档案数字化建设与档案资源的服务利用

郭喜萍

（铁岭市城市发展服务中心，辽宁 铁岭 112000）

档案数字化就是指将档案的各种信息转化为数字化的形式进行储存，通过网络的方式建立信息与信息之间的联系。跟传统的档案处理相比，在速度上面，档案数字化的建设会显得高效许多。以前档案的处理基本上都是人工操作，人工操作的速度不及电脑运行速度的万分之一，所以推进档案的数字化建设可以节约很大一部分时间。在成本方面，传统的档案管理不仅需要消耗人力物力，还需要占用一定的空间位置，反观档案数字化建设，基本上不需要占用任何空间，并且可以腾出更多的人力去做其他事情，可谓是两全其美。在原件保护方面，数字化档案几乎不可能造成文件的损伤以及丢失，更是能够预防不法分子的篡改，可以保证文件的真实有效性。

一、档案数字化建设的手段与对策

对单位各种活动中形成的电子文件和数据进行归档保存、开发利用，加强对电子文件存储系统和档案数据库建设，有效整合和管理各类电子文件，搭建档案信息服务平台，实现档案信息资源网络化的共享服务，促进安全备份工作，使档案工作实现自动化、信息化、网络化[1]。

1.电子文件归档实现一体化

实施“文档一体化”机制改革建设，实现原始电子文件的归档过程。《档案管理系统》通过与OA系统等建立数据接口，完成电子文件的归档管理，保证数据的准确性和完整性。

2.构建档案资源总库

通过对传统载体档案目录库、科研生产项目产品档案库、数字化核心档案资源库、声像档案库等不同类别、不同形态的档案资源的整合，形成覆盖全馆集中和分布相结合的档案资源总库，实现网络环境下馆藏核心信息资源的统一管理。

3.实现档案资源的智能化服务

以档案资源总库为核心，实现对全部档案资源的“一站式”联查和数字档案资源的全文在线利用，逐步实现各类档案信息的智能化服务，提高档案的利用率和服务效益。

4.实现档案业务的流程化管控

通过对档案业务流程的梳理，明确档案的归档流程、利用流程、复制流程等，并通过系统提供的流程自定义功能编制各个流程步骤，达到按实际档案业务流程管理的目的。

5.构建档案门户网站

构建档案门户网站，可将档案部门的公告、制度、动态、新闻等发布到网站中，同时，可将最新的档案归档信息、档案资源统计信息、多媒体档案信息等馆藏档案信息发布到档案门户网站中，方便各级人员了解档案动态、利用档案资源[2]。

6.实现档案信息的安全与保护

通过建设数字档案管理系统，逐步梳理数字资源的源头，全面掌握档案资源分布的情况，以便针对全部档案资源数据建立安全、完善、可靠的数据加密、存储和备份恢复机制解决方案，实现专用网络存储、数据保护、灾难恢复和存储虚拟平台，从物理安全、系统安全、网络安全、信息安全、业务安全等多个层面，采取有针对性的措施，保证数字资源的安全性。

二、提高数字化档案利用的相关措施

1.运用技术手段保护数字化档案的安全

档案具有一定的保密性，而且由于电子文件具有信息易更改性与对系统的依赖性等特点，所以，在档案数字化提供利用的过程中，最重要的是保证电子文件的安全。《建设电子文件与电子档案管理规范》条文说明中提到建设电子文件的安全技术措施主要有：网络设备安全保证；数据安全保证；操作安全保证；身份识别方法等[3]。

2.提升档案数字化工作水平

目前档案管理部门对许多档案完成了扫描工作，但是这些数字化的档案在提供利用时存在一定的问题。以某档案管理部门为例，问题主要有：首先，没有对扫描参数进行优化设置，在确保图像能够清晰完整地反映档案原件内容的前提下，图像文件所占用的存储空间较大，档案资源管理系统打开图片的时间过长；其次，建设管理类档案的图纸扫描件没有标明每一张图纸的名称，而是以数字编码的形式命名，不能确定哪张扫描件对应哪张图，在提供利用时需要在档案资源管理系统中将扫描的图片逐一打开才能确定查档人需要的具体档案，耗时耗力。因此，在以后的数字化工作中，档案管理部门要尽量避免上述问题的发生，发挥数字化档案真正的价值[4]。

3.签订用户保密协议

在提供数字化档案的过程中要处理好数字化档案的利用与保密的关系。为了防止档案信息泄露，档案管理部门应该在查档人利用电子档案之前与查档人签订用户保密协议，在协议中明确规定查档人的使用权限以及泄露档案信息的法律后果等，提高查档人的自律性。

结语

综上，档案数字化建设项目坚持技术与管理并重的原则，一方面，实现单位档案部门对档案业务指导、垂直管控和监督作用，实现了档案业务的“三统一”，即标准规范、管理模式、数据资源的统一；另一方面，构建档案信息服务平台，有效整合各类电子文件，满足所有门类、多种数据格式的档案全生命周期的档案管理，基本实现单位各种活动中形成的电子文件和数据的管理、归档保存、开发利用，做好电子文件的备份、安全防护和灾难恢复工作，促进档案工作逐步从传统手工操作与管理，向自动化、信息化、网络化转变。档案数字化是社会发展的必然趋势，加快档案数字化建设步伐，落实好档案资源的服务和利用工作。