医院档案管理中电子档案系统的应用

赵风花

（山西省人民医院，山西 太原 030000）

档案管理是医院管理工作中的重要组成部分，随着医院经营规模逐渐增大，再加上医疗体制改革带来的积极影响，使医院的人政档案、基建档案以及医疗技术档案数量急剧增多。传统档案管理模式已经逐渐出现了疲态，无法满足当前医院运行发展需要，甚至容易激化医患矛盾，影响医院的市场价值形象。医院档案管理坚持走信息化发展道路，逐步创设和落实应用电子档案系统，是“智慧医院”发展的必然结果。为此，医院必须要尽快应用好电子档案系统，积极推进医院档案管理信息化、数字化、智慧化发展。

一、电子档案系统的优越性

1．降低了医院档案管理费用成本

传统医院档案主要为纸质材料，医院在进行档案管理时，通常会需要采购大量纸张等材料，不仅会造成纸张资源的浪费，还会增加档案管理成本。而且在对传统纸质档案进行管理时，医院还需要派出多名专职档案管理人员，同时，提供大面积档案管理场地，有些大型医院甚至会单独提供一层办公室用于存放档案资料。电子档案系统的全面应用便比较好地解决了上述问题，不需要使用大量纸张和大面积档案室，只需要将档案资料录入电子档案系统，自动生成电子档案即可，这样不仅降低了档案管理人员的工作强度，也为医院节约了管理费用成本支出。

2．增强了医院档案管理保密属性

传统档案信息会记录在纸张上，无论是档案信息补充、档案资料调阅、档案消除焚毁等管理工作，都会直接接触档案资料原件，容易导致重要的档案资料泄露，甚至是丢失。比如，人事档案、病历档案、医疗成果档案等，这样会给医院带来较大损失和经营风险。电子档案系统便可以比较好地克服这些问题，由于电子档案系统具有多道防火墙和身份识别系统，能够避免重要的档案资料泄露或丢失，最大限度保证了医院档案资料的保密性。

3．提高了医院档案管理工作能效

在信息化档案管理模式中，电子档案系统则可以将档案管理工作全部转移到“线上”，利用电子档案后台管理系统，就可以随时随地完成档案管理各个环节的工作内容。一方面，降低了档案管理人员的工作失误的可能性；另一方面，加强了档案资料收集、整理、调阅等环节都工作能效[1]。

从笔者实际工作中可以明显发现，新时期的医院档案管理工作内容比较复杂，涉及的档案种类和数量较多，传统档案管理理念和模式已经与医院管理与发展出现脱节现象，因此，构建电子档案系统对于医院档案管理有着极高的优越性。电子档案系统体系的落实与应用，使笔者的档案管理工作业绩有了显著提升，在项目建设办公室领导的带领下，严格按照《山西省档案事业发展“十三五”规划》确定的目标任务，始终贯彻依法治档和档案安全管理为核心，围绕服务医院工作的中心，切实在自身岗位上完成好本部门各项工程的档案收集、整理、保管、归档工作。立足于本职工作，扎实推进档案工作的有效完成。具体参与工作如下所示。参与了档案的接收进库工作，参与接收文件等各类档案卷。2009年至今收回档案5862卷（件），整理5711卷（件），图纸2613张：其中包含科研临床楼以及全科医生临床培养基地项目前期手续资料（可研、环评、能评、初设、地质勘察、监理、管理等）和各工程施工资料（基坑施工、主体施工、内外装修、中央空调、消防工程、医用气体、无负压供水、高低压配电、弱电工程、电梯采购等）；锅炉房改造工程施工；重症监护室改造工程；25层病理科装饰改造工程；外科楼门诊大厅及门厅改造工程；外科楼外挂电梯改造工程；外科楼公共卫生间改造工程；综合楼改造工程（职工食堂、公寓、职工活动中心及老干部活动中心）；核磁工作室装饰改造工程；介入科、心导管室改造工程；CT室改造工程（CT机房设备底座加固及准备间改造工程和地下室及走廊）；胃镜室改造工程；医院管网改造工程；家属楼楼道粉刷工程；南区厚德楼的改造工程；新院区建设项目前期手续等一系列医院基本建设的档案资料的收集、整理、保管、归档。并编制完成门诊、医技楼、综合楼和住院病房、基坑支护、人防工程的个各施工项目（50项）的可行性研究报告，并报发改局审批备案。

