互联网+时代中职档案管理的创新分析

王炳华

摘 要：随着科技的进步，信息技术已经渗透进生产生活的方方面面。互联网+时代下，时代变革、理念更新的速度不断加快。各行各业应用互联网和信息技术辅助各项管理事务的展开，以更高效、更便捷、更准确的优势显著提升了管理质量和管理效率。档案作为重要的资料，见证了中职学校从始至今各个阶段的发展过程，完整的呈现了学校发展过程中资源的利用、投入与产出过程，档案管理是对信息的记录、保存、追溯的一种重要形式，确保档案完整，在中职学校的日常管理中起着十分重要的作用。随着互联网时代的趋势日益明显，应用先进的信息技术手段进行档案管理已经是时代发展的必然趋势。本文就当前中职学校档案管理存在的问题进行分析，以及应用互联网+提升中职学校档案管理的创新策略进行简要阐述，以供参考。

关键词：互联网+时代;中职档案管理;创新分析

档案是见证中职院校变迁、发展、壮大过程的重要凭证，也是中职院校日常管理工作中不可或缺的组成部分。档案管理是完整呈现了中职院校自成立起来，各种资源的利用程度，包括人力、物力资源的投入和产出，以及各种人事资料的保存、变迁等过程的重要途径，档案管理质量的高低直接关系到中职院校日常管理的效率。基于中职院校档案管理具有牵涉范围广，标准要求高等特点。随着计算机、互联网等先进技术的兴起与应用，很多领域都实现了网络电子化替代传统的人工作业，中职院校的档案管理工作也是如此。在互联网+时代下，通过应用先进的信息技术来对传统的中职院校档案管理工作进行改革与创新，使得档案信息更加完整，档案管理操作更便捷，更有助于解放劳动力，提高档案管理的质量和效率。

一、互联网+时代中职档案管理创新的重要性

作为重要的历史凭证，档案管理的重要性不言而喻。尤其对于中职学校来说，除了学校基本的教学管理事务之外，还有大量的信息需要进行收集、处理，档案管理工作就是专门针对各种信息、资料、文件、图片等进行专门的分类、整理、保存，从而为学校后续的发展决策提供相应的数据以及文件支持，为学校的可持续发展打好基础。传统的档案管理模式都是以人工为主，工作量大、过程繁琐、内容重复，工作环境和工作方式都较为枯燥和单调，除此之外，也极为考验管理人员的细心、耐心和责任心，而且花费的时间也很多，这就直接导致档案管理的效率低下，且质量不高。所以，为了进一步提高中职学校档案管理的质量和效率，就需要结合当前时代发展的趋势，积极利用先进的信息技术手段进行档案管理工作的改革与创新。互联与信息技术的完美结合，加速了中职学校各类档案信息的收集、分析、处理与保管过程。互联网+时代下，设备与人的最大区别就是，设备只会执行命令，但不会感情用事，不会由于个体责任心和专业能力的差异而造成档案收集、整理的差异性。尤其对于一座档案种类繁多且复杂的学校来说，各个方面的信息与资料都是极其重要的。相比传统的人工档案收集的复杂性、以及因为档案管理工作人员个体能力、责任心等各个方面的差异造成的不确定性因素，往往使得整个档案管理过程的效率及质量大打折扣。而且，人脑每天面对着大量的资料、数据以及信息需要收集、归类、汇总处理等，难免会产生厌倦麻木思想。通过信息技术和网络功能进行档案的收集，更准确、更高效，同样的时间，处理效率却是人工方式的数倍之多，从本质上提升档案管理的工作效率，且人工成本更低，准确率更高，优势更为明显，对信息资源以及各种数据的分析更为全面高效。所以说，中职学校在档案管理工作中有效应用互联网和信息技术十分必要且重要。

二、互联网+时代中职档案管理的特征

1.档案资料收集的精准性

互联网功能以及信息技术的应用，使得中职学校档案资料的管理方向更明确，资料信息等收集更为精准。通过互联网以及大数据技术功能，对档案信息的数据以及价值进行快速、精准的判断，确保档案数据的完整性。为中职学校档案的科学管理以及个性化服务的进一步开展指明了方向。与此同时，还可以根据档案使用人员的实际需求，实现快速检索、调阅，更好的提高档案管理的服务效率。这就使得档案管理功能从量变实现了质变的飞跃，充分的发挥出了互联网和信息技术的便捷功能，使得档案管理的各个环节更流畅、精确。

