高校档案管理信息化工作优化策略探讨

周虹 陕西宝鸡职业技术学院 陕西 宝鸡 721013

一、高校档案信息化建设面临的新情况

高校档案信息对于每一个高校来说都是一段历史、一段传承，见证了每个高校的兴衰荣辱，起承转合，因此高校档案信息管理对于挖掘学校发展历程有着重要的参考作用。另外高校在进行教学改革等重大举措时，查阅高校档案信息可以直观体现出学校发展的真实情况，从而做出更有利、有效的管理举措变革，继而引领学校在迅速发展的当今社会立足脚跟，源源不断地为国家发展输送急需人才。而在网络时代大背景下，高校档案信息化管理已成为高校教学管理的重要组成部分之一。

同时，高校档案管理工作也在发生着历史性的转变。为此，高校档案工作要实行高标准、高质量的信息化管理模式，而且高校档案工作环境也在发生着变化，比如，电子档案的数量呈现逐年增长的趋势，新的档案形成者和新的档案不断产生，传统的档案管理模式和单机静态档案管理信息系统已不能满足新形势和新任务的需要。

因此，高校档案管理工作要借助网络优势建立远程利用、网上在线服务等系统，从而将主动开发变为档案利用的主要形式，进而促使这些信息服务系统能够更好地服务于高校档案管理工作。然而，由于各个信息管理系统之间的数据信息存在一定的差异性，导致彼此之间不能有效地实现资源信息共享以及缺乏一定的联动性，长期以往将会阻碍高校档案信息化管理工作的有效开展。

二、新情形下我国高校档案管理主要面临的问题

（一）档案信息利用程度亟待提升

随着信息化技术和移动终端的普及和覆盖，作为国家发展人才培养基地的高校来说一直走在时代前沿，紧随时代发展洪流，与时俱进，对高校日常管理手段及教学手段进行创新。目前各高校在日常教学管理中已经初步实现信息化管理，在档案信息管理工作中也积极引入信息化办公设备，运用信息化办公软件，以此希望可以提高办公效率。但是在高校档案管理信息化实际应用的过程中，我们可以明显发现现在的高校档案信息管理信息化还是仅仅停留于徒有其表阶段，只是在基本配置方面达到了信息化需求，但实际在查阅、检索档案信息方面，还有许多空白功能需要进行完善开发。高校档案本身存在的意义就是希望通过反复查阅、研究为学校发展方向提供依据，或者教师可以通过查阅学生档案及时更改教学计划，提高教学效率。但是现在高校因为档案管理信息化功能的不完善加大了查阅的难度，从而大大降低了高校档案利用程度，继而削弱了高校档案管理存在的意义，无法为高校日常管理改革提供实际参考意义，在某种程度上阻碍了高校的发展。

（二）高校普遍忽视档案信息管理的重要性

虽然说高校档案与学校的未来发展息息相关，但是因为在日常管理中高校档案管理与学生的日常教学生活和学校的教学安排联系甚少，所以一般只有等到真正需要用到档案信息时，高校管理人员才能意识到档案的重要性，其余时间普遍保持忽视状态。另外在高校管理体系中，教学管理可谓是重中之重，因此校领导以及教师难免会花费大量的时间、精力在该方面，与之同时带来的结果就是花费在档案信息管理的时间和心力会相应减少，而从事档案管理工作的教师也普遍不参与学校教学工作，有些学生甚至会认为档案管理人员是搞后勤工作的，工作地位无法得到应有的尊重。长此以往，领导不重视、工作地位没有达到应有的高度、晋升机制不完善等等，都会削弱档案管理人员的工作积极性，从而降低档案管理的工作效率，阻碍了高校档案管理工作完善提升的发展道路。

（三）从事高校档案信息管理工作的人员资质有待加强

因为高校管理层人员在思想层面上还没有切实认识到档案信息管理的重要性，因此高校档案信息管理工作在根本上没有得到最优化的安排，所以档案信息管理工作一片混乱。目前，绝大数高校的档案信息管理工作人员为兼职人员或者是临近退休的教师兼任，甚者有的高校是聘请校外兼职工作人员，这部分人员通常没有专业背景，缺乏专业工作能力，再加上这些工作人员对于档案管理信息化的流程缺乏了解，而且流动性巨大，使高校档案信息管理工作始终无法形成完善的工作体系，工作进度始终停滞不前。

三、信息化视角下高校教学档案管理工作优化的路径

（一）构建科学规范的档案管理体系

由于当前高校档案管理工作未能根据自身的实际情况进行合理规划，而且开展的时间又比较晚，同时又没有建立健全相关的规章制度管理办法。另外，高校档案管理工作也缺乏一定的软硬件设备，长期以往将不利于高校档案管理工作的开展。为此，高校档案工作当务之急就是要建立健全完整的管理体系，并加快相关信息产品的转型升级工作，从而为更好地实现档案工作的数字化管理模式奠定良好的改革基础，进而为高校教学提供更为优质的服务。然而，由于传统的教学资源档案大多采用纸质的方式，这种方式需要浪费大量的时间、精力才能保证原始数据绝对的真实性，而且对于设备和安全性要求也会比较高，一不小心就会使之前的努力功亏一篑。因此，高校档案管理工作要建立健全完整的信息化服务体系，以期能够更好地确保档案管理工作的顺利实施。

（二）更新管理理念 提升管理人员素质

在高校档案信息化管理过程中，高校档案工作要加快信息产品的转型升级，同时也要能够认识到管理人员的重要性[1]。为此，高校档案工作要加强管理人员的业务学习，促使其能够掌握更为专业的知识水平，进而更好地实施档案管理工作的改革创新工作。然而，由于当前高校教学并没有意识到档案管理的重要性，也未能采取相应的改革创新工作等都是影响高校档案管理工作正常开展的主要因素，此外，由于高校档案管理人员年龄相对比较大，并没有掌握信息化的档案管理模式，这在一定程度上也是阻碍高校档案管理工作正常开展的因素之一。为此，高校档案管理工作要加快信息产品的转型升级，并同时着重提升管理人员的业务技能，从而更好地提升档案管理工作人员的综合素质。此外，高校档案工作要利用一切机会加强管理人员的专业技能培训工作，从而促使他们能够掌握最为先进的信息化管理技术，进而更好地为高校档案管理工作提供最为优质的服务。

（三）档案数据库高质量化

高校档案管理工作要结合自身的实际情况，通过构建高质量的数据库实行高校教学档案管理工作的信息化[2]。因为在高校档案管理过程中，既要满足新形势下社会的发展需求，同时又要满足当前教育和科研的发展需求。为此，高校档案管理要实现数字化的管理模式，并将传统的纸质档案进行扫描保存，从而更好地完善数字化的档案管理信息资源库，进而更好地实行高校档案工作的信息化管理模式。

四、结语

综上所述，在高校档案管理工作中，高校要借助网络技术实行档案信息化管理模式。档案管理人员也要充分认识到档案信息化管理工作的重要性，并通过不断地学习，努力提升自身的业务技能，进而更好地提升高校档案信息化管理水平。因此，高校档案管理工作要加快信息产品的转型升级，从而实施更为标准化、规范化的信息化管理模式，进而更好地为高校档案管理工作提供更为优质的服务。总之，高校档案管理工作一方面要实行信息化的管理模式，一方面要努力提升管理人员的业务技能，双管齐下，从而更好地实现档案工作的信息化管理，进而整体上提升高校教学水平。