会计档案管理工作中存在的问题及对策

戈 芳

（济宁市实验中学，山东 济宁 272000）

随着社会经济发展，各个行业想要更好地发展也必须跟上社会发展脚步，特别是随着信息化的发展，企业会计档案管理中产生的资料和数据不断的增加，这便要求必须采取有效的措施提高会计档案管理的质量和效率，做好会计档案工作的改革，将档案的作用发挥出来，推动企业更好的发展。

一、会计档案作用分析

企业经济活动开展中，会计档案是其非常重要的依据，其对于企业发展目标制定，管理制度完善以及企业管理水平提高有着重要意义。第一，能够给企业内部管理制度的制定提供一定的帮助，比如，企业产品成本定额、库存水平、工作定额以及产品周转速度都能够成为企业内部管理制度制定以及产品消耗定额的重要依据。第二，能够给企业产品销售以及定价合理性提供有效的历史数据和成本信息。比如，企业历年的产品销售单位成本以及商品销售数量变化情况等，都能够成为企业进行销售价格确定的重要依据。第三，需要做好企业资金管理工作，避免出现资金流失的情况，给企业更好的发展提供数据的依据。比如，企业会计档案需要记录好应收款账务原始记录，对企业不良资产进行盘点，从而为企业管理部门提供企业债权和资产的实际情况，为企业债权的收回以及问题资产处理提供有效的帮助。第四，进行会计档案的提供，能够帮助职工更好地了解企业当前经营情况，切实提高自身的工作积极性和热情，推动企业更好的发展[1]。第五，在不给企业技术机密造成影响的情况下，对外进行会计档案分析资料的提供，能够帮助权益人和债权人很好地了解企业当前经营情况，进行投资的追加，吸引更多投资者来进行投资，给企业发展注入新的活力。第六，会计档案能够帮助国家财政部门和税务部门更好地了解企业当前经济活动情况，根据需要做好宏观的管理。

二、企业会计档案管理存在的主要问题

随着社会科技发展，以往企业会计档案工作开展方式已经很难满足当前实际的需要，企业会计档案管理存在的问题也比较多。比如，管理技术比较落后、会计档案利用率比较低下、会计档案人员欠缺等。想要解决这些问题，会计档案管理人员必须提高自身的工作能力和业务素质，及时地进行工作方式的改进，提高会计档案管理的质量和水平。

1．会计档案管理手段比较落后，档案保管设施较为陈旧

随着信息化的发展，当前已经进入了信息网络时代，特别是互联网的产生转变了我们的时空观念，我们进行档案管理和数据传输的时候，都能够利用互联网进行。但是通过分析企业当前会计核算可以发现，很多企业还是通过传统的方式进行，并且会计档案保管以及利用工作也没有及时地进行改进，这也给会计档案管理更好地进行造成了负面影响。

2．会计档案人员欠缺，业务素质需要进一步的提高

随着社会科技发展也在一定程度上提高了对于会计档案管理人员的要求，要求档案管理人员不但具备会计知识还必须具备档案专业知识，能够较为熟练地使用现代办公自动化系统，切实提高其外语水准。但是通过分析当前情况可以发现，很多企业所处的阶段都是发展调整阶段，很多会计人员都转职和调离，这也导致了企业会计人员存在严重的流失。很多会计核算人员需要身兼数职，开展会计核算工作任务中，专职会计档案管理人员更是数量非常少，并且这些人员现代化知识往往比较欠缺，档案管理能力无法满足实际需要[2]。会计档案管理需要严格地根据相关的法律法规办事，但是很多会计档案管理人员还依然从会计需要来进行会计档案的管理。虽然档案室的专业人员档案专业能力比较出色，但是其会计知识却比较的欠缺，这也导致了相关人员无法做好会计档案的管理。这种情况下，怎样提高会计档案管理人员的素质也成了会计档案工作开展的重要任务。

3．会计档案利用不到位

虽然很多会计档案中的原始资料比较的齐全，但是因为会计档案本身的专业性比较强，理解起来比较的困难，在档案利用的时候，主要是利用凭据，为相关部门提供债权和债务原始数据，为企业经济诉讼更好地提供证据。但是就当前而言，这种会计档案管理工作已经很难满足当前企业管理工作开展的实际需要。当前，很多会计档案不但没有得到很好的开发及利用，甚至给企业更好的发展带来了一定的负担，出现这种情况的原因在于，很多会计档案长期以来没有做好鉴定和清理工作，这也导致了很多会计档案良莠不齐，占据了大量的档案存放空间，浪费了较多的物力资源和人力资源。会计档案没有得到较好利用的另一个重要原因在于会计人员比较重视会计的核算，对于会计管理、控制以及监督不够重视，再加上会计档案保管的时候手段较为落后，这也给会计档案利用更好地进行带来了极大的负面影响。想要彻底改变这种会计档案工作重视保管轻视利用的情况，便必须采取有效的措施做好档案的整理，将会计历史档案的作用更好地发挥出来。

