计算机技术在档案管理现代化中的运用探究

郝心怡

摘  要：档案管理工作能够为许多工作中提供科学的指导，并且对档案资料的整理与优化。在档案管理工作中，科学的应用计算机技术可以节省大量的人力资源，避免浪费，以提高工作效率，同时计算机技术也可以提高档案管理的安全性，保证档案资料的有效管理。同时，随着科学技术的发展，也应该在现代档案管理中不断的更新技术，以便能够顺应时代的发展。鉴于此，文章对计算机技术在档案管理现代化中的应用进行了研究，以供参考。

关键词：计算机技术;档案管理;应用策略

分类号：G271

一、计算机技术应用于档案管理的重要意义

1.降低档案管理成本

通常情况下，组织和个人每天都要接受和处理各类信息，档案管理部门亦是如此。采用传统的办公手段，难以高效处理信息。为了提升信息处理的速度，主要的方法就是配备更多的人力资源和设备，势必增加档案管理成本。与过去的粗放式管理方式相比，现代化的档案管理模式由于应用了先进的计算机技术，实现了档案的数字化以及档案的高效管理和利用，有效节省档案存储的空间，大大降低了对人员、设备和纸张等的需求，显著减少了管理成本。

2.提升档案管理效率

数字档案管理的功能在于实现档案的及时归档，满足不同用户的需求。如对各单位而言，人事档案都属于档案的重要组成部分，涉及人员的招聘、调入、考核管理、调离、退休等信息，是单位开展人力资源管理工作所不可或缺的。如果采用传统的人工管理方式，都需要办理归档手续之后才能进行信息的查询利用。而在应用计算机技术之后，档案录入后即可在线归档，效率得到提升，我们通过数字化档案就可以即时、准确地了解有关人员的当前信息。

3.提升档案利用率

传统的档案以纸质载体为主，所需存储空间庞大，往往保存在档案馆、档案室等处，这就给档案利用者带来了诸多不便。而利用计算机技术以后，档案实现了数字化，其特征在于高效、便利，使用者能够借助网络快速、准确地找到自身所需求的信息资料。使用者节省了到现场查档的时间，可以利用系统的检索功能，摆脱档案利用的时间、空间限制，能够随时随地进行档案查询，从而提升了档案的利用效率。当然，这也对档案的安全性造成了一定的挑战。

二、计算机技术在档案管理工作中的应用策略

1.加强文书处理和归档的数字化管理

文书管理是一项基础性工作，其效率直接影响档案管理效果。为满足现代化档案管理需求，目前已经广泛使用计算机完成文件的登记工作。为提升工作效率，对于传输的文件应当根据批办次序在局域网中依次传阅，并预先设定催办的具体时间。若文件不能按照预定的时间归还，催办程序将直接向承办人发送有关的信息，提醒其及时进行处理。文件处理完毕后，系统将自动安排预归档，确保文件材料归档。

2.加快档案管理信息系统建设

运用计算机技术管理档案涉及系统的整体设计、软件开发、文件扫描输入、归档、光盘备份、硬件设备选择、信息查询管理等多方面，可谓是一项系统工程。为了实现海量文件信息的高效输入和存储，设计的系统可采用磁盘阵列存储的方式，利用双服务器和高速扫描仪对文件进行集中扫描，并使用光盘与磁带备份档案数据，防止在实际运行中产生数据丢失的现象。

3.构建信息技术支撑系统

（1）档案管理信息系统应具备升级能力。系统应当能借助扩展模块，继续增加系统的存储容量。因此，所使用的存储系统应具有较好的可扩展性能，可以做到在线扩容，并具有文件保护的功能。（2）系统应具有较强的可靠性。为保障系统运行的可靠性，在硬件组成和结构上需要采用冗余设计，以防止运行期间出现单点故障。此外，磁盘阵列应当使用不同的技术级别，才能满足不同使用者的现实需求。信息技术支撑系统对硬件设备的要求相对较高，更好地保证系统的可靠性。

4.强化技术防范措施

（1）档案管理部门应当采取加密技术作为确保档案信息资源安全性的有效方式。所谓的加密技术，乃是指依托特定算法的方式对源文件进行加密处理，进而让原文件成为不可直接读取的代码。当使用者访问这些经过加密处理的文件时，必须输入正确的密钥，如此便确保了数字化档案信息资源的安全。在档案管理部门对数字化档案资源进行传输时，也可以采取加密传输的方式，这样一来，即便有人截取到了数字化档案资源，但因为没有密钥，则其也无法读取文件内容。（2）档案管理部门应当采取权限控制的方式提升档案信息资源的安全性。此种方式乃是指档案管理部门应当设定档案信息管理系统数据库访问权限，如若使用者没有访问权限，则其无法正常访问。如此一来，将最大程度地避免无关ID进入系统。此外，档案管理部门还应当设定访问者的访问权限等级，如此能够做到对密级程度不同的档案信息资源的充分保护。（3）档案管理部门应当采取安全监控技术。此种技术即防火墙技术，依托对此种技术的应用，将避免产生对档案信息管理系统的非法访问，同时亦能够避免机密数字化档案资源从系统中输出。

5.构建信息化时代档案管理体系

在信息化时代下，要完善档案管理体系。档案管理的工作价值不断提升，工作内容不断增多，工作机制也更加复杂，需要有效的机制进行规范，引导档案管理的标准化和规范化。要建立严格的档案管理准入机制，提高标准，为特定智力劳动成果创造者群体服务，提高档案管理的效率。档案管理工作中涉及的智力劳动成果众多，要强化知识产权的保护，将有关档案管理的部分纳入到法律范围中，营造良好的法制环境，也可以帮助相关工作人员维权，同时为档案工作的法律价值提供依据。档案管理部门要健全规章制度，及时处理档案管理中存在的问题，尤其是信息化时代下涌现的新问题。

结语

综上所述，通过在档案管理工作中应用计算机技术，能够极大提高档案管理质量与效率，并可保障珍贵档案的存储安全，防止档案内容受到损坏。可以说，计算机技术的运用是符合时代发展趋势的，只有充分认识到计算机技术在档案管理工作中所具有的应用优势并加以利用，才能为各个领域的发展打下坚实的基础。

参考文献

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[2]薛芬.淺谈计算机在公路文书档案管理中的应用[J].办公室业务，2017（17）：110.

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