基于计算机系统的企业工程财务预算管理方法

卢泓伶，王俊海，聂亚兰

（1复旦大学 经济学院，上海 200433；2广东信通通信有限公司，广东 中山 528400）

一、企业工程项目财务预算管理的意义和内容

财务预算管理是企业全面预算管理中的重要内容，高效的财务预算管理能对企业资源进行集中管理和统一调配，合理利用资源，保障企业各项经营活动的有效进行。准确、规范的财务预算管理可以通过数据分析预测企业未来的资产负债情况，帮助企业合理安排投资额和现金持有量，适应不同经营时期的资本结构，提高企业内部的经营管理水平，使企业更好地适应现代化市场经济的发展。财务预算管理还能充分发挥对现代企业管理体系的监督管理职能。

对于能源类、制造类企业来说，项目支出是企业财务会计中的重要成本项，有关项目支出的财务预算管理极大地影响着企业的资产负债情况以及企业当期和未来的现金流量。财务预算管理贯穿工程项目实施的全过程。在工程项目规划和决策阶段，准确的财务预算是企业确定工程规模和资金来源的重要依据，企业会根据财务预算对项目作出精确的成本收益分析，并估计未来现金流和盈利；在工程项目实施阶段，作为监控项目进度的重要抓手，财务预算可以帮助企业及时掌握工程实施情况，对市价等因素的可能变化进行相应调整；在工程项目完成后的验收阶段，企业可以使用财务预算管理对工程实际支出进行评估，对资金使用情况进行核对。因此，对工程项目进行专业化的财务预算管理可以帮助生产类企业科学合理地筹集和使用资金，使企业严格按照计划开展投资、生产活动，实现企业资金的良好运转，为企业各项经营决策、资源配置以及业绩考核提供良好的数据参考。

二、企业工程项目财务预算的传统方法及缺陷

传统的工程项目财务预算方法包括编制、执行、评价、调节、考核五个环节。在项目规划时可以采用成本会计方法大致估计项目成本和营收，在项目执行时按照月度、季度、年度检查项目预算执行情况，将执行结果和预算内容进行比较和分析。企业一般会设立财务预算管理小组，负责编制财务预算报表，记录财务预算的执行情况，并将实际情况与预算报表进行核对。

上述传统方法需要收集大量信息，编制许多报表，再经过大量计算得出实际发生额与预算额的差异，耗费了过多人力物力，且难以及时、全面地发现工作过程中存在的问题。具体来说，传统方法的缺陷主要体现在三个方面。

第一，投入品定额不准确且具有刚性。工程项目的投入品定额包括建筑材料定额、机器设备定额、技术人员和工人的劳务费用等等。投入品定额应与未来平均市场价值相适应，定额过高会增加项目投入成本，降低利润；定额过低则可能导致现金流短缺，从而出现原材料供应不足、人员流失等问题。但投入品的市场价值会受到技术进步和引进、社会环境和市场经济环境变化等诸多因素的影响，传统财务预算大多是通过公式和工作经验得出，定额可能不科学、不准确，影响了企业的支出分配。此外，定额有刚性，不能及时调整，可能导致资金浪费或资金不足，会影响企业的长期经营和发展。

第二，工程项目实施过程中不确定性强，预算灵活性不足。工程项目在具体实施的过程中经常会因事而变，如出于调整工程规模、获得政策支持等目的打乱原先的预算和支出分配计划。而财务预算是在项目实施前确定的，涉及企业财务报表的编制、企业现金流和利润率的估计等，难以根据现实情况的变化灵活调整，即便调整也要付出很高的成本。

第三，制定财务预算时带有主观性，监督管理不及时。用传统方法制定工程项目的财务预算时，制定者对投入品数量和质量（价格）具有选择权，可能出现财务夸大或造假的问题，而审核人、监督者未必能准确判断预算的合理性，不一定能及时跟踪工程进行中的资金使用，可能导致实际发生额与预算额差距较大，无法监管资金使用的道德风险问题。

