浅谈办公自动化在企业发展中的作用——以A集团为例

艾 青

（云南省昭通市经济信息中心，云南 昭通 657000）

一、办公自动化简介

办公自动化简称OA，是一种结合了现代办公和计算机网络功能的新型办公方式，是现今新技术革命中的其中一个技术应用领域，它是信息化社会的产物。在行政和机关单位中，办公自动化被称为电子政务，而企业和机构则称之为OA，即办公自动化。现如今，办公自动化并没有一个统一的定义，各种新技术、新机器和新设备用于办公业务，都属于办公自动化领域[1]。

通过实现办公自动化或实现数字办公，可以调整企业的管理体制、优化企业目前的管理结构，在提高员工工作效率的基础上，同时，提高企业内部的协同办公能力，提升管理者决策的一致性，最终达到提高决策效率的目标。

二、办公自动化在A集团发展中的作用

1.集团管理方面作用

1.1 提高员工的工作效率。在A集团，每天都会有大量的流程性的工作需要完成。通过A集团OA系统的工作流程平台，员工只需坐在办公桌前，在系统中发起各种办公流程申请，员工发起的流程将通过流程平台及时传达至各个流程点。员工不必随身携带各种文件、档案、请示、发票在各个部门奔波，再花费时间等待审批部门和领导签字、盖章。这些毫无技术性可言又消耗时间的工作都可以通过办公自动化系统在网上完成。

1.2 规范企业管理。OA系统的工作流程平台可以程序化工作流程，巩固流程的各种规则，减少复杂流程中不可避免的人工错误。通过办公自动化系统，可以实现移动办公，解决时间和空间问题，实现各链路之间流程的零传输时间。可以大大提高流程速度和效率，降低协同工作的成本。

1.3 实现实时管理。在OA系统中，集团领导可以随时随地访问各种内部资料，检查各种流程的审批状态，查看任务的进度，管理层还可以监控每个流程的状况和进度。实时监控整个办公过程，也可以通过系统分析相关数据。

2.集团环境方面作用

2.1 信息快速传达。通过OA系统中的通信平台，集团成员可以发布通知、公告、任务等，并设置查看权限，可以将任何需要传达的信息快速传送给办公室工作人员或其他相关人员。A集团OA系统还有独立的办公通信软件，类似于商业化的“QQ”软件，具有消息及时传达的特点，员工可以在通信软件讨论工作事项。相较于商业化软件，提高了信息安全性。

2.2 提高企业文化氛围及员工凝聚力。办公自动化系统是信息技术快速发展形势下企业文化建设的首选工具。通过集团的通信平台，员工与员工之间；员工与上下级之间可以更好地进行沟通，经过长期的工作沟通，员工间会形成一种默契，这将使集团内部的凝聚力大大增强[2]。

3.集团成本方面作用

3.1 节省运营成本。现代办公日常的纸张消耗量是非常大的，各种请示报告、特别是地产公司的各种合同，对公司财产、地球环境都是极大地消耗。而使用了办公自动化系统后，可以把很多不必使用纸张的文档通过电子文档呈现，这样既减少了企业开支，又为保护地球环境贡献了一份力量。

3.2 降低沟通成本。通过办公自动化系统，集团打破地理位置之间的界限，并通过邮件、即时消息、短信、移动办公等各种通信手段将信息推送给用户，提高沟通效率。在没有办公自动化系统之前，A集团每季度花费在通信费、信件的资金非常多；使用了办公自动化系统后，只需支付网络服务费。

三、集团办公自动化今后发展的几点建议

1.发展方向

从长远发展的角度看，办公自动化系统的发展将朝着系统化、智能化、移动化、高速化的方向发展。办公自动化系统也将与各行各业紧密联系。它的发展速度必会影响企业的发展。A集团要把握时机，通过不断完善、改进集团办公自动化系统，使办公自动化为集团创造巨大经济效益

如今人工智能产业、大数据产业正进入发展高潮，办公自动化将迎来一种全新的工作方式。今后办公自动化将进入更加智能化发展，在原有基础上整合人工智能、大数据以及云计算，使集团办公中更多地出现人机交互体验。

2.发展过程中应注意的问题

保持高水平的发展。目前，社会各领域的计算机办公自动化越来越深入，但同时也存在越来越多的问题。因此，在计算机办公自动化的发展中，应该不断改进技术，以更好地面对出现的问题。未来的办公自动化应在不断应用和开发新技术的基础上，确保其更好地适应实际需求，才能实现更好的发展[3]。

办公自动化的实现和发展，对所有程序都有很高的要求。因此，在实际的办公业务发展过程中，办公人员的运作能力和整体工作团队的协调程度对于企业是非常重要的。在未来办公自动化的发展中，企业应该更加注重人才的培养（特别是注重人才的专业知识和能力等方面的培养）。在此基础上，办公自动化才可以更好地满足实际需求，企业才能更好地发展。

结语

在当前的企业，办公自动化在企业发展中的作用是非常大的。计算机办公自动化已成为必然之路，也是办公发展的趋势。因此，社会有必要推动办公自动化领域的发展。综上所述，未来办公自动化的发展潜力是无限的。不仅A集团，所有的企业还需要在原有技术和框架的基础上，将新的计算机技术应用于办公自动化。通过利用计算机技术的精确和快速特性，更好地实现价值信息管理。提高企业办公系统的工作能力，帮助企业更快地发展。但是，目前的网络环境还是比较复杂，办公自动化系统仍然存在一定的安全漏洞。因此，在应用新的计算机技术的同时，有必要更加注重安全问题，避免泄漏甚至丢失企业的核心信息，并且不断改进办公自动化技术，提高办公自动化系统实用性、功能性和易用性，为企业的发展提供更安全有效的技术保障。