4．会计档案管理体制没有跟上企业现代化管理的实际 需要

随着社会经济发展，办公自动化水平有了明显的提高，但是很多基层企业进行会计档案管理的时候，管理方式及制度没有得到及时的更新，这也会导致企业会计档案管理工作的开展存在制度不够完善、机制不够健全的情况。主要表现在企业会计档案超过保管期限、会计档案交接不够及时，若是出现单位清算、改制以及合并的情况，没有能够根据规定来做好会计档案管理工作[3]。并且，会计部门和档案部门之间存在责任不明确的情况。还有些单位本身会计人员变动比较的频繁，新会计人员接受和熟悉会计档案需要的时间比较长，并且会计交接的时候，手续不够完善，这也会给会计档案管理的利用价值和连续性造成极大的影响。

三、做好会计档案管理工作的措施分析

会计档案管理对于企业的发展非常重要，但是其存在的问题比较多，这便要求我们必须对会计档案管理有一个全面的了解，并根据需要选择有效的办法做好会计档案管理。

1．做好宣传工作，领导必须认识到会计档案管理的重 要性

对于企业而言，会计档案不但能够将企业的历史反映出来，会计档案的利用和管理也能够将企业领导能力以及管理水平很好地体现出来。档案业务部门以及主管单位必须做好宣传工作，确保企业真正地认识到做好会计档案管理的重要性和作用，确保领导能够对会计档案管理有一个准确的认知，让领导学会利用会计档案，并给企业经济工作提供指导。做好会计档案工作投入工作，提高会计档案工作开展的力度，改善会计档案保管和使用的条件，推动会计档案工作更好的进行。

2．培养更多的专业人才

会计档案工作开展的时候，其专业性比较强，会计档案人员不但需要了解会计相关的知识，还必须了解档案相关的知识，随着现代化建设的进行，会计档案人员还需要对会计电算化和办公自动化技能有一个全面的了解[4]。为了切实提高会计档案人员本身的业务水准，首先，需要做好业务培训工作，真正地做到以会代训，帮助会计档案人员迅速地掌握会计档案管理的新知识，了解做好会计档案管理的办法。其次，需要鼓励档案管理人员积极主动的学习，进行会计档案工作激励制度的建设，帮助会计档案人员提高其学习和工作的主动性。最后，需要做好队伍的建设，重视会计档案人员队伍的充实，提高会计档案队伍的整体水平。

3．提高会计档案的服务方式和能力

会计档案本身的专业性比较强，不是会计人员很难理解那些知识，这也导致了会计档案利用工作和服务工作的开展难度比较大，所以我们想要将会计档案作用发挥出来，首先，便必须提高著录标引工作开展的质量，根据企业发展需要来做好会计档案的管理。会计档案潜在价值比较高，只有做好加工和编研工作，才能够给企业管理工作更好地进行提供较为完善的资料，给企业管理更好地进行提供帮助。其次，需要重视服务领域的拓宽，在不给企业商业机密造成影响的情况下，编制好历史会计档案，并根据部门的需要将历史档案提供给各个部门，帮助各个部门更好的发展。

4．做好会计档案信息化建设

随着社会经济发展，企业想要做到会计档案管理也必须跟上信息化的脚步。首先，需要投入更多的资金，进行现代化办公设备的购置，确保建设的电子档案室符合电子会计档案保存的相关要求，做好维护工作[5]。其次，需要做好会计档案电子编目、自动查询和检索系统的建设，确保企业管理者活动开展的时候，能够快速地获得相关的信息。最后，需要进行会计档案利用信息反馈系统的建立，帮助企业提高会计档案利用和服务的水准，有针对性地改进存在的问题，推动企业会计档案管理更好的进行。

结语

对于企业而言，档案管理本身便是一项长期的工作，其综合性较强，企业必须认识到会计档案管理的重要性，切实提高会计档案管理人员的素质和能力，改变当前会计档案管理中存在的问题和不足，切实提高会计档案管理的质量，将会计档案的作用发挥出来，给企业可持续发展的实现奠定基础。