大数据时代高职院校档案管理的优化策略研究

刘 明

（枣庄科技职业学院，山东 滕州 277599）

大数据时代的来临对各行各业都产生了巨大的影响，大数据具有容量大、种类多、信息明了可靠价值高等特点。高新技术的推广带来的成效也是显著的，发展数字化必须牢牢紧跟时代的脚步，现阶段各高职院校都在主动采用数字化的档案管理模式，数字化档案管理成为各个方面数字化工作的基础环节。在保证信息安全的情况下，高职院校应持续加大对大数据技术的研究力度，加强数字化技术的应用和信息数据库的建设完善，紧跟时代的脚步，努力建立一个完善的数字化档案管理系统。

一、高职院校档案管理的发展趋势

（一）管理模式的改变

传统的档案管理模式在大数据的冲击下显然已经无法满足新时代的需求，数字化管理模式应运而生。过去，以传统纸张为信息承载媒介，存储极为不便，庞大数量的纸质档案需要占用较大的场地空间，工作人员对于档案的日常维护工作更是繁琐，消耗大量的人力资源。与此同时，传统人工档案管理模式下的信息检索、调用、共享等档案管理操作效率大大落后于新型的信息档案管理模式。系统、高效、全面的数字化档案管理系统替代传统管理模式后，信息的保存数据化，检索智能化，传递和共享效率更是得到了大幅度提升。因此，高职院校从传统档案管理模式向数字化档案管理模式变革已然是大势所趋。

（二）管理多元化

近年来，各高职院校对于档案管理工作的重视程度与日俱增。许多高职院校纷纷推进档案管理模式的改革，增强管理特色，规范管理方式，制定完善的管理制度，建立起一套完善的档案管理工作体系。由此，档案管理进入欣欣向荣的发展阶段，档案信息的承载媒介也从原先的纸张衍生出电子文档、音频、视频等许多类别，呈现出多元化的特点。档案管理内容包括整理、保管、鉴定、统计、应用、分享等，大数据背景下大数据技术和其他信息技术的发展为高职院校档案管理带来了更加全面的功能，使档案管理工作人员的工作效率和质量得到了极大的提高。与此同时，无纸化、现代化、数字化的档案管理模式很大程度上改变了原有的档案管理工作方式，由单一的人工服务向人机互动转换。这种多元化的档案管理模式能有效提高信息统合整理提取的效率。

（三）管理系统化

随着文字数据化以及电子文档等的产生，建立一个系统化的档案管理模式可以直接解决纸张管理烦琐、占用空间大，提取信息效率低等缺点，有利于保存档案、高效精准地提取信息，实现档案资源的高度整合和共享。在保证信息安全的情况下，为了实现档案资源的高效率数字化处理，各高职院校必须建立一个完善的档案信息管理平台，打造档案资源数据库，配置成熟的数字化档案管理系统，将档案管理的各个功能一一呈现在平台中，保证数字化的档案管理工作系统有序。

二、目前高职院校档案管理所面临的问题

（一）数字化档案管理系统不成熟

尽管互联网技术不断发展壮大为档案管理工作带来了诸多便利，但建立起一个功能完善的数字化的档案管理系统并不是一蹴而就的。目前许多高职院校建立的数字化档案管理系统不够成熟，徒有其表，缺乏内在核心功能，只能做到对档案资源的录入、存储和简单调用，并不符合大数据时代下的数字化档案管理要求。多数高职院校对于大数据技术浅尝辄止，没有深入利用该技术对档案管理模式进行深化改革，致使档案管理模式数字化程度较低，难堪大用。这是由于现阶段部分高职院校的大数据技术运用水准较低，数字化管理普及应用较慢，缺乏足够的数字化档案管理人才等各类因素共同导致的。与此同时，档案信息安全性较低一直是许多高职院校数字化档案管理模式的通病。部分高职院校对于数字化的档案信息安全存在错误的认知，依旧按照传统的档案信息保护方式管理数字化的档案信息，没有构建高强度的信息安全防护体系，如档案信息访问权限要求较低，缺失防火墙等，难以为数字化的档案信息提供安全保障。

