艺术类高校干部人事档案工作新思路——基于《干部人事档案工作条例》

□杨依桐

当前党和国家各方面工作越来越专业化、专门化、精细化，在处理好每一个方面事情和每一项工作的具体本领上也体现着国家治理能力。干部人事档案工作始终是党中央高度重视的一项工作，2018年11月出台的《干部人事档案工作条例》（以下简称《条例》）对于干部人事档案工作专业化、专门化、精细化水平提出了新的要求，为持续推进干部人事档案工作科学化、制度化、规范化提供了基本遵循。从高校发展角度看，干部人事档案工作不仅是组织人事工作开展的原始依据，更是事关从严管理干部、建设高素质专业化教职工队伍、营造风清气正选人用人环境、提升干部人事档案管理与服务水平。因此，必须深刻认识新时代干部人事档案工作的新要求，结合艺术类院校特点，找出差距与不足，更好地发挥干部人事档案工作在高校治理中的重要作用。

一、解读《条例》，看新时代干部人事档案工作新要求

1.配置专门化，推进科学化。专门化简单来说就是进行分工，不同的人或组织负责不同类型的工作。《条例》中提出的专门化相关要求是实现干部人事档案管理科学化的基础。早在延安时期，干部人事档案已经成为一个相对独立的工作领域，在党员干部的教育培养、选拔任用、从严管理监督等方面都发挥了重要作用。新时代对干部人事档案提出的专门化要求，并不是将其从组织人事工作中剥离出来，而是体现在硬件设施、人员安排等方面。实现专门化的重要物质基础就是有相对独立的“门”，即相对独立的工作空间。《条例》中对于干部人事档案工作明确提出了“应按照有关标准建设库房或设置专用房间保管档案，并实现阅档场所、整档场所、办公场所的分离”，可见干部人事档案工作的硬件环境逐渐得到重视，向着更加科学化的方向发展。明确岗位、配备高质量的专职工作人员也是一个领域专门化的重要标志。从量上看，《条例》规定了以1000∶1为标准配备专职人员。从质上看，也明确指出了干部人事档案工作人员选配的回避原则以及政治素质、专业能力等方面的高标准、严要求，以高素质的专职人员推进干部人事档案科学化管理。

2.标准专业化，推动制度化。提升干部人事档案工作的专业化水平，是实现制度化的重要手段。教育社会学学者霍伊尔认为：“专业化是指一种职业经过一段时间后成功地满足某一专业性职业标准的过程。”可见，“标准”是专业化的驱动力，明确的工作规范与标准是干部人事档案工作走向专业化的重要标志。在管理体制上，《条例》明确提出了在党的领导下中央主管、地方多层分管的管理体制以及相应的管理职责，特别是新增了干部人事档案工作的组织监督、群众监督机制相关规定。这就要求各部门依照《条例》标准，确保干部人事工作按照制度化标准，健全规章制度，完善管理体制。在内容与流程方面，《条例》中规范了档案内容的十大分类标准，接收、转递相关手续要求等。在利用与审核中，也规定了严格的查阅、复制、摘录等利用程序，以及“凡提必审”“凡进必审”“凡转必审”等审核程序。《条例》为干部人事档案工作提供了明确且严格的规范与标准，“有章可循”方能实现制度化。

3.管理精细化，推动规范化。在日常管理中，《条例》规定材料形成部门需在 “1个月内”主动移交；权限变动时，应在“2个月内”完成档案转递；接收档案需在“2个月”内完成审核入库等。从这些时限数字可以看出，干部人事档案工作的“及时性”上有了更为细化的要求。在档案利用上，《条例》阐述了可查阅干部人事档案的七种情形，并明确了查阅档案的程序要求。同时，提出了与大数据等信息技术结合建立数字档案，提供精准高效的服务。上述精细化的要求，能够使干部人事档案工作各方面都更加规范，为组织选人用人等方面提供高水平服务打下良好基础。

二、对照《条例》，看高校干部人事档案工作存在的问题

1.专门化水平有差距，科学化建设有待加强。艺术类院校往往规模较小，用房相对紧张，干部人事档案专用库房与阅档场所、整档场所、办公场所“四室分离”的落实仍处于过渡阶段，部分艺术类院校采用隔断压缩空间的方式实现分离，工作场所建设与应达标准存在差距。艺术类院校干部人事档案工作多隶属于人事部门，往往日常工作任务繁重、人手不足，采取兼任方式管理干部人事档案，未能达到《条例》中专职人员配比的基本要求。实际上干部人事档案管理人员不仅有反复拆解、装订的机械性工作，更承担着档案鉴别、审核、保密等重要职责，兼职档案管理人员往往无法达到高标准的工作水平，目前除处级档案外，大部分教职工档案仍存在“三龄两历”等重要材料未审核、日常材料归档严重滞后的问题，现有基础水平较差。

