现代信息技术语境下的事业单位档案管理研究

江 帆

（铁岭县人力资源和社会保障事务服务中心，辽宁 铁岭 112000）

事业单位涉及多个行业，工作人员形形色色，也鉴于此，每个事业单位都会有一个专门的档案室来存放本单位的档案。本文正是从现代化信息技术的语境下，分析了关于事业单位档案管理的有关事项。将有助于事业单位档案事业的长足发展。

一、事业单位档案管理存在的问题

1.对电子档案的管理缺乏规范性

随着信息技术的高速发展，电子存档已经成了每个事业单位档案管理必备的过程，但现在电子存档还是存在一些的问题，电子存档的目的是为了档案信息得到更好的存储，除此之外，还有更重要的一个原因则是作为国家行政机关直属的事业单位，应当跟上时代的潮流，但电子存档现今仍然存在非常大的问题，首先，非常明显的便是电子存档具有不规范性，即并没有将存档结果进行汇总，无法得到正确的档案数据库；其次，对于进行档案登记的各位事业人员来说，他们经常会发生借调，或者是直接调离原籍的事情，因此，避免不了新接任的档案管理人员将档案信息重复入档等情况发生，这种不健全的档案机制给事业单位的档案管理带来了很大的阻碍，也造成了事业单位中档案管理的滞后的问题。

2.管理档案的工作人员工作素质偏低，尤其是中小城市档案管理安全意识差

事业单位的档案管理，除了档案管理机制不完善，另外一个造成档案管理问题的原因就是工作人员的综合素质偏低，流动性较大，所以不同程度地存在安全意识差的问题。信息化时代中，网络技术已经达到了可以用来作为攻击的武器，因此，在涉及高新技术和网络的过程中，极有可能因为操作不当、安全意识太低而导致档案管理系统被病毒攻击，从而导致档案管理系统中的档案丢失，损毁或添加新的病毒，这不但会给事业单位带来极大的损害，也给本单位带来了一定的政治、经济损失。比如：因为事业单位中的工作人员人数庞大，信息量也非常大，如果事业单位中的人员档案流失到不法分子手中，很有可能他们的个人信息会被加以利用，这不但侵害了他们个人的隐私权，更使自己的安全无法得到保障。档案管理的工作人员综合素质低体现在另一个方面则是他们不会熟练地运用档案管理系统，仍然采用以前的想法进行纸质档案的管理，这就阻碍了事业单位现代化进程的脚步，也给电子档案管理带来了一定的困难。

二、现代化信息技术语境下事业单位档案管理的优化措施

1.对管理档案的工作人员进行系统培训

首先，他们要熟练地掌握新兴科技和网络的使用，这种使用不但要浅显地了解，更应该进行熟练地掌握，因为档案管理不仅是一份工作，更是保管了事业单位中的隐私和个人信息。除此之外，一定要提高档案管理工作人员的安全意识，更具有甄别的能力。网络的发展使人们用网的环境并不十分安全，许多的软件和网页都被恶意地插入了病毒，病毒的危害是众所周知的，因此，在进行档案管理时，管理档案的工作人员应及时辨别不属于自己管理的范畴出现的东西，提高安全意识，将无法辨别是否安全的网页或软件进行及时清理。只有提高档案工作人员的安全意识以及综合素质，事业单位的电子档案存储才能继续推行下去。

2.加强事业单位档案管理的基础设备

虽然纸质档案存储仍然占有大部分，但纸质存储档案也存在许多缺点，首先，纸质档案占地面积大，因为数量众多，影响利用，在进行档案的输入与管理时，也存在许多时间及人力、物力上的问题，但电子存储档案只是需要在电子存储档案的系统中进行数字的输入即可。除此之外，一台电脑并不足以支撑整个事业单位的人员档案输入，因此，事业单位中的电子档案存储基础设施要进行完善和改进，这样做的目的就是进一步提升电子档案管理的安全性及周密性，便于利用。

3.建立完善的档案管理机制，提高规范性

电子档案存储系统的出现就是为了使信息进行更好的存储，也方便档案的异地备份，只有完善电子档案的存储机制，才能及早避免重复录入档案及档案丢失的问题。重复录入档案可能会使个人的档案出现问题，也大大增加了数据库的负担。首先应该将它的纸质存储档案进行编号，然后放入档案室中，紧接着应该根据他的纸质档案进行电子档案信息的输入。在平常应用到个人档案的情境中，应先使用电子档案，在健全了档案管理机制后，应当在整个数据库中简单容易地查询到每个人的个人档案。这种做法不但可以使档案数据库减少不必要的容量，还可以提高电子档案管理的规范性，真正将高新技术网络应用于事业单位的档案管理中。

4.加强档案管理资源共享

为保护事业单位中工作人员的个人信息及隐私，个人档案一般不允许被查看，但随着科技的发展，各种办事途径中可能会需要用到其他人的个人信息，在往常的事例中，需要向上一层打报告进行批准才能拿到其他人的个人档案；现在电子档案管理系统的普及，在管理系统中便可以很容易地查询到其他人的个人信息。但对于电子个人档案的查询，应当有一定的规范性，管理档案的工作人员可以设置只有此事业单位的工作人员才可以进行此事业单位工作人员的个人档案的信息的查询，这样的设置不但避免了个人信息的外泄，更是加大了档案管理资源的共享，其他工作人员在档案管理时更加便捷。

结语

事业单位档案涉及行业众多，其信息技术手段应用水平参差不齐，而“存在了上千年的纸张已经作为一种传统，深深扎根于人类社会”以其载体的稳定、信息的可靠等优势，不会轻易退出历史舞台。同时，电子文件的原始性、完整性、安全性、可读性等一系列棘手的问题还摆在我们面前。因此，电子文件不会在一朝一夕替代纸质档案，二者的将长期共存。现实与理论都向我们表明现有的档案管理模式已很难适应新的需求，面对实体档案、电子档案并存，面对社会需求多样化的现状，事业单位档案管理迫切需要建立一套新的管理模式来面对的重大挑战和发展机遇。从传统的管理方法到现代化档案管理是一场历史性的转变，是事业单位档案发展的必由之路。