三、基于计算机系统的企业工程项目财务预算管理新方法

针对传统的企业工程项目财务预算管理方法中的缺陷，本文提出一种精确化制定和分析工程项目财务预算的新方法。新方法基于计算机系统和数据处理的发展应用，是一套自动化的预算分析和预警方法，具有统一性、精确性、高效性、实用性，便于企业及时、精准监控项目实施进度和开支情况，预测企业现金流量和利润。

（一）新方法的内容

新方法包括以下内容：一是设置数据集以及归属于所述数据集的各个数据子集的第一阈值和第二阈值；二是确定对应各个数据子集的输入数据是否超出其对应的数据子集的第一阈值，确定所述输入数据的总和是否超出数据集的第一阈值，确定对应各个数据子集的输入数据超出其对应的数据子集的第一阈值的超出量值是否大于其对应的数据子集的第二阈值，确定所述输入数据的总和超出数据集的第一阈值的超出量值是否大于数据集的第二阈值；三是针对超出量值大于相应第二阈值的输入数据或输入数据总和，输出预警信息。

在上述方法中，所述数据集为预算申请单，所述数据子集为预算申请单中的各个单项预算申请项。所述第一阈值可以为预定数值如自然数，所述第二阈值可以为预定百分比。其中，所述数据集的第一阈值可以通过各个数据子集的第一阈值的总和确定，即可以直接设置各个数据子集的第一阈值，而数据集的第一阈值则无须直接设置，而是通过计算各个数据子集的第一阈值的总和得出。所述第一阈值和第二阈值中至少要有一项数据是可重设的。根据实际需要，第一阈值和第二阈值可以是其中之一，或者做到二者都可以重新设置，从而保证不断更新以应对实际需要。

（二）新方法的使用

使用者采用本方法进行财务数据分析和预警的具体步骤如下：步骤1：建立预算分析规则；步骤2：预算分析；步骤3：超额预警。

在步骤1的建立预算分析规则中，系统可以支持手动设置预算分析规则，用户可根据需要自行设定。例如，可以设置为：对于提交的预算申请单，单项预算申请项的申请金额要求不超过系统中已设定的项目金额的20%，预算申请单的预算总额要求不超过系统计算的预算总额的15%，其中，20%和15%为可更改数值。预算申请单即数据集，各单项预算申请项即数据子集，系统中已设定的项目金额即各个数据子集的第一阈值，系统计算的预算总额即数据集的第一阈值，单项预算申请项的申请金额不超过系统中已设定的项目金额的百分比（20%）即各个数据子集的第二阈值，预算申请单的预算总额不超过系统计算的预算总额的百分比（15%）即数据集的第二阈值。

在步骤2的预算分析中，系统可以根据步骤1所设置的预算规则对已提交的预算申请单进行分析，并将分析结果生成相应的图表进行展示。

在上述步骤中，在对预算申请单进行分析时，系统首先对单项预算申请项进行分析，再对预算申请单的预算总额进行分析。例如，现有预算申请单1，该申请单包含A、B、C 三项预算申请项，申请数量均为1，申请金额分别为150、100、235，申请总额为485。这些数据即为各个数据子集的输入数据及输入数据的总和。根据步骤1中所述的系统中已设置的项目预算额，申请项A、B、C 的单项预算额分别为146、112、190，即预设的各数据子集A、B、C的第一阈值分别为146、112、190。

系统首先对预算申请单1包含的单项预算申请项进行分析，其中A、C 两项的申请额均超出系统设定预算额，超出部分占比分别为2.74%、23.68%，B 项的申请额则低于系统设定的预算额。再对预算申请单的预算总额进行分析，经系统计算，所述预算申请单1的预算总额应为448，而预算申请单的实际申请总额为485，超出8.26%。可以看到C 项的申请额超出系统设定的预算额23.68%，大于步骤1中所述预算分析规则中设置的20%，即数据子集C 的超出量值大于其对应的第二阈值。A 项的申请额超出系统设定的预算额2.74%，小于步骤1中所述预算分析规则中设置的20%，即数据子集A的超出量值小于其对应的第二阈值。数据子集B 未超出其对应的第一阈值，不存在超出量值，因此无须进行确定超出量值是否大于第二阈值的步骤。预算申请单的实际预算总额超出系统计算出的总额的8.26%，小于预算总额的15%，即数据集的超出量值小于其对应的第二阈值。