2.专业化程度有差距，制度化管理仍需完善。在制度框架上，艺术类院校对于《条例》中新提出的干部人事档案监督检查机制建设，目前基本处于缺失状态，没有形成相应监督检查制度规范。在制度内容方面，虽然已建立本校干部人事档案管理制度，但随着新《条例》的颁布，相应制度更新以及实施细则制定没有落实到位，导致在执行上存在不严肃性。例如在干部人事档案查阅上，校内往往存在1人单独查阅或未履行审批手续等情况，查阅具有一定的随意性，保密性与安全性存在一定风险。

3.精细化程度不高，规范化基础有待夯实。受人员配备以及制度建设情况的影响，艺术类高校干部人事档案往往在日常档案管理环节存在严重的滞后性，如存在形成材料部门上交不及时或未及时归档；个人国籍、家庭成员、社会关系等信息陈旧，在出境备案审批、亲属回避制度等情况中不具备参考价值等问题。艺术类高校干部人事档案数字化工作仍处于起步阶段，推进较为缓慢，滞后于工资审批、社保办理、干部信息系统等电子平台的发展，例如天津市教育系统使用的“机关事业单位工资管理云平台”已经实现无纸化办公，在工资变动审批时需要上传大量电子档案材料，但是由于档案数字化滞后性，仍需要干部人事档案管理人员协助劳资科届时拆解纸质档案，通过拍照或扫描后分类分批整理上传，重复工作费时费力，效率较低。另外，艺术类高校干部人事档案在内容上缺乏与本身特点的结合，艺术成就、教学评价、师德师风等艺术类高校特色材料分散于各个部门，未集中纳入干部人事档案中，而根据艺术类院校选人用人的特点，这样一些材料理应作重要参考凭证。

三、遵循《条例》，改进高校干部人事档案工作方向

1.资源配置专门化，保障干部人事档案工作物质基础。艺术类高校必须意识到干部人事档案在高校建设高素质专业化干部队伍及师资队伍中的重要地位。在基础设施方面，应尽快协调校内办公场地，遵循《条例》规定标准，实现“一库三室”分离设置，加大投入，配备纸质档案保管以及档案数字化所需基础设备。在人力资源上，应尽快协调人员安排，落实1000∶1配备专职工作人员，实现专人专管，强化岗位责任。同时，强化党性教育与业务培训，特别是在档案管理数字化的大背景下，更应注重“档案+信息化”的复合型人才培养，提高干部人事档案内涵质量建设。

2.制度建设专业化，完善干部人事档案工作制度基础。艺术类高校干部人事档案工作应以《条例》为标准，完善相关工作制度，让干部人事档案工作有章可循，严格按照制度执行，逐渐实现标准化、制度化管理。艺术类高校应尽快按照《条例》新要求，建立健全干部人事档案监督制度，由校内纪检监察及巡察等部门对于《条例》执行情况进行监督，对于违反相关规定和纪律的处罚情况应结合本校实际制定细则。在艺术类高校还应当依据《条例》等政策文件的出台及时对现有制度进行完善和补充，并在归档、查阅、审核、安全等方面制定相应细则，让制度落地。例如，通过制度建设明确允许查阅的条件情形、审批流程、查阅人员、复制材料的方式等；明确归档材料书写内容的真实性、完整性以及格式规范要求；建立健全干部履历类材料动态更新制度等。

3.日常管理精细化，提升干部人事档案工作服务水平。干部人事档案收集的材料来自于各个部门或由教职工个人填写，因此定期举办宣传讲座、业务培训等，使各个利益相关者都能够意识到档案真实性、完整性以及安全性的重要意义，主动守好入口关，配合提供更为精准的归档材料，减少返工，内容上越规范的干部人事档案越能在利用时提供高水平的服务。推进艺术类高校干部人事档案数字化进程的必要性愈发凸显，然而受场地及资金等限制，短时间内无法独立完成数字化也是现实情况。由于档案规模相对较小，可以采用购买外包服务的方式节约成本，但同时也必须通过压实责任、强化验收、建立第三方审核机制等方式，对档案数字化外包在项目资质、档案实体以及数据质量、安全保密性上的风险进行严格防控。加快数字化管理系统的建设能够为档案利用提供更为便捷的服务。

总之，艺术类院校根据自身特点，充实档案内容，提升档案价值，精益求精。艺术类高校教师多具有举办或参加展览经历或通过创建工作室、社会兼职等获得艺术成就，这些材料往往体现着个人业绩与社会影响，应当在档案中动态补充，作为评价艺术类人才的重要依据。另外，“立德树人”是高校教师的职责与使命，教学能力与师德师风等是全面评价一名高校教师的重要因素，与之相关的考核材料也应当在干部人事档案中有所体现。在新时代背景下，应结合艺术类高校实际，积极探索干部人事档案在常规内容基础上与艺术档案、教学档案、师德师风档案等相结合，形成具有艺术类高校特色的干部人事档案，为干部队伍建设、教师资源配置等提供更加全面的参考依据。