（二）数字化管理的意识缺失

数字化的档案管理模式对传统的纸张档案管理模式造成了很大的冲击，越来越多高职院校的档案管理工作人员开始转变自身的管理理念和工作方式。但目前依然有部分高职院校延续着传统纸张档案的管理意识，习惯于传统的工作模式，无法脱离传统档案管理的舒适圈。旧事物向新事物过渡的过程从来都是缓慢且艰难的，需要许多人共同努力前行。部分高职院校档案管理工作人员并没有主动去适应时代的发展，对新鲜事物的理解和接受能力较差，甚至带有抵触情绪，缺乏数字化管理意识，从而导致数字化档案管理模式改革工作推进缓慢。

（三）数字化档案管理人才缺少

数字化档案管理模式发展至今不过十几年，且涉及的大数据、互联网等信息技术知识难度较大，难以快速精通和掌握，导致数字化档案管理的人才稀缺。目前兼具档案管理知识技能和信息技术的数字化档案管理人才数量有限，多数高职院校数字化档案管理专业化的人才稀缺。迫不得已，许多高职院校依旧只能安排传统的管理人员对数字化档案进行管理，甚至录用了大量的非专业的兼职人员。与此同时，部分高职院校对档案管理的人才考核力度极低，导致档案管理工作人员的综合素质参差不齐，极大地影响了档案管理工作的效率和质量。由于缺乏专业的档案管理人才，部分高职院校的纸质档案缺乏系统性分类，胡乱堆放，逐渐变得难以处理。许多档案管理工作人员缺乏大数据时代下优化档案管理的知识和技术，完成日常的数字化档案管理工作就已经举步维艰了，更遑论提供更加优质的服务。因此如何培养优秀的数字化档案管理人才成了各高职院校的重要难题。

（四）数字化档案管理的工作体系不完善

当前我国多数高职院校并没有建立起完善的数字化档案管理工作体系，基础设施简陋、不完善，缺乏足够的档案管理专项资金，难以推动档案管理工作体系改革。此外，信息技术运用不成熟、档案数据库建设落后等一系列因素也是造成档案管理数字化发展进程停滞的重要原因。一方面，许多档案管理工作人员对于数字化档案管理模式缺乏足够的信心，对其发展前景抱有不确定的心理，从而难以全身心地参与到数字化档案建设工作中。许多高职院校缺乏对档案管理人员进行数字化管理技能的专业系统培训，档案管理的从业人员信息技能水平落后，数字化档案管理的工作体系难以有效确立。另一方面，多数高校缺少大型完善的数字化档案信息数据库，难以高效率地对档案信息数据进行保存、检索、提取、分析，无法让信息的处理效率达到最大化，导致数字化的档案管理模式没有达到预期的档案管理成效。此外，数字化的档案管理工作作为一个新兴的行业，其相关的法律法规和福利保障制度并不完善，相应的保障措施也不能得到很好的落实，造成数字化档案管理的工作体系目前仍然处在缺失状态。

三、大数据时代高职院校档案管理的优化策略

（一）大力发展科技，完善数字化的档案管理系统

大数据背景下，档案管理朝数字化发展是大势所趋。高职院校要加大对档案管理系统信息技术的投入，全面推进档案管理模式的数字化、电子化、网络化改革。其中夯实大数据技术基础是在大数据时代背景下建立完善的档案管理系统的关键。大数据时代比拼的就是高效强力的信息技术能力，高职院校如果能将档案管理与大数据信息技术有效结合，相辅相成，就能极大地提高档案管理的效率，以科技引领档案管理整个体系的发展。在搭建起较为完善的档案管理体系以后，高职院校不能停下脚步，要继续研究档案管理的多元化发展途径，将档案管理系统跟学校中的办公、学习、教务等各类信息系统相互对接，使各大系统成为一个巨大的复杂的整体，实现档案信息的互通共享，从而达到对各类信息资源的最高效率管理。与此同时，高职院校还应建立更加庞大的档案资源数据库，借助大数据技术的力量对档案数据信息背后的价值进行深度挖掘，为用户提供更加精准、个性化的服务。