2.档案资源的优化与整合

互联网的诞生，极大的促进了信息的高效传播，同时也从根本上加速了中职学校档案管理数字化、信息化的进程。一方面，信息技术为档案管理开辟了新路径，尤其是在档案资源的优化与整合上功不可没，如果利用传统人工的档案管理模式，是无法在短时间内在茫茫档案资料的海洋内迅速提取需要的资料的。而信息技术能够快速识别、过滤用户的档案需求，同时结合管理习惯调整档案资料的配置，如：在基础上延伸出更有益的信息或数据，整合更多优质的信息资源，满足不同的部门以及人员的档案信息需求，大大提升档案管理和使用的效率，而且极为显著的降低了人工成本和物力成本，因为，传统的档案管理都是纸质文件、资料，不仅需要一定的空间，而且对于管理质量有一定的要求，如防潮、防霉等等，应用信息技术进行档案的数字化处理，一台电脑，一个系统就可以实现存储、调阅、传播等多项功能，省时省力，方便快捷，无惧丢失损坏。而且通过互联网和信息技术的应用实现档案资源的优化与整合，使档案管理的路径更加多样化、立体化。

三、中职档案管理存在的不足

1.对档案管理工作缺乏高度的重视

中职学校的档案管理工作是一项系统性的大工程，其过程是动态的，因为档案管理贯穿了中职学校各个阶段，以及学校发展周期的全过程。这其中牵涉了大量的方案、文件、图纸图片、技术手册、人事资料、项目往来凭证等等重要资料，要将这些资料按时间顺序、按项目先后、按过程分门别类的进行分类、归纳与整理，所以说中职学校的档案管理是一项大工程。然而目前中职档案管理的突出问题之一就是决策层对档案管理的重要性认知度不够，具体表现在几个方面：一是没有專门的档案管理部门以及档案管理负责人，还停留在档案管理不是过文件整理的层面上，认为只要收集起来，放进文件袋，存入文件柜就万事大吉，而且由于负责收集的人员素质水平差异，对于变更的、补充的资料没有及时进行归纳或是更换，就导致后期需要参考时得不到有效的文件支撑，模棱两可。二是对档案管理工作队伍建设的关注与重视度不够，资金上的投入相对短缺，档案管理需要投入的设备及人员无法到位。学校决策层放在首要位置的往往是各种教学、科研以及日常事务管理的发展和改进上，档案管理得不到有效发挥，难以满足学校未来发展对档案管理的高要求。

2.档案管理工作队伍综合素质参差不齐

虽然我们已经大步迈进了互联网+的信息化新时代，但内部的多数工作人员还仅仅停留在使用的层面上，其相关的计算机信息素质与现代信息技术及档案管理的高标准之间存在着一定的矛盾，工作人员由于信息安全理论知识掌握不够，在实际操作中往往由于操作人员的一时疏忽，或者责任心不强等因素造成档案数据录入出现错误，最后导致档案信息不可靠。且缺乏一定的信息安全防范意识，也不具备基本的信息安全防范技能，甚至在思想上片面的认为安全防范仅仅是网络维护人员的职责，与使用者无关，使用过程处于被动位置，每每当档案系统或设备出现故障时，无法运转使用时才向相关部门反映，因此而失去了最佳的干预和维护时间，对档案系统平台的稳定性和正常运行造成了严重的影响，就更加谈不上在问题出现前防患于未然了。

3.档案管理机制及信息化水平有待提高

随着科技的进步，各行各业都利用大数据以及信息技术进行内部管理质量与效率的提升。基于此，学校也涌现了大量需要更新的信息与资料。然而档案管理并未积极跟上时代发展的脚步，对信息化的应用不够全面，导致档案管理工作处于被动状态。主要表现在几个方面：一是缺乏有效的信息技术支撑体系，信息设备老化或是落后，无法满足档案管理数字化的需求。二是档案管理分工不明确，资料收集不完整，错漏补充不及时，变更更新不到位。三是信息化软件习惯性购买现成的使用，而不是结合中职学校的实际情况进行研发，所以软件集成功能不强，功能单一，在具体的操作过程中录入、收集、分析等工作有不能及时快速有效完成，资料整理不完整、不规范等现象时有发生，种种问题都阻碍了档案管理水平的提升。

