基于Excel和Access的学生成绩单设计与实现

许婧婧 唐磊

摘要：针对高校教务管理工作运用Excel对成绩数据进行统计、整理，保证成绩的及时性、准确性和完整性。然后，利用Access较强的数据库管理功能和不用编程的优势，对成绩进行管理和输出。主要功能包含成绩查询，成绩单的设计、打印输出，具有易实现，易上手的特点。实现快速、准确、高效的成绩管理，并能依托成绩系统开展相关工作，方便师生，促进教学教务管理。

关键词：成绩;Excel;Access;报表

中图分类号：TP317      文献标识码：A

文章编号：1009-3044（2021）02-0062-03

随着高校扩招和教务管理信息化的发展，高校教务管理也越来越便捷，越来越高效。然而在教务管理系统的使用和教务管理信息平台的应用过程中，会存在一些问题，比如教学管理系统功能不稳定，不全面。那么在对系统完善的过程中，作为教务工作人员就需要根据实际情况另辟蹊径来辅助工作。本文学生成绩单的设计与制作，主要针对学校教务管理信息系统不完善的情况进行设计并运用。比如系统打印出来的成绩信息不全，或者不能显示学生学号姓名等。鉴于这样的情况，制作一份格式统一、信息完整的成绩单不但能提升学院、学校形象，对学生顺利办理出国手续、找工作也有帮助。

学生成绩是学校非常基础和重要的资料档案，如何更科学地记录、保存以及管理学生成绩是各学校面临的一个重要问题[1]。通过对教务管理人员、学生对成绩需求调研发现，学生对成绩的打印，教务人员对成绩的管理、查询是两个主要方面。本文主要针对这两个方面进行成绩单的设计与实现。基于Microsoft Office Access 2003，和Microsoft Office Excel2003实现1.0版本，在此版本平台上经过两年的实际运用后又在Microsoft Office Access 2007和Microsoft Office Excel 2007平台上进行改进和完善，本系统已实际应用在教学管理中九年，服务于九届52个毕业班，共计2611名毕业生（见表1）。实践证明该系统具有易于维护和使用方便的特点，兼具推广性和独特性，如在成绩表中加入院标。

Excel电子表是一款功能强大的应用软件，它操作界面友好、简单易学，在数据处理、统计等方面有出色的表现[2]。利用Excel强大的数据处理能力，结合Access的报表输出，实现学生成绩的管理与输出等工作。它的最大优势在于不必编程就可以完成其他数据库系统必须编程才能完成的功能，并且能满足一般用户的需要，比较适合非计算机专业人员应用[3]。Access的报表非常实用，它不仅可浏览数据、对数据进行分类汇总和计算，而且可根据需要的格式预览和打印数据。本文以2019届毕业班环境15-1班为例，现将技术路线图（见图1）和实现过程介绍如下。

1 数据准备和整理

首先，导出成绩，从学校教务系统中导出所有成绩。

其次，检查成绩，由于系统的不完善，可能存在成绩漏登、错登，需要根据纸质成绩进行检查并核实。

第三，整理成绩，根据学校成绩格式，补充完整各项信息，如学号、姓名、课程类别、成绩类别。

第四，规范数据格式，为避免导入时出现数据转换错误，应根据数据库要求的格式调整数据格式，尤其是数字类型的数据。

第五，排序，根据成绩表输出的需要设置排序条件，在此以“学号、课程名称、学期”的先后顺序进行排序（见图2）。

数据准备和整理在Excel中完成，为保证数据的完整性，需要保留原始成绩中不及格的、补考的、重修的成绩，这样可以全面反映一个同学的学习情况。此外从Access中导入Excel成绩时要求成绩基础表的数据以数字格式存储，表格中不能有标题，第一行应是字段名称，而且不能有多余的合并的单元格。

