县级妇幼保健机构档案管理分类模式探讨

吴慧华

在县级妇幼保健机构当中，有很多重要的工作关乎到整个医院的正常运转，其中机构档案的管理工作就是其中非常重要的一项工作。随着新医改的不断推进，妇幼医院也随之发生变化，不仅其规模开始不断扩大，新加入了诸多妇幼医疗项目和相关设备，同时还会进一步丰富医院中档案的主要内容以及类别，这对于县级妇幼保健医院档案的管理分类提出了更高的工作要求。基于此，本文针对县级妇幼保健机构档案管理分类模式进行以下相关的分析和研究。

县级妇幼保健机构档案管理现状

档案管理较为混乱

作为妇幼保健机构保障体系建设中的关键组成部分，县级妇幼保健机构档案管理可以说是推动妇幼保健机构稳步发展的关键，科学、高效地县级妇幼保健机构档案管理是促使我国妇幼保健机构快速前进的保障。在县级妇幼保健机构档案管理工作的引导下，相关管理人员能够对我国妇幼保健机构的整体体系构建有一个充分了解，进而为我国妇幼保健机构提供更为充分的决策依据。

但是，通过对县级妇幼保健机构档案管理现状进行研究分析发现，很多县级妇幼保健机构档案管理工作开展的比较混乱，没有实现统一管理，这不仅影响了档案管理及使用效果，同时也阻碍了我国妇幼保健机构的发展。

档案管理缺乏专业性

由于县级妇幼保健机构档案管理工作的开展情况与其运行有密切关系，所以在进行县级妇幼保健机构档案管理工作的过程中，需要相关工作人员具备较强的专业素养及能力，以此确保县级妇幼保健机构档案管理工作的科学高效。

但是，通过对县级妇幼保健机构档案管理现状进行研究分析发现，有很多县级妇幼保健机构档案管理人员不具档案管理意识，甚至存在临时档案管理人员。另外，档案管理工作在实际开展的过程中，也没有完善的管理工作开展体系给予支撑，导致档案管理工作的开展较为随意，这就不利于我国妇幼保健机构的稳定发展。

开展县级妇幼保健机构档案分类管理应注意的问题

进一步明确档案分类的目的

通过进一步明确县级妇幼保健机构进行档案分类的目的，理清全员中各個门类的档案管理之间存在的关系，尽最大可能将所有的档案收集齐全，保证档案类型的完整性；其次，要对档案进行科学、合理的分类，确保在查找时能够准确、及时的被查找到。

在该种方式下，县级妇幼保健机构的档案管理工作会更加规范，并且能够使其利用率得到有效提升，促使其在推动县级妇幼保健机构进一步发展中充分发挥自身价值，为妇幼保健机构其他工作的开展提供及时、有效的服务。

档案分类整体的思路

进行县级妇幼保健机构档案整体分类的工作时，其工作思路主要为：在将医院中的病历档案进行单独分类后，要将其他剩余档案全部划分到综合档案管理室中，并要创建综合性档案管理库房，相关工作人员及设施要齐全，以此确保综合性档案管理工作顺利进行；其次，对于被单独划分出来的病历档案而言，也应该设立专属病历档案管理的库房，并且要为其设置专业的工作人员进行管理。

明确档案分类管理的模式

关于县级妇幼保健机构档案管理室所进行管理的档案，主要是指机构在日常工作中所形成的各类档案，比如保健材料、各类报表、各类文件以及相关视频、音频等，都属于县级妇幼保健机构档案管理室所管理的档案范畴。另外，对于这些档案，任何科室及人员都不可以将其占为已有，应该及时上交。

县级妇幼保健机构档案管理室在对档案进行分类管理时，会根据档案的性质对其进行分类，一般会划分为以下几类：

1.文书档案

关于文书类档案，主要是由以下四种组成：

（1）各级发来的一些相关文件材料。比如，我国针对妇幼保健机构发展情况，所下发的各类工作指令、通知等；省级及以上政府针对妇幼保健机构发展情况，所下发的各类工作指令、通知等；上级卫生直观部门针对妇幼保健机构发展情况，所提供的一些与其工作需求相关的文件材料等。

（2）县级妇幼保健机构在开展日常工作的过程中，所形成的各类文件档案。比如，有本机构所签发的文件；机构各部分工作过程中所产生的各类工作总结、报告等；再如，机构为推动自身发展所制定的规章制度等。