四、互联网+时代中职档案管理创新的途径

1.提高认知，加强档案管理工作队伍建设

领导层首先要转变思想，认可档案管理的重要性，从档案管理与日常行政管理工作之间的相通性进行探索性研究，这样能更好地落实与加强档案管理工作队伍建设的内容。其次要结合档案管理工作者面临的实际困难，提出切实的解决方案，清除档案管理工作中的拦路虎。最后要建立健全规范的档案管理制度，完善相应的奖罚机制，对表现突出的档案管理工作者给予精神与物质上的奖励，营造良好的工作氛围，激发工作人员的积极性与主动性，全面促进档案管理工作队伍建设。

2.加强培训，提升档案管理人员的专业水平

互联网+时代下，档案管理也要与时俱进，适应时代的发展趋势，加强档案管理队伍建设是提高档案管理质量的根本前提。首先要有计划、有针对性的组织档案管理人员进行各种交流培训，从理论与实践两方面来提高管理人员的能力素质。加大对相关档案管理法规的学习，积极借鉴优秀同行的管理理念，学习先进的管理模式，并在此基础上结合企业实际进行创新，使档案管理更具实效性。其次要进一步强化和巩固档案管理技能，强化计算机操作和电子档案系统软件的培训，强化档案管理人员的实操能力。最后要科学评估人才，合理地引进专业的档案管理人才，通过严谨细致的工作更好的保证入库档案质量，使档案管理发挥出最大的价值。

3.加大资金投入，提高档案管理信息化水平

中职学校的档案管理工作的信息化建设必须要跟上互联网+时代的发展要求，所以要积极利用先进的信息技术、大数据技术，以及有效的方法和手段，进行设备和技术革新，通过推行档案信息电子化来实现档案资料数字化管理。一是要落实档案管理部门统一规划、统一部署，统一监督的原则;二是要加大对硬件设备的投资，淘汰老旧的电脑、扫描仪等设备;三是要结合档案管理的实际需求，依托已有的信息传输网络和平台，积极建设数字档案室，对档案数据建立规范标准，统一路径，加强档案信息化管理的规范性;四是引进先进的档案管理软件，积极推进网络资源的整合与共享，以提高档案资源的利用率与利用价值。

4.强化档案的安全管理

学校的发展方向、重大决策都具有一定的机密性。所以，必须把档案安全管理放在首位，从加强人员管理、完善制度建立、加強技术防范等三方面来落实档案的安全管理，一是声明档案管理的风险防范性，提高管理人员的道德与法律意识;二是建立完善的档案安全应急管理制度，根据存在的隐患进行必要的防护，确保档案管理系统的安全、高效运行。三是通过计算机网络防火墙与监控设备加强安全系统的建设，在信息技术高度发达的今时今日，在切实体验网络带来便利的同时，也要采取有效的措施识别与防范安全风险。通过对档案资料访问的各个模块限进行使用权设置;对档案管理系统的运行状态进行有效监测;对外部及内部风险进行有效识别;四对对故障进行分析与及时排除，以此确保档案管理工作有序安全开展。

5.做好档案开发利用发挥资源价值

档案从本质上来说，属于一类信息资源，其具备相应的信息价值。长期以来，中职院校对于档案的管理，处在初级阶段，仅仅是进行档案资料的收集与汇总，并未对档案进行开发利用，导致其具备的信息资源价值，并未发挥出来。因此，在当前新时期背景下，就需要加强对档案的开发利用，辅助中职院校的各项日常工作。比如根据学生的学籍档案，可以了解学生的生源情况，哪些地方的学生多，哪些地方的学生少，还可以将学生的具体学习情况和生源地结合起来进行分析，为学校以后的招生工作提供参考。再比如，根据学生的学习档案，通过对学生成绩的分析，可以对教育教学工作的整体效果进行评价，分析教学活动存在的不足，然后指导教学活动的改进优化。总的来说，通过对档案资源的开发利用，可以对中职教育形成积极帮助。

结束语

综上所述，在经济高速发展的新态势下，传统的档案管理模式显然已经无法满足新时代发展下学校日常管理工作的实际需要。因此，在互联网+时代下，中职学校的档案管理也要积极顺应时代发展的变化，不断的转变思路，提高对档案管理重要性的认识，积极创新档案管理模式。通过加大档案管理人员培训力度、建立健全档案管理制度、应用先进的信息技术等手段，通过技术、人员、制度三方面来切实提升档案管理水平，为学校的进步和可持续发展保驾护航。

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（作者单位：苏州高等职业技术学校 ）