（二）树立优秀的数字化档案管理意识

发展数字化档案管理的前提是要树立优秀的数字化档案管理意识。各高职院校要突破传统手工、机械的档案管理意识，充分了解大数据技术的重要价值，树立与大数据时代相匹配的数字化档案管理意识。我国近年来出台了一系列的关于大数据的互联网信息技术政策，要求打造科技强国、数字强国、信息强国，对于各高职院校档案管理数字化建设更是提出了明确的要求，督促各高职院校尽快完成档案管理模式的改革。各高职院校要积极配合宣传，落实好档案管理相关政策，将数字化、网络化的档案管理意识观念推广向各个档案管理工作人员，打破档案管理工作人员心中老旧的思想观念，使其不再拘泥于传统的纸质档案管理模式，学会主动学习和接受数字化档案管理的相关知识和技能，从而开启数字化时代的序幕。相关档案管理工作人员也要主动接受数字化档案管理的新思想、新观念，在平时工作中有意识地培养数字化思想意识，用数字化的眼光看待和解决问题，更新自身的知识结构，使自身能力能适应全新的档案管理工作体系。

（三）注重人才培养，提升管理人才素质，打造专业化团队

在数字化档案管理模式下，管理主体依旧是各个工作者们，他们的综合素质是能否发挥大数据技术优势、有效利用信息资源的关键。由于近年来大数据技术的火箭式发展，大数据相关人才的数量和质量难以跟上技术高速发展的步伐，致使各个领域有关大数据技术的人才相当稀缺。在国家持续加大大数据技术的研发和档案管理人才教育投入的基础上，各高职院校应该采取内培外引的方式壮大数字化档案管理团队，积极引入兼具大数据信息技术和档案管理能力的双向人才；同时也要对在职的档案管理人员进行数字化技术的教育培训，更新其原有的知识结构，加强其对于数字化档案管理技能的掌握，争取新手老手一手抓，既夯实原有的人才力量，又引入新鲜血液，增加人才的数量，提高人才的综合素质，为数字化的档案管理提供充足的人才保障。此外，高职院校还可以定期举办数字化档案管理的工作研讨会，召集新老人才，聘请数字化档案管理领域的专家，加强人才之间交流和配合，营造良好的数字化档案管理建设氛围，打造一支专业化团队。

（四）建立成熟的工作制度体系

大数据下的档案信息管理是一个脱胎于传统档案管理的全新工作体系。建立一个成熟的工作体系是规划数字化档案管理操作、提高数字化档案管理工作效率和质量的重要环节。各高职院校应积极为档案管理工作人员打造良好的工作环境，充分保障他们的工作福利和个人权益，使他们能够全身心地投入档案管理工作，提高工作积极性。与此同时，高职院校还要建立健全的数字化档案管理制度，规范工作人员的日常工作行为，使得各项工作有据可依，确保工作人员信息录入方式正确，规避可以预见的管理问题，不断增强监管能力，提高员工的纪律性，通过制定一系列合理的奖惩机制，鼓励工作人员在努力完成本职工作的基础上积极探索创新性的数字化档案管理手段，不断完善数字化档案管理的各项功能，满足各方面对档案管理数字化的需求。

四、结语

综上所述，大数据的时代浪潮下，高职院校的档案管理也应顺应时代潮流进行数字化管理。尽管建立成熟的数字化档案管理系统面临很多困难和未知的挑战，但同样也是显而易见的巨大机遇。各高职院校应牢牢把握这一机遇，将档案信息数字化，整合保存在数据库中，提高数据检索、提取、共享效率，同时还要保证数字化档案管理的安全性。这是一次管理模式的重大革新，各高职院校需要加大重视力度，不断推进档案管理数字化的工作进展。