浅析互联网时代电子会计档案在财务共享模式中的应用 ?

孙一田

摘 要：互联网时代的到来，大数据应用的蓬勃发展，给我们的日常生活和各行各业都带来了极大的便利，但同时我们也面临相应的挑战，传统的人工管理会计账簿方法随着互联网的到来很难再发展，也很难被企业所用。取而代之的是云会计、财务共享、大数据下的会计信息化等，这也进一步推动了电子会计档案管理的发展与应用，推动了会计行业乃至整个企业的可持续发展。本文对互联网时代财务共享模式下的电子会计档案的管理和应用进行相应的探究，更加完善我国现今电子会计档案的管理水平。

关键词：互联网时代;大数据;财务共享模式;电子会计档案

在过去，企业的档案管理模式主要是人工记账、人工管理，以纸质形式为主，很难做到财务共享，信息的索取和利用并没有达到最大化。如今随着大数据时代的到来，我国现有的经济模式发生了重大变革，企业站在了新的风向口，传统的财务档案管理模式也发生了很大的改变，企业会计管理变更为信息化管理，会计信息化、财务共享、云会计等词条也出现得越来越多，也越来越能被我们所接受与认知。同时我们也意识到，电子会计档案的管理对当下企业的快速发展起到了至关重要的作用，也提升了企业的信息化管理水平，是未来我国会计行业发展的重大趋势。综上所述，可以看出现今世界，我们由传统纸质会计档案管理模式向信息化财务共享模式下电子会计档案管理的转变迫在眉睫，应充分重视大数据时代背景下电子会计档案管理的应用与发展，跟随互联网时代的脚步，进一步完善财务共享模式，提升电子会计档案的发展水平，使得企业会计信息得到最大利用。只有这样，整个会计行业、企业信息化才能可持续发展。

一、大数据背景下财务共享模式的特征

1.大数据背景

21世纪的到来，计算机技术、大数据应用迅速发展，传统信息传递的发展逐渐演变为数字化传递发展，大数据概念顺势而生，可以说大数据是我们这个时代所造就的产物，而对于大数据的应用则更为丰富多彩，是其点睛之笔所在。大数据技术可以实时处理数据，数据的时效性得以提升，我们可以对大数据所包含的信息进行差异化分析并对其进行挖掘，得出供我们参考和有利用价值的结论。并且随着技术的不断发展，大数据容量增长极快，大数据处理技术也已经由传统的结构化数据处理转变为非结构化数据的处理。但是回溯到我们传统的电子会计档案的信息管理，现如今已经难以跟上现有互联网技术的发展与信息快速传递的脚步，由于数据来源广泛且数据量大，已经不能满足企业利用时效信息快速决策的需求。现有的大数据技术可以结合市场上的需求信息，对现有的会计档案管理进行进一步的模式创新，完善企业的治理水平。因此，现行条件下，我们必须完成由传统向时代的转变，由电算化会计向财务共享模式下云会计的转变。

2.财务共享

财务管理环节是企业发展过程中运营的一个非常重要的环节，企业处于不断发展变革的过程之中，不断地创新变革以适应新的市场竞争水平，并且随着企业的发展、规模的扩大，企业财务涉及的业务量也会越来越广泛，因此企业自身的财务管理部门也需要进行相应的变革，模式上也需要进行相应的现代化创新，而互联网技术、大数据技术的到来又为财务管理水平的提升做了尽可能的支撑，由此可以为企业提供更可靠的决策依据，提供更可靠的信息，优化企业的信息传递质量，降低企业的财务运营成本。可以说是企业的变革带动了财务模式的变革，推进了财务共享模式的产生。

财务共享的作用主要是可以对企业内部多种财务信息进行共同管理和应用，将各种资源信息联系起来，并应用在企业的信息决策过程中。可以说，财务共享是企业发展和互联网技术共同作用的成果，能够帮助企业更好地完善并提升财务管理水平，使得企业可以进行更好的内部控制。财务管理过程中，电子会计档案管理尤为重要，所以互联网时代财务共享模式下电子会计档案管理也发生了重要的变化，结合互联网、云会计等理念，电子会计档案管理大大提升了管理效率，将传统的管理模式推向了一个新的高度，对于企业的发展变革起着至关重要的作用，大大提升了企业的办公效率。

二、财务共享模式下电子会计档案管理的变化以及应用框架

与传统会计档案管理相比，财务模式下的现代电子会计档案管理可以说是发生了质的改变，完成了由原先的纸质电子会计档案管理向电子技术管理会计档案的跨越，互联网和数据化的到来也使得信息的储存和分析挖掘提取变得更加便捷。在未来，电子会计档案管理将是财务共享模式下的一个重要支撑点。因此，我们可以看出来，电子化信息技术的管理是将来电子会计档案管理的一大亮点，企业可以通过电子信息技术的处理及时有效地得到信息。并且企业中的各个部门或者下属子公司都可以实现财务共享和集中化的档案管理。在财务共享模式下，电子会计档案管理框架主要围绕以下三个方面：