2 数据导入

在Access中从“外部数据”-“Excel”选择数据源，需要注意的是在操作到第二步的时，要勾选“第一行包含标题”的复选框，让Excel中首行的字段名称作为Access中的记录名称，否则报表中找不到对应的字段信息，会有错误提示（见图3）。一般情况下，系统默认勾选。

3 创建报表

3.1 利用报表向导创建报表

打开Access 中的表“环境15-1”，选择报表向导创建报表。根据向导提示，选择需要的字段，和需要分组、排序的字段，布局方式、样式等创建完报表（见图4）。

3.2 設置报表

在此基础上根据需要对报表进行调整和更改，设置前一定要注意报表页眉、页面页眉、报表页脚、报表页眉的区别。报表中的内容，包括表中已有的字段、文本框或者标签、页眉、页脚，都要根据实际情况进行调整（见图5）。需要连续出现的内容放在主体中，本例中主体只是课程成绩，即主体中只能有成绩，如果还有其他内容则这些内容也会连续重复出现。

添加学号的页脚节，是为了计算每个同学的总学分，并添加应修总学分，这样可以对同学的学习情况进行总体概览。

在报表中有一些内容是固定的，如班级、专业信息。这种情况有两种办法可以解决，第一是直接在Access报表中加入固定标签或者文本框，第二，在Excel基础数据表中加项目，导入Access后，添加字段到相应的位置即可，如环境设计专业名称。

3.3 输出报表

做好的成绩表此时输出只能按顺序输出整班的成绩，为了能分班并按学生打印，则需要在Access中进行分组与排序。分组在“设计”菜单下，利用“分组与排序”功能选择要分组的字段，设定为组页眉或者组页脚，设定“将整个组放在同一页上”（见图6）。如本例中必须用学号首先进行分组，并选定将学号组放在同一页上，这样才能按学号分页打印。

在此还可对成绩内容进行进一步的排序处理，使输出的成绩更整齐规范。本例中首先根据学号分组，让每个同学的成绩分开打印，其次学号分组的基础上进行学期排序，第三，学期排序的基础上再进行课程名称排序，这样输出的成绩单就是以班、以个人为单位，并且能根据学期从前往后排序，相同名称的课程排在一起，这样每个学期补考过的科目成绩一目了然（见图7—图8）。

3.4 批量制作报表

重新导入新班级数据项后，需要用相同格式输出不同班级的成绩时，只需复制已有班级的报表文件，然后修改报表的数据源（见图9），同时在设计视图下修改班级名称、应修总学分等信息。同样，如果是要输出不同年级的成绩单时，则根据情况修改数据记录源、成绩审核时间、班级、应修总学分、学分绩点等信息即可。

学会使用报表功能后，在需要批量进行数据处理时，都可以举一反三利用报表功能实现，如结业申请表。这样就完成了成绩单的制作和输出以及扩充运用。成绩管理面向全体一线教师，要求必须简单、方便、易用，能够在现有的操作系统及基本办公软件中运行[4]。而成绩的查询、打印又是成绩管理工作中的重要环节操作[5]。本文基于Excel和Access的学生成绩单设计与实现方法优点为：简明易懂，易于操作，适用性广，能满足各学校对于成绩管理的不同要求，有效提高管理工作效率，实现成绩管理的信息化。

参考文献：

[1] 马赫，冯思度，张红伟.学生成绩管理系统的设计与实现[J].电脑知识与技术，2019，15（6）：61-62.

[2] 田杰.Excel函数在学生信息及成绩管理工作中的应用[J].科技资讯，2016，14（15）：19，21.

[3] 温锡芬.应用小型数据库Access制作中文报表[J].大众科技，2010，12（3）：53-54.

[4] 颜晓佳，张胜.基于Excel软件的成绩管理系统设计与开发[J].教学与管理，2020（7）：15-17.

[5] 黄伟，何苏.Excel在学生成绩管理中的应用[J].大众科技，2012，14（3）：30-32.

【通联编辑：谢媛媛】