在步骤3的超额预警中，系统经步骤2对提交的预算申请单进行分析后，对于超额的预算单，系统可以以弹框形式进行超额预警，并列出详细超额信息，包括超额申请项名称、申请项数量、申请额度、系统设定的额度、超出百分比等，这样当审核人员打开预算申请单1进行审核时，可以快速发现数据不合规问题。以步骤2中所述预算申请单1为例，其结果为：C 项输出预警信息，而A、B 项无须输出预警信息。

（三）新方法对应的计算机系统设计

新方法依托计算机系统实现，相应的计算机系统包括三个模块。

第一，阈值设置模块。用于设置数据集以及归属于所述数据集的各个数据子集的第一阈值和第二阈值。

第二，数据分析模块。用于确定对应各个数据子集的输入数据是否超出其对应的数据子集的第一阈值，确定所述输入数据的总和是否超出数据集的第一阈值，确定对应各个数据子集的输入数据超出其对应的数据子集的第一阈值的超出量值是否大于其对应的数据子集的第二阈值，确定所述输入数据的总和超出数据集的第一阈值的超出量值是否大于数据集的第二阈值。

第三，预警模块。用于针对超出量值大于相应第二阈值的输入数据或输入数据总和，输出预警信息。

（四）新方法的优势

新方法致力于改善传统预算分析的缺陷，并通过现代化计算机财务系统来实现高效完成企业监控预算的目的，为实用而生，功能全面，主要有三个方面的优势。

第一，支持自主建立预算分析规则，灵活度较高。新方法和计算机系统支持自主建立预算分析规则，能及时根据市场环境调整，公开透明，便于投入品成本的统一化。此外，变动的便利性使企业能对项目财务预算进行多种测算，还引入了压力测试，可以使企业对项目投入的未来不确定性获得全面的感知。

第二，预算分析的实效性。根据建立的预算分析规则，系统能够帮助用户快速进行预算分析，及时得到总成本金额和各科目成本金额，增强了预算分析的时效性。

第三，利于监控，及时预警。新方法和系统能够实时跟进项目投入品的申报情况，申报条目公开透明，且与采购方分离，有效减少了资金使用的道德风险；此外，新方法和系统能够及时对不合规的输入结果进行预警，辅助审核方快速发现问题，提高工作效率。

四、新方法在企业中的实际应用

（一）项目背景

随着社会信息化建设进程，供电局财务部需要把更多脑力劳动逐步转化为信息系统自动化作业，以实现财务数据的完整性、准确性、可追溯性。依据“信息汇集与推送、过程管控、预警研判、分析决策、指挥协调”的目标定位建设的预算管理系统可以通过多种手段整合现有数据，并对数据进行一定程度的适用性修正。要通过对接各业务和财务系统，提高智能应用子系统集成度，完善各模块功能，逐步提高财务管理领域智能化技术的应用水平。

（二）业务架构

预算管理系统项目将各业务和财务系统结合，通过对各业务部门的历史费用数据（日常费用的发票数据）、成本标准信息、预算执行计划等数据的采集与分析，逐步提高财务管理领域智能化技术的应用水平，从而达到“财务管理智能化应用”的目标。

（三）系统功能模块

本方法主要应用于预算管理系统的预算编制及预算分析模块。

预算编制模块，拥有基本的增、删、改、查功能（见表1）。

预算分析模块，拥有查询及预警功能（见表2）。

表2 预算分析模块

五、结语

财务预算管理方法在现代企业的管理中具有至关重要的作用，企业工程项目的财务预算管理有利于实现项目实施中决策的科学合理、资源的有效利用、资金的合理分配、管理监督的及时透明。本文基于计算机系统设计，建立了一套针对工程项目财务预算的自动化分析和预警方法，具有统一性、精确性、高效性、实用性，有效提升了企业工程项目财务预算效率，规范了财务预算申报流程，降低了资金使用的市场风险和操作风险，可以推动企业的现代化建设与可持续发展。