二、电子档案系统在医院档案管理中的应用策略

1．科室统一电子档案文件管理标准

医院的部门科室数量繁多，每个部门科室形成的档案类型和档案内容存在较大差异性，这就给档案管理工作提出了较高要求。在电子档案系统中，需要管理人员能够确定医院统一的档案文件管理标准，医院既可以遵循国家统一标准，也可以采用医院内部制定的统一管理标准。通过这种方式全面提高电子档案管理规范性。比如，所有录入电子档案系统中的档案文档格式都要采取A4纸张规格，字体、字号、行间距等都要有统一的管理标准规范。除此之外，医院还要根据文字类档案、图片类档案、音频类档案、视频类档案注明统一的存储格式，这样有助于电子档案的统一收集、存储和利用。所有电子档案的参数和数据都要进行特别标注，而且还应当准确标明电子文件稿本代码和电子文件类型代码。另外，作为一线档案管理人员，必须要确保电子档案系统的先进性，为此在实际岗位工作中，笔者积极运用岗位培训知识和自学知识与技能，对医院电子档案系统进行优化创新，精简电子档案系统页面，提高系统的优越性和实用性，从而使电子档案系统更便于操作和推广应用，也让医院档案管理业务更加成熟。

2．加强电子档案信息采集录入管理

从电子档案系统的运行角度来看，信息采集系统是第一道关卡，医院档案能够实现高质量管理目标，很大程度上取决于电子档案信息采集录入管理质量。首先，针对已经生成纸质类的档案文件，需要先核对档案的名称、卷数、页数，然后再利用扫描设备对档案内容进行扫描采集。其次，将扫描后的电子档案与纸质档案原文件进行校对和审核，确定内容数据信息的准确性、完整性和清晰度。最后，对电子档案进行适当的调整和编辑，提高医院档案数据信息采集各个环节配合效果。

如果医院档案在电子档案系统中直接录入，则必须要保证档案内容录入的真实性和完整性，一旦录入成功并保存就不允许私自更改，如有必要可以向档案科提出申请。比如，在录入患者病历医院档案时，必须确保档案名称、患者个人信息、诊断报告、诊断结果、治疗方案（手术记录）、用药信息、出院记录等内容的完整性和准确性。

3．强化电子档案系统档案管理质量

电子档案系统的管理工作主要分为档案收集、校对与鉴别、整理与补充、存储与保管、调阅与利用等多个环节。在档案管理系统中，档案业务管理是工作的重中之重，主要涉及卷宗管理、材料管理、审核管理等子系统。

首先，卷宗管理主要是完成对医院全部电子档案的录入、输出等环节的管理，覆盖电子档案管理全过程。为了保证电子档案的管理质量，可以在电子档案系统中设置计时提醒机制。比如，在档案还未补充录入完毕或者即将到规定调阅时间内仍未推出档案管理系统，系统会自动发出提醒。其次，材料管理主要是对电子档案进行分类的管理系统。为了保证医院电子档案的有效性，需要通过材料管理系统来识别和区分哪些是有入档价值的档案资料，哪些并不具备入档条件，随后再由电子档案系统自动调整档案目录。最后，审核管理主要是对电子档案系统中的档案数量和使用情况进行统计和审核，准确记录哪些档案处于被借阅状态、哪些档案处于被下载状态，从而确保电子档案在系统内数量的准确性。

4．做好电子档案系统安全维护管理

医院档案资料都具有比较强的保密性，无论是人事档案、财务档案，还是病历档案、医疗技术档案，都必须要做好安全管理，防止出现档案资源泄露或者丢失等情况。为此，电子档案系统必须要配备多个安全维护管理系统。比如，在系统内安装防火墙软件，一旦防火墙软件识别到外界非法入侵，便可以自动阻断并向管理员发出预警警告。在电子档案系统中安装密钥系统，每个档案管理人员或者医院科室职工，都有着各自账号密码，管理员或者科室职工可以根据各自的权限等级，查阅不同保密等级的医院档案资料。

5．优化完善电子档案网上阅档系统

在电子档案系统中，应当搭建网上阅档系统，主要应对医院档案信息资源的开发与利用。利用医院内部各个科室之间的局域网络或者基于（浏览器/服务器）运行框架，能够确保获得档案调阅授权的人员，随时随地进行档案调阅和分析，不再受到时间和空间的因素限制。为了提高档案网上阅档运行效率，可以为不同级别的人员，授予不同等级的权限，比如，是短期登录权限或者是长期登录权限。此外，为了保证电子档案阅档过程中的安全性，需要电子档案系统做好阅档行为记录，比如，登录系统和退出系统时间、调阅档案和下载档案类型与数量，并设置加密传输通道，保证电子档案传输安全性[2]。

结语

医院应当给予档案管理更多关注度，尤其要在电子档案系统建设中投入大量优势“兵力”，做好电子档案系统的档案信息资料录入、管理和调阅管理，加强电子档案系统安全防护管理，在现有运行模块基础上，不断进行创新完善，从而构建更具安全性、协同性的系统平台，从而确保电子档案系统充分发挥出应有的作用。