高等医学院校教学档案管理存在的问题及改革措施

武 琳 王爱华

（山东医学高等专科学校，山东 临沂 276000）

目前高等医学院校教学档案管理存在的问题，主要表现在：档案管理水平跟不上信息社会的发展，各系和教学档案管理混乱，图书馆扩大信息覆盖面，建立档案管理责任制，加大经费投入，等等，这是目前高等医学院校教学档案管理工作必须采取的改革措施。

一、高等医学院校教学档案管理存在的问题

1.高等医学院校教学档案管理水平跟不上形势发展的需要

随着信息社会的到来，网络技术的发展，5G技术的应用，医学院校教学档案管理已经越来越多呈现信息化、网络化的姿态。当前高等医学院校教学档案管理在信息化改革中并没有满足信息化管理的需要。大多数档案管理工作还只是停留在简单地以信息记录作为主要的方式，对于传统的档案所进行的工作，并不能真正体现出高等医学院校教学的真实情况。当前高等医学院校的档案信息化管理模式主要的还是用档案管理系统对案卷的目录及部分的文件进行录入，缺乏对全文数据库的搜索以及应用[1]。

2.档案管理人员的意识不强

在高等医学院校教学档案管理人员中，他们对教学档案管理意识的强与弱，注定了教学档案在收集、移交、利用方面的规范化与否，而在现实中，教学档案管理人员对档案的管理意识相当薄弱，这是由许多因素造成的，而最主要的是，在大多数的档案管理人员并非是专职人员，他们大多是由教师兼职，而这些教师的主要任务是教学，所以就没有太多的精力放在教学档案管理方面，对档案的管理重要性也没有深入地研究，从而造成许多教学档案不能够在第一时间进行整理归档，或是对某些教学档案在管理上松弛，容易造成档案丢失的现象。其次，这些教师即使有教学档案管理的意识，但是由于其不是专业的档案管理者，有时时间不允许他们从事更多的教学档案的管理工作，尤其是在收集资料时，会需要消耗大量的时间与精力，这就使这些教师在从事档案管理时有了一定的限制。

二、高等医学院校教学档案管理的改革措施

1.互联网技术提高档案管理水平

相比于纸质档案的管理，利用互联网技术来提高档案的管理也是当下被越来越多的高校采用的手段，这是一种创新的管理方法，首先，它突破了档案管理的技术，使电子档案成为档案管理的必经之路，由于高校的规模越来越大，档案越来越多，而通过电子存档的方法，可以很好地解决这个问题，同时，互联网的兴起，使他人在查阅档案时也更加方便，可以随时随地查阅到自己想要的档案，从而大大提高了档案的利用效率。

2.提高管理人员的档案管理意识

提高教学档案的管理意识，不仅仅是要求教学档案管理人员，还要求学校的管理者也要有这个意识，对教学档案的管理工作要充分地认识到它的重要性，并要正确理解教学档案管理的意义所在，使学校的管理者真正明白，只有投入到教学档案管理中的人力、物力、财力更多时，才会显现教学档案管理的价值出来。对于学校的管理者来说，要想提高教学档案的管理，要从以下几个方面来突破，首先，要建立一支专业化的教学档案管理队伍，从源头上重视起来，专业档案人员在档案管理的意识上、专业上都会优于兼职的教职工。其次，对档案管理人员要求有良好的个人品质，在高等医学院校的教学档案中，涉及教师的教学资料、学生的学籍以及高校的发展规划和管理方案，这些都有一些保密的性质，只有良好的品德修养，强硬的个人素质，才能担当此工作，这就要求高等医学院校领导在选用档案管理人员时要谨慎并高度重视。最后，高等医学院校要重视档案设备的引进，对于一些现代档案管理的设备与工具要及时引进，这样不但提高了教学档案工作的效率，同时，也便于对教学档案更加科学化地管理。对教学档案管理给予更多的扶持与帮助，无论是从政策还是资金以及专业化人员上都要给予照顾，这样才能使教学档案管理更加规范化[2]。

3.对档案管理人员培训

随着信息时代的来临，传统的档案管理已经不适应新时代的要求，即使是再专业的档案管理人员，如果长期得不到培训，就会与时代脱轨，从而影响到教学档案的管理，尤其像现在网络技术的发达以及对信息的利用都已经有了很大的利用空间，这些对教学档案管理都提出了更高的要求。教学档案管理人员要在专业化上面、规范化方面加强培训，才能更好地去适应这个时代的发展，面对这些严峻的挑战，只有不停地提升管理人员的专业水平，使档案管理人员的工作能力进一步地提高，掌握更多的新知识、新技能，适应社会，使教学档案为高等教育以及教学服务发挥应有的作用。

结语

高等医学院校教学档案管理存在的问题有许多，其中最主要的问题就是档案管理没有跟上社会发展的需要，在信息化网络化方面的发展，没有及时运用，以及对档案管理的混乱，造成档案的损失和毁坏，同时档案管理人员的管理意识也不强。要进行高等医学院校教育档案管理的改革措施，就必须要提高档案管理人员的管理水平，要对档案管理制定相应的制度与规范，这样才能帮助高等医学院校提升教学效率，有利于高等医学院校的长期发展。