院档案管理制度的建立健全过程中，应该广泛听取各个群体的建议和意见，做到权责分明与职权统一的根本原则，从而有利于将碎片化的管理方式紧紧地凝固在一起，形成一个统一坚实的力量源泉，进一步为医院档案管理工作添砖添瓦，有利于为医院运行提供丰富的后备储备资源。同时医院还应该提高对其工作的重视力度，使医院各领导层以及各个部门形成一个普遍的共识，从而共同促进医院档案管理工作的创新发展，才可以从根本上增加医院的运行效率，并降低运行成本，有利于给予大众更加优质的服务，提高医院整体的工作水平[6]。

2．改革创新医院档案管理工作方式

在科技发展潮流不断深化的今天，互联网科学技术也被广泛使用在各个领域之中，所以医院档案管理工作更应积极引进互联网科技技术来改革创新性发展医院档案管理方式，而不是单一实施传统的纸质化档案管理工作模式，互联网技术下的医院档案管理工作方式可以最大限度地有效防止档案出现丢失以及破损的情况发生，有利于使医院档案朝着系统化的方向发展。此种管理方式一方面有效地节约了在寻找医院档案过程中所需要的人力、物力成本；另一方面，还可以有效利用数字化及时来完善档案管理技术，从而更好地促进医院信息规范化与一体化发展[7]。同时在实施数字一体化发展过程中，还应该重点关注对医院档案的分类管理以及合理规范发展。这是因为医院的档案内容非常丰富并且所发挥的作用也不大一致，为此在对其进行数字化档案管理时，应该对其开展筛选与分辨工作。在实施数字化医院档案管理工作时不能单一关注速度方面，而忽视质量，因为这不符合医院档案管理工作的实际要求，同时也不能适应于临床医学的发展进步[8-9]。

3．档案数字化以保持档案安全性

当前应该对医院档案管理工作人员实施数字化培训。在开展档案数字化管理过程中得知保密问题根本是因为人存在意识问题。为此只有问题被理解后才可以进一步做好保密工作。档案数字化与保密有着紧密关联性，为了增加档案安全意识以及保密意识，便需要强化医院档案管理工作人员的技能技巧，并且还应该保障其清楚掌握保密性以及基础的保密知识。在实施档案数字化管理过程中，应该坚持移交手续并且详细查看文件，从而避免文件的丢失以及出现错误情况。应该彻底处理已经实现档案数字化的资料。此外，还应该强化对数字档案的保护工作，定期对其开展检查工作并且严格划分保密性与非保密性的数字档案。同时，还应该结合适宜的医院档案系统做好数字档案的备份工作，完善电子文件的归档与管理机制[10-12]。

结语

总而言之，档案管理工作是医院内部管理工作不可缺少的环节之一，并且对医院管理体系以及管理工作方式均有着比较大的影响。通过改善当前我国医院档案管理工作制度，可以更好地保护大众的生命与健康的权利。伴随着互联网科技技术的不断进步与成熟，医院档案信息化以及医院档案信息数字化的发展进程也随之改变，有利于更好地普及使用数字化档案，从而进一步推动医院档案可以真正有效发挥自身价值与作用。同时利用互联网技术对医院档案进行归纳与总结工作，将不同的档案合理分类，最大限度发挥医院档案管理工作的作用，并且及时对其进行管理与更新，从而实现医院档案管理规范化、合理化以及一体化发展，有利于增加医院运行效率以及保护大众生命健康安全。为此具有推广使用的价值与意义。