档案信息化建设与档案管理的思考

2021-03-16 19:01宋晓娟
中国应急管理科学 2021年9期
关键词:档案信息思考档案管理

宋晓娟

摘要:近年来,我国档案信息化迅速发展管理完善,这在较大程度上推动了各行业的发展。在开展档案管理工作时,相关单位需要做到与时俱进,将信息技术引入到档案管理工作之中,借此加强档案的信息化建设,改善传统档案管理模式中的不足之处,提升档案管理工作的质量与效率。而相关单位若想实现档案管理的有效建设,则需要对传统的档案管理模式进行全面的了解,同时还要掌握信息化建设的关键点,并结合实际情况,采用科学合理的方式,提升档案管理工作的信息化水平。

关键词:档案信息;建设;档案管理;思考

中图分类号:G270.7

引言

档案信息化建设中,工作人员需要积极创新档案保存和管理方式,做到实体档案向数字化信息档案保存与管理的过渡,以达到长期保存档案信息的目标,实现档案资源的实时共享,便于档案查阅,有效提升档案管理的整体水平。目前,虽然诸多部门已经开展了档案的信息化管理,但是档案管理水平依然不够理想,还需相关部门加大研究力度有效处理当前困境。

一 档案信息化建设的意义

信息化建设是实现档案管理转型的首选。在信息时代,各个行业对档案的需求和用途更加广泛,档案的完整性和有效性就显得尤为重要。因此,必须改革档案管理方式。只有加快檔案管理信息化建设进程,才能实现档案管理的成功转型。信息化建设是发挥档案信息社会服务价值的重要途径。目前,不仅是企事业单位和政府职能部门对档案信息的重视,社会公共服务组织和个人对档案信息的需求也开始增加。许多非保密档案资料可以通过正规渠道被个人获取,充分挖掘了档案信息的社会服务性质。在这一过程中,档案的信息化建设显得尤为重要。做好档案信息化建设,可以优化社会资源结构。随着社会经济的快速发展,各种档案信息已经渗透到社会生活的各个方面,档案的利用率也在逐步提高。丰富的档案信息已成为加强社会服务、保护群众利益的工具。为了使这一部分档案发挥更有效的作用,加快对档案信息的处理已成为当前档案管理工作的重点内容。

二 档案信息化建设与档案管理中存在的问题

1无法正确认识档案信息化

信息技术在不断发展,许多管理系统,如文件处理、合同管理、人力资源管理和财政资源共享,已经出现在公众的视野中。传统的档案管理模式已不能满足新时代的要求。要做到这一点,就必须从根本上改变传统的管理方式,跟上目前的发展,并使工作人员更加重视档案的管理。目前,一些档案工作者对档案管理的重视程度较低,认为目前的工作要求可以通过传统的工作方式来满足,而不需要建立现代的档案管理制度。理想情况下,这些人忽视了档案管理,阻碍了企业信息化建设的重大进展,降低了档案管理的效率。

2档案管理方式比较落后

目前,我国档案管理系统缺乏高度的完整性,管理也相对落后,许多档案管理部门仍然采用纸质档案管理模式,没有与信息技术相结合,这种方式的档案管理相对落后,同时也使档案信息的安全性和完整性易受不利影响。此外,部分档案管理部门管理人员在专业能力和素质等方面也存在较大差异,一些档案管理人员自身的专业水平较低,且缺乏管理能力,在档案管理工作中频频出错,这也会影响档案管理工作的有效开展,而这些具有较低专业水平的档案管理工作者,也很难熟练操作相关的信息技术和信息设备,这也是阻碍档案信息化建设的一个重要因素。

3不同的档案管理部门存在差异性

不同区域的经济发展水平有一定的差异性,且其发展速度也不一样,这样也会影响到档案管理的信息化程度,受经济因素的影响,各地区对于档案信息化建设的投入力度不同,也会导致档案管理信息化建设进度存在较大的差异。一些地区的档案管理部门已经开始使用计算机进行档案资料的管理,大大提升了档案管理工作的效率与质量。但是还有部分档案管理部门还在使用单机开展档案管理工作,导致档案管理水平比较低下,难以实现有效的资源共享,不利于档案管理工作的发展。

三 档案管理信息化建设的有效措施

1制定完善的管理规范,建立健全的标准体系

现如今,科技发展水平不断提高,社会也加快了前进脚步,企业管理呈现精细化管理特征。档案管理也应高度顺应时代发展特征,积极创设与现代社会相适应的档案管理制度,以获得社会和工作人员的广泛认可,加强档案管理的规范性和科学性,为档案信息资源管理多个环节的无缝衔接及全方位发展创造有利条件。制定细致完善的管理规范,一方面约束工作人员的行为,另一方面也可引导其他工作人员细心谨慎地对待档案管理工作。

2加大专业人才培养力度

人员档案信息化建设不仅必须具有一定的经验和专业技能方面的管理档案,而且通晓电脑,为了能够承担的繁重任务,完善电子档案管理系统。在日常工作中,档案管理涉及许多方面:收集、统计、分类、档案管理等都需要档案管理人员具备专业的档案管理技能。在管理和基础档案,员工必须熟练使用计算机,计算机管理十分了解,能够做到在日常工作系统的使用和维护,及时纳入计算机管理系统中的数据存档。因此有必要聘请专门人员档案信息化建设中,加强人员培训领域现有的档案管理、激励全体人员参与其工作并确保顺利通过各种途径档案信息化建设。

3提高档案管理者的专业水平

档案管理人员是档案信息化建设的主要落实者与推动者,其自身的档案管理能力及素养,会对档案信息化建设工作产生直接的影响。因此,相关单位若想加快档案管理信息化建设的工作进程,就需要加强对档案管理人员工作能力的重视,通过开展培训、讲座、研讨会等多种活动,提升档案管理人员的专业水平及业务能力,使其能够在档案信息化建设工作中发挥出重要作用。

四 结语

档案管理在许多单位的建设和发展中起着至关重要的作用。档案管理部门要正确认识档案信息化建设的意义和价值,认真分析档案信息化建设和管理中存在的各种问题。在时代发展的大背景下,要改变传统的档案管理观念,优化档案管理的信息化水平。基于信息技术的单位档案建设与管理将更加高效有序,更加规范,进而发挥档案的最大利用价值,为单位的稳步发展提供有力的推动。

参考文献:

[1]宋金波.关于档案信息化建设与档案管理的探索[J].农民致富之友,2019

[2]朱树民.档案信息化建设与档案管理的几点思考探讨[J].中国战略新兴产业,2020

[3]夏小华.事业单位档案管理信息化建设的问题与对策思考[J].人文之友,2020

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