（3）会议文件材料。比如，县级妇幼保健机构在参加或开展各类会议时所产生的文件等。

（4）机构、人事材料。比如，县级妇幼保健机构人员调动资料；机构自身更名等相关材料等。

2.基建档案

该类档案主要是指县级妇幼保健机构在进行扩建、采购、租赁等工作时，所形成的各类档案。这些档案的形式较为多样，可能是图纸、图标等，也可能是数据、音频及视频等。

主要归档的范围包括：项目的立项、审批、和一些可行性的研究文件；机构施工以及竣工过程中所形成的文件；机构各类设备的管理文件；进行基础建设过程中形成的财务相关文件；机构进行购置或租赁时所形成的相关文件。

3.会计档案

该类档案主要是指，县级妇幼保健机构在运行的过程中，所产生的各类会计类文件和资料，比如会计凭证等。

主要归档的范围包括：会计的基本凭证；会计的账簿；移交清册等一切与财会相关的文件、资料。

4.机构中已故的工作干部、职工的档案

在县级妇幼保健机构正常运行过程中，有一些工作人员在没退休室离世，这些工作人员的人事档案也需要交由县级妇幼保健机构档案管理室进行保管。

5.声像档案

县级妇幼保健机构在正常运行的过程中，除了会生成各类数据档案外，还可能形成一些就有利用价值的声像档案，这些声像档案也需要交由县级妇幼保健机构档案管理室进行管理。

主要归档的范围包括：机构所参加会召开各类会议的声像资料；上级党政到机构视察时所形成的声像资料；医院中领导在本院中所举办的一些重要工程的项目的口供、验收等声像资料；机构组织员工进行培训所形成的声像资料等。

6.专业档案

县级妇幼保健机构在正常运行的过程中，所形成的具有较高使用价值的档案，并且这些档案被整体保存管理，具有一定的专业性。具体如下：

（1）医疗教学档案。比如那些新技术的培训资料，根据资料内容能够制定出相应的培训内容等。

（2）业务学习档案。县级妇幼保健机构为了进一步提升自身的服务质量以及服务水平，以此确保自身的竞争力有所提升，会组织内部工作人员进行业务学习，或外出学习，这个过程中所产生的资料就被划分为业务学习档案。

（3）科研档案。对于县级妇幼保健机构而言，其也会进行各项科研活动，在这个过程中所形成的各类档案都被划分为科研档案。

7.病历档案

主要是病案科针对病历档案进行全员的信息收集、整理、装订、编目，并且还要进行统计和分析出临床中的医疗数据，为医疗的一线工作提供查病历、草考资料以及社会利用的相关服务工作。

县级妇幼保健机构日常工作中应注意的要点

注重对于特殊档案的开发

县级妇幼保健机构的主要工作内容为：解決全县妇幼的健康问题，并对其开展有效地保健指导工作，确保全县妇幼的生活质量有所提升。在实际工作的过程中，在处于特殊阶段时会有一些特殊档案形成，这些特殊档案会有专门的研究和使用的价值。比如为进一步将中共中央国务院关于深化医药卫生体制改革落实到位提供材料依据，以此有效地提升我国妇女及儿童的健康水平；或者是在县级妇幼保健机构进行女性宫颈癌、乳腺癌检查的试点安排时，检查的对象确定是35-59岁之间的女性，之后分时间段进行检查，之后通过这样的试点工作进行经验总结，并一步步形成更具规范性、制度性以及长效性的检查工作机制，使得农村妇女的健康问题得到更加有效的保证。

除了上述所提及的问题以外，在对特殊档案的价值进行开发的过程中，还应该注重计划生育档案、医德医风相关档案，以及资料行业的商业贿赂专项治理档案等，以此确保我国妇幼保健机构能够更好发展。

注重档案的收集工作

在对档案进行收集的过程中，会有一些收集起来较为困难的档案，针对这些档案，相关管理人员应该结合档案的形成特性，制定相应的收集方案，并要定期对其进行收集，避免因未及时收集而出现档案丢失等问题。比如，一些工作周报，其收集就比较杂乱、困难，一旦没有对其进行及时收集，就可能在下周工作周报生成时丢失。

通过定期对档案进行有效收集，不仅可以及时的将有价值的资料进行收集归档，还可以有效的避免出现遗漏的现象，为医院档案的完整性做出了贡献。

结 语

综上所述，在县级妇幼保健机构进行日常的工作中，档案管理的分类管理模式占据着重要的工作地位，科学运作的档案管理工作对于机构整体的工作具有很大的帮助。保障档案分类类别齐全，而且划分的界限十分清楚，归档科学合理，确保在工作人员使用的时候也十分方便，可以有效提升妇幼保健机构档案整体的使用效率，这些就能够充分的体现出档案分类管理模式的价值，且利用效果也会十分显著，希望相关的工作人员可以更加科学的为医院进行档案管理，为县级妇幼保健机构提供更好的服务。

（福建省南平市光泽县妇幼保健院）