1.财务共享模式下电子会计档案的采集

首先，电子会计档案的采集基于财务共享模式平台与系统，将资金、安全、会计核算等管理系统整合在一起，利用不同种类的数据库接收各个公司的数据，查询、处理、分析，全面提供电子会计档案信息。企业选择采用不同的财务核算系统处理原始数据信息，最终会自动生成相关电子会计凭证，完成相应的会计审批，形成对应的账簿，再经过财务报表系统生成最终的电子财务报表，这时财务共享平台对各类电子文件完成收集归纳与整理并进行分类归纳以供企业查阅与借鉴。并且借助于识别系统可以完成对原始数据的影像保存，管理人员只需要将开始的原始凭证完成扫描，即可完成后期的复杂工作。

在企业应用过程中主要是通过对原先纸质的会计档案，如原始凭证、记账凭证、财务报表等各种资料通过网络共享的方式实现会计档案的采集存储与挖掘，完成扫描，再上传至财务共享云平台，有效整合银企直连体系、影像管理体系以及ERP体系，利用各种类型的数據库接收与传递数据，形成共享，为企业后期的业务需求与财务共享打下良好的基础。例如，电子会计凭证生成，进而形成相应的电子财务报表。最后借助银企直连的系统得到银行回单，拥有详细准确无误的支付数据，记账凭证与回电子单必须要有其信息的关联性与集中性，准确传递各种高质量的信息，电子会计档案才可以充分利用其有效信息。可以说，大数据、互联网时代的到来辅助了财务共享模式的创新，完善了企业之间档案的关联性，实现人工智能化数据化的采集与挖掘分析，为企业业务决策与市场变革提供了参考依据。

2.财务共享模式下电子会计档案管理的分析

前期的电子会计档案的采集已经很好地完成了平台上信息的储备与共享。与此同时，企业必须要紧跟时代的潮流，构建专业的分析系统和处理系统，使得业务流程的设置尽可能规范化，保证数据分析工作的数量与质量。有效分析处理电子档案主要内容就是对每一个电子档案之间的关联性进行维护，其中就包括程式化、结构化数据，利用大数据进行相应的挖掘，总结出数据之间更多的关联性与有效性，共同组成一个完整的信息库，由此进一步发挥财务共享的优势，最终就可以得到更多帮助企业决策的相关信息。

3.财务共享模式下电子会计档案管理的应用

电子会计档案的应用主要是前期工作为基础，数据进行挖掘后进行相应的分析，筛选出所需的信息，再结合相关的技术支撑，进行进一步高层次的数据分析，最后我们可以得出来支撑企业决策的有效数据信息，为相关决策者提供依据，从而体现财务共享模式下电子会计档案管理应用之处。具体来讲，可以概括为以下两个方面，检索与利用。检索是基于财务共享平台，通过对数据的分析和挖掘，并用编程模型处理电子数据集，主要针对的是大规模的数据，并查询制定云端电子档案信息的检索条，进而满足企业的相关需求。企业可以输入相应的关键字进行检索，根据检索出来的信息做出相应的决策，应用到实际中。传统的电子会计档案的管理，功能单调，只能检索并计算很简单的原始数据，不能进一步统计出其他类型结构的数据，效率低下。而现今财务共享模式下，已经实现了技术的迭代更新，提升了数据处理水平，不仅包含表格等，还做到了應有的格式输出，能够较为便捷地为企业所用，实现了财务共享的最大价值。

三、财务共享模式下电子会计档案管理的意义与价值

1.电子会计档案得以分类处理

传统纸质的电子会计档案往往是以纸质人工规整为主，但是在财务共享模式云会计时代，企业则是借助云平台进行高效处理，如查询、分类、管理以及利用等功能，各个业务分支将原始数据上传至财务共享云平台，平台会自动进行编程分类处理对会计账目进行不同的分类并进行连续编号，将各个阶段的数据信息进行集成与链接，从而在原始凭证和其他的会计信息之间建立应有的联系，使得企业管理与会计档案使用更为便捷。

2.实时更新，反馈更及时

在以往的会计档案管理中，各个数据之间是非动态变化的，信息之间基本没有关联。而在财务共享模式下，数据储存既相互独立，又相互联系。也就表明在这种模式下，凭证、账簿乃至财务报表可以以相互独立的形式保存，也可以建立全部信息之间的内在联系，下属部门的会计人员首先将原始凭证等数据进行扫描传输录入，财务共享平台会自动读取并上传至共享云端，云端会迅速进行数据的更新并进行归档分类整理，因此电子会计档案信息会更加具有时效性、准确性。

