浅析数字经济环境下的企业档案工作

田倩倩

（山东省济宁市嘉祥医保局，山东 济宁 272400）

一、数字经济环境下企业档案工作挑战与机遇并存

1.挑战：提高企业档案管理工作适应性

在数字经济环境下，会大大提高信息以及数据的产生数量，而产生文件已经从原来的系统变成了平台；电子文件生产的环境发生了变化，分类就会比以前更加困难；手机等设备已经变成了文件生产的主要设备，因为电子文件有更加多样化的格式，不具备板式化，数据文件占比就会越来越多。电子文件的生产由离散模式变为连续生产；档案管理就会有越来越大的难度，就需要技术含量更高的档案管理技术。档案工作对于外部的力量越来越依赖，就会导致越来越多档案管理的服务被外包[1]。

2.机遇：环境变革下档案管理全面发展

信息管理在实践方面已经逐渐遵循循序渐进的原则，越来越多的档案管理环节向数字化转型，在数字经济时代下，企业档案管理越来越信息化，能够更加安全地保存电子文档，进而实现网络共享。电子文件的归档要转向业务系统，通过大数据技术为重点进行档案信息资源开发以及利用，在档案知识管理上进行实质性突破，更加适应数字化转型，这也是档案管理工作下一步调试的重点。

二、数字经济环境下企业档案工作的发展目标

1.拓宽档案管理工作内涵

在现代企业改革制度中，企业会产生许多新的文件，因此，管理部门必须对相关文件材料及时进行整理以及更新，保证实现现代企业制度相关合同以及章程、会议等资料能够齐全收集。档案管理工作人员是要建立一个完整的管理体系，包括企业成本管理，以及资金管理等各个管理项目，才可以为企业发展战略提出具有可行性的工作计划以及科学决策，能够更好地帮助企业加强部分产品质量并且提高技术，档案资料内容也会变得更加准确。档案管理工作人员需要保证企业重大技术改造等内容得到最高级别的保密，保证系统中文件的完整，避免发生损坏丢失等严重问题的出现。

2.拓展档案管理工作技术

在使用现代化手段在进行档案管理工作时，最重要的就是进行公文处理、检查处理等环节，工作人员必须了解并且熟练掌握现代化科技技术改进并分析企业的真实财力以及技术现状，然后在实际情况下，设计档案管理软件。这样相比于传统人工来说，可以提高档案的检索速度，并且推动整体档案管理水平。企业主管部门在进行档案调取以及检索的过程中，可以通过现代化软件快速寻找到目标文件，并且对应地进行处理，进而提高工作效率。

3.丰富档案管理工作内容

现如今企业对于档案管理工作越来越重视，档案管理人员的工作职责并不仅仅是对文件档案进行分类以及保管。还要定期更新以及完善文件内容，让其跟上企业的发展步伐为企业的发展提供支持。对于企业来说，档案资料是对之前工作的总结以及对未来策划的参考，具有至关重要的作用。

4.加强管理人员队伍建设

想要对管理人员进行管理，就是要加强其责任感。

第一，企业需要对管理人员进行道德教育，让员工了解档案管理工作的职业道德以及相关法则，提高档案管理人员的政治素养以及工作素养。

第二，培训档案管理人员的专业知识，企业管理目前在生产中，都需要记录各项数据，因此，档案管理工作需要有技术性以及专业性，档案管理人员不但需要具备较强的文件档案管理专业知识，还需要学习市场经济理论，掌握市场发展规律，这样才能够在工作中表现突出。

第三，企业让档案管理人员学习外语知识，档案管理工作需要和企业实际的发展联系在一起，在进行模式改革的过程中，档案管理人员不仅仅需要掌握管理档案的工作能力，在队伍中也要具备特殊技能，档案管理本来就是比较复杂的一项工作内容，因此，想要在企业改革中带来影响，工作人员需要不断改进自身，让档案管理工作在企业的发展中具备更高的分量。

三、数字经济环境下的企业档案工作应对策略

1.注重推进数字化转型

提高企业档案管理工作对于数据电子文件等方面的管理能力，能够促进企业数字化转型以及发展，并为其提供更加高效的服务，想要继续推进传统载体档案更加数字化，需要实现所有档案都进行电子存档。档案管理数字化不但会方便文件的储存，而且方便相关领导人员的查阅以及调，更会提高安全保存系数，不会发生破损污染等现象。

2.进一步完善管理体制

想要加强对国有企业档案工作的监管以及督促，就需要创新企业档案检查的方式与方法，建立企业档案监督信息化平台。加强档案管理，特别是上市企业，以及非公企业的档案，引导非公企业健全档案管理工作体系，加强对企业档案工作的指导，按照地区进行管理指导。企业也需要建立专门的档案管理人员保证在储存档案后有一定的审核程序，以及监督程序，鼓励非公企业档案人员进行职称评聘，让档案管理工作越来越标准化以及专业化。

3.制定规章制度及标准

企业方面应该根据国家标准结合企业的实际情况，制定规章制度以及相关标准，进一步加大业务系统电子文件的管理以及编制。推进三维电子文件归档管理技术，制定企业电子管理规范。此外，企业可以通过建立奖惩制度来提高档案管理人员工作的积极性与主动性。对于档案管理良好的工作人员给予一定的奖励，而对于消极怠工的管理人员给予相应的惩罚并将此和工资以及绩效相挂钩。把制度建设放在数字化转型方面，将各类电子文件进行统一制度管理，企业还需要将企业的文件材料，进行定期审查以及核实，防止非法篡改。