3.效率水平提高，处理更便捷

财务共享模式下，一方面可以降低对传统会计档案管理下纸质形式为主的利用，更加环保和利于会计人员的管理;另一方面，在现代技术的支撑下，企业可以根据数据信息的不同上传至公有云、混合云、私有云三个平台，从而扩大了电子形式下档案的管理范围。还可以对海量数据进行高效分析，极大压缩会计报表的编制时间，根据用户的需要，云平台可以生成不同形式的财务报表以满足用户的不同需求，并且也可以基于现有的信息进行预测分析，为企业更好地把控风险，使得电子会计档案的管理效率水平得到大幅度提升。

4.信息传输成本得以降低

云平台的技术支撑下，电子会计档案信息经过储存与分析处理，借助于网络技术实现传递，用户借助于网络在另一端可以实现对数据的调取与查阅，并且可以获得授权下载，不再是传统时代人为的空间传递，极大节省了企业信息传递的成本，提高了企业的运作效率。

四、提升财务共享模式下电子会计档案管理水平的措施

大数据技术的不断发展，财务共享模式下电子会计档案管理已经相对完善，但是在现今的互联网时代下，会计档案工作同样出现了一些问题，如我国现在的电子档案会计管理工作具有一些滞后性，管理需求与技术不匹配;另外在人员方面，我国现有的会计人员处于一个过渡的阶段，不能及时吸收并更新自己的知识，存在固有的传统保守思维;最后就是在技术层面，存在数据安全问题，我国现有的法律制度尚不完善，数据共享另一个隐患就是数据外泄，因此为了更好地发挥大数据技术的共享作用，我们需围绕以下几个方面提出措施。

1.完善工作制度，建立健全体系

在云时代，我国电子会计档案管理需要完善管理制度，建立一个完整的管理体系保证电子会计档案管理的数量与质量，可以将大数据技术完全融入到电子会计档案管理工作过程之中，并且充分利用大数据技术，将大数据技术与现代电子档案管理完全相匹配，有效提升电子档案管理水平与利用水平。首先，从数据储存入手，企业可以完善储存数据备份制度，一式三份等，防止数据意外丢失;工作责任制，落实到个人，保证可以及时发现与解决问题。我们可以看出来，电子档案管理的工作依托于系统平台，管理人员依据不同的需求可以有不同的模式，从而使得管理工作更为便捷，为此需要做好监督工作，确保电子档案管理工作的安全性，正确认识到档案管理工作的重要性，做到科学分类、科学保管、科学利用，为电子档案管理工作打下一个良好的基础，优化企业管理水平。

2.加强宣传力度，提升管理人员认知水平

现在处于由传统向财务共享模式的过渡，目前我们还没有迎来新一批的管理人员，传统管理人员学习能力差、思想落后、存在惯性思维，而管理人员的水平恰恰决定了电子会计档案工作开展程度，管理人员首先要从自身做起，提升自身素质，遵循公司制度，再者企业应该加强培训力度，促进管理人员的自我学习水平，端正认知态度，发挥出自己的最大优势，与大数据技术进行有效结合。

3.完善系统，提升技术水平

现代电子档案管理工作主要依托于大数据技术，在工作的开展过程中，应该充分结合大数据技术，不断更新自己的技术水平，始终处于时代前沿，深度挖掘数据之间的联系，增强档案管理之间的关联性，使得管理机制规范化与科学化，高效完成工作，管理人员可以有条不紊地开展工作。另外，提升技术水平可以提高数据更新力度，现在大数据管理，更新速度快，可以为企业决策提供实时性数据，数据更新越快，反馈越及时，信息越准确，企业决策更高效，能有效提升企业的市场竞争能力与创新水平。

4.加强风险防范，提高安全性

企業规模不断扩大，档案管理工作量也会随之增长，这时工作难免会有压力与漏洞。并且在大数据时代，信息安全更为关键，在开展电子管理工作时，我们需要提升工作保密性能，防止信息泄露，避免不法分子恶意盗取与篡改数据。企业应该加强自身安全信息技术，保证信息数据的安全性与真实性。另外，企业需要具备应对重大风险的能力，加大风险防范制度建设，制定科学防范方案，提高自身处理重大风险的能力。

五、结语

大数据时代，毋庸置疑，财务共享模式是未来我国财务工作发展的一个关键，与传统电子会计档案管理相比，财务共享模式下电子会计档案管理更契合新时代企业发展的需求。云会计下，企业通过电子档案会计管理，下属各级单位分支都可以随时随地获取到数据信息，异地共享等，大大提升了企业管理效率。对于企业应用来说，互联网时代，信息是企业手中的一把利剑，及时掌握信息技术，科学决策，可以大幅度提升企业市